Un processus en 5 étapes pour sélectionner et implanter votre logiciel ERP

5-Step

Peu d’éléments influencent autant la capacité d’une entreprise à servir ses clients, à se mesurer efficacement à la concurrence et à maintenir sa croissance à long-terme que la sélection et l’implantation d’un logiciel de gestion intégré (ERP). Il s’agit donc d’un pari risqué. Découvrez les étapes concrètes qui vous mèneront à la réussite et obtenez des conseils d’experts pour vous simplifier la tâche lorsque vous serez prêt à sélectionner votre logiciel ERP et à en faire l’implantation.

Étape 1

Jeter les bases du projet

Détaillez les coûts et avantages prévus de votre nouveau système ERP. À ce stade précoce, vous produirez une estimation brute pour déterminer si ce projet en vaut la peine.


Pour en savoir plus, consultez ce guide complet :
Une bonne raison d’implanter un projet ERP: le retour sur investissement (RI)

MOTIVATION

MOTIVATION

Réfléchissez aux motifs généraux qui vous amènent à considérer un nouveau système ERP.

ÉQUIPE

ÉQUIPE

Formez votre équipe. Toutes les sphères de l’entreprise devraient y être représentées adéquatement.

PROJET

PROJET

Définissez les grandes lignes et aspects généraux de votre projet de sélection et d’implantation ERP.

SITUATION ACTUELLE

SITUATION ACTUELLE

Prenez des mesures de référence. Cette information vous sera utile afin de mesurer les améliorations apportées par le nouveau système.

Étape 2

S’assurer que tous soient sur la même longueur d’onde.

Il est important que toute l’équipe comprenne la fonction d’un système ERP et la façon dont ce dernier facilite la communication et la collaboration dans l’ensemble de l’organisation.


Pour en savoir plus, consultez ce guide complet :
Constituer la meilleure équipe de projet ERP


FORMATION

Assez tôt dans le projet, assurez-vous de prévoir au calendrier de la formation générale sur le ERP. Cette formation devrait aborder les principes généraux et définitions neutres, sans être spécifique à un logiciel.


EXIGENCES

Fixez les objectifs spécifiques du projet en procédant à la définition des exigences. Lorsque vous déterminez les fonctions et capacités dont vous avez besoin, établissez les priorités de façon honnête en fonction des catégories suivantes :

1

Nécessité absolue

2

Très souhaitable

3

Pas nécessaire pour le moment, mais important

4

Accessoire

Étape 3

Choisir un fournisseur de solution et partenaire

L’ERP existe depuis des décennies, donc attendez-vous à ce que presque tous les produits ERP aient, en gros, plus ou moins la même fonctionnalité de base. Vous souhaitez trouver le meilleur système pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. La clé est de trouver le juste équilibre entre ces trois qualités : fonctionnalité, convivialité et soutien.


Pour en savoir plus, consultez ce guide complet :
Choisir un partenaire d’implantation


  • LISTE Repérez et évaluez les systèmes qui offrent une solution spécifique à votre industrie. L’objectif est de déterminer une liste restreinte de tout au plus 3 à 5 systèmes potentiels.
  • PROCESSUS DE SÉLECTION Demandez des propositions aux fournisseurs sur votre liste. Assurez-vous que ces propositions incluent tous les coûts d’implantation.
  • VISITES Soyez disposé à permettre aux fournisseurs présélectionnés de visiter vos installations. Ils pourraient être en mesure d’identifier d’autres besoins ou avantages importants.
  • DÉMONSTRATIONS Préparez une liste de ce que vous souhaitez voir inclus dans chaque démonstration et impliquez tous les départements. Ceci est un test pour déterminer si le produit répond à vos besoins.
  • RÉFÉRENCES Vous avez tout intérêt à discuter avec des utilisateurs actuels du logiciel en question. Questionnez-les sur les fonctionnalités et la convivialité, le soutien et la réactivité du fournisseur, et les défis pendant l’implantation.
  • CHOIX Rappelez-vous qu’une décision d’achat est toujours une question de rapport qualité-prix et de probabilité de réussite. Ne soyez pas tenté de sacrifier des fonctionnalités nécessaires ou la convivialité pour économiser de l’argent.
  • COÛT TOTAL DU SYSTÈME Ne perdez pas de vue le coût total d’exploitation sur une période de temps désignée afin d’établir une comparaison équitable entre les déploiements local et infonuagique, et ajoutez les coûts récurrents afin que vous puissiez déterminer un véritable coût TOTAL pour votre analyse du rendement sur le capital investi.

Étape 4

Implanter

Un projet d’implantation ERP peut représenter beaucoup de travail, mais avec une équipe d’implantation bien organisée et bien gérée, orientée par un objectif et une direction clairs, disposant d’un budget adéquat et d’un délai raisonnable, et bénéficiant de l’appui et l’engagement fermes de la haute direction, il n’y a aucun raison que vous aboutissiez à un échec.


Pour en savoir plus, consultez ce guide complet :
Lancement de votre nouveau système ERP

RÈGLES DE BASE À SUIVRE

  • Établissez un plan
  • Utilisez un outil de suivi pour gérer l’effort
  • Tenez régulièrement des réunions d’équipe de projet
  • Assurez une forte visibilité du produit dans l’ensemble de l’entreprise
  • Impliquez les futurs utilisateurs tôt dans le projet pour favoriser un sentiment d’appropriation du nouveau système
  • Ne lésinez pas sur la formation
  • Soyez attentifs à la gestion du changement

DEMANDEZ DE L’AIDE SI NÉCESSAIRE

Utilisez des ressources tierces de manière appropriée aux endroits où elles peuvent vous faire gagner du temps, aider à améliorer les résultats, et contribuer à la réussite de votre projet.

Étape 5

Le système est entré en fonction… Que faire maintenant?

Le meilleur système ERP pour votre entreprise actuellement ne répondra pas à tous vos besoins futurs. Quel que soit le système que vous implantez, il doit être flexible, évolutif et surtout, il doit faire l’objet d’un bon soutien technique tant interne qu’externe.


Pour en savoir plus, consultez ce guide complet :
La veille stratégique : bien plus qu’un tableau de bord


UP-TO-DATE

MISE À JOUR

À l’interne, assurez-vous que le système demeure à jour avec les nouvelles applications, les nouvelles fonctionnalités et les nouvelles « versions » lancées de façon régulière par le développeur.

ADVANCED FUNCTIONALITY

FONCTIONNALITÉS AVANCÉES

Vous voudrez probablement bonifier votre système pour qu’il puisse en faire davantage, qu’il soit plus efficace et qu’il vous confère plus d’avantages, et ce, en y ajoutant des applications avancées qui ne faisaient pas partie de l’implantation initiale.

EDUCATION

ÉDUCATION

Il y a un besoin continu de former et d’éduquer les utilisateurs afin d’améliorer leurs compétences et leur compréhension, de les préparer à bénéficier des nouvelles fonctionnalités ou responsabilités et les exploiter pleinement, et d’accroître l’utilité et les avantages de votre nouveau système ERP.

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