Replace your ERP system
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13 septembre 2017

Reporter la décision de remplacer votre système ERP, vraiment?

Les PME qui songent à implanter un nouveau logiciel ERP ou à remplacer leur système ERP existant font face à un défi qui leur est propre. La gestion de leurs opérations peut se révéler aussi complexe que celle des entreprises de plus grande taille : gestion de la chaîne logistique, de la relation client, des opérations à l’étranger, etc. Leur système ERP doit donc souvent présenter un degré de sophistication similaire à celui des grandes multinationales pour répondre à leurs besoins variés.

Trop petite pour un si grand investissement?

Par contre, même si la gamme de fonctionnalités offertes par les grands fournisseurs de solutions ERP traditionnelles convient habituellement aux besoins des petites et moyennes entreprises, leur prix demeure prohibitif pour leur budget plus limité. En effet, la plupart des solutions ERP « classiques » ont été conçues pour être déployées et maintenues au sein même de l’entreprise. Par contre, les PME n’ont généralement pas les ressources informatiques nécessaires (équipe de techniciens et infrastructures TI, par exemple) pour assurer le déploiement, l’exploitation et le maintien à l’interne d’un tel système ERP. Elles doivent donc procéder à des investissements supplémentaires en matériel informatique, en infrastructures réseau et en personnel. Ces solutions ERP traditionnelles engendrent donc des coûts hors de portée pour la plupart des PME.

Trop grande pour les systèmes plus abordables?

De plus, de nombreuses solutions ERP plus abordables présentent moins de fonctionnalités, et elles ne répondent donc pas aux besoins requis par les PME dont les activités incluent la distribution, la vente au détail, les services, la fabrication ou les affaires à l’étranger. De plus, beaucoup de ces systèmes ERP ne sont pas assez flexibles et évolutifs pour prendre en charge l’intégration de nouvelles technologies afin d’évoluer au rythme de la croissance de l’entreprise.

Sacrifiez-vous la croissance au profit du statu quo?

Un nombre beaucoup trop élevé de ces entreprises reportent donc la décision d’implanter un nouveau système ERP parce qu’elles s’estiment trop petites pour justifier l’acquisition d’une solution ERP ou le remplacement de leur système actuel désuet. D’autres PME disent préférer éviter une dépense importante à court terme ou une interruption des opérations lors de l’implantation. Certaines ont toujours fonctionné sans ERP et estiment pouvoir poursuivre leurs activités efficacement dans l’état actuel des choses. Enfin, plusieurs entreprises estiment que les efforts nécessaires à l’interne pour implanter un logiciel ERP sont beaucoup trop importants.

Des raisons énoncées ci-dessus, la plus troublante est celle des entreprises qui disent naïvement (n’ayons pas peur des mots) avoir toujours pu gérer leurs activités sans logiciel ERP. Beaucoup croient qu’elles pourront continuer ainsi dans l’avenir. Il est possible de tirer deux conclusions : soit ces PME ne prévoient aucune croissance dans les années à venir, soit elles ne savent tout simplement pas à quel point leur environnement technologique actuel leur met des bâtons dans les roues.

Des conséquences sur vos opérations… et votre capacité concurrentielle

Ne pas utiliser de logiciel ERP peut avoir des conséquences potentiellement désastreuses : données redondantes ou inexactes, systèmes informatiques hétéroclites qui ne communiquent pas entre eux ou qui ne peuvent assurer le suivi des processus opérationnels, partage difficile des données, manque de collaboration à l’interne, et j’en passe.

Du côté des PME qui sont dotées d’un système ERP, certaines utilisent de vieux systèmes reposant sur des technologies désuètes, et hésitent à procéder à leur remplacement. Ce refus de passer à l’action comporte également son lot de conséquences, affectant ultimement leur capacité à demeurer concurrentielles. Les entreprises utilisant une version récente de leur système ERP surclassent systématiquement celles qui utilisent une technologie plus ancienne sur les points suivants : délai moyen de recouvrement des comptes clients, livraison complète dans les délais prévus, respect du calendrier fixé à l’interne, exactitude de l’inventaire, pourcentage d’exactitude des rapports, pourcentage de disponibilité des données en temps opportun, ainsi que satisfaction de la clientèle.

L’infonuagique : abordable et riche en fonctionnalités

Une PME ayant des objectifs de croissance ne peut donc pas se permettre de fonctionner sans logiciel ERP ou de s’entêter à utiliser un système obsolète. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions ERP à la portée de budgets plus modestes qui ne forcent pas les entreprises à sacrifier certaines fonctionnalités et qui ont une capacité évolutive. Il s’agit de regarder du côté des logiciels infonuagiques. En effet, certaines solutions ERP infonuagiques (cloud) présentent une richesse fonctionnelle surprenante et la flexibilité nécessaire pour évoluer avec la PME. De plus, comme ces solutions sont basées sur le Web (donc hébergées chez le fournisseur) et que les mises à jour sont généralement incluses, les PME qui choisissent cette avenue n’ont pas à acquérir de matériel informatique additionnel, à revoir leur infrastructure TI ou à embaucher du personnel pour assurer la maintenance du logiciel, et elles peuvent toujours bénéficier de la plus récente technologie. Autres avantages notables : elles sont généralement plus simples, et donc plus rapides, à implanter, et elles sont accessibles de partout, en tout temps, et sur n’importe quel appareil (ordinateur portable ou non, tablette ou téléphone intelligent).

Alors, toujours convaincu que votre décision peut attendre?

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