Sommet Acumatica 2021

Des implantations d’Acumatica Cloud ERP axées sur le succès et la résilience des clients

Pour relever les défis de l’année écoulée, Acumatica s’est concentré sur la réussite et la résilience de ses clients afin de les guider dans leurs projets d’implantation et de nouvelles intégrations de leur ERP en nuage. Voici quelques faits saillants d’initiatives et d’événements de l’année 2021 qui ont contribué à faire d’Acumatica la société d’ERP infonuagique avec la croissance la plus rapide dans son domaine.

Intégrations Adobe et Microsoft Teams

L’intégration Adobe Document Cloud remplace les processus lourds et obsolètes par des expériences numériques efficaces, le tout au sein de la plate-forme Acumatica. Les clients peuvent utiliser cette intégration pour annoter, surligner, commenter des documents PDF et enregistrer des versions mises à jour sans jamais quitter le logiciel.

Au moyen de l’intégration Microsoft Teams (Teams), les clients d’Acumatica peuvent désormais accéder aux fonctionnalités de communication et de collaboration de Teams pour lancer des discussions et des appels directement à partir de la plate-forme.

Intégration native entre Acumatica Cloud ERP et Shopify

Acumatica Cloud ERP Commerce Edition comprend le connecteur Shopify, qui accueille cette boutique en ligne avec les informations financières, les stocks, la gestion des entrepôts et les informations sur les produits d’Acumatica.

En plus d’un gain de temps considérable pour les employés lors du téléchargement des fichiers vers Acumatica, voici quelques avantages clés du connecteur Acumatica pour Shopify :

  • Synchronisation des données;
  • Les utilisateurs d’Acumatica peuvent synchroniser les données des clients, des produits, des commandes client et plus encore, en faisant du site Shopify une extension de leur plate-forme ERP.
  • Communication en temps réel;
  • Avec une visibilité en direct sur les stocks, la disponibilité des produits, les commandes client et l’état des expéditions, les clients ont toujours accès à des données précises en temps réel.
  • Intégration native de Shopify.
  • Shopify est intégrée à Acumatica Commerce Edition. Aucun achat de logiciel supplémentaire ni application tierce n’est nécessaire. Plus de détails.

Sommet Acumatica 2021

Tenu en août à Las Vegas, le sommet 2021 d’Acumatica est le premier événement en présentiel organisé par l’entreprise depuis le début de la pandémie, avec plus de 2 500 clients, partenaires, médias et analystes participants.

Ayant désormais dépassé le cap des 8 000 clients internationaux, Acumatica a procédé à diverses annonces, mettant principalement en évidence des dizaines de collaborations avec des entreprises de premier plan pour les aider à réussir la mise en œuvre d’un ERP infonuagique. La direction d’Acumatica a aussi présenté comment sa priorité accordée au succès de sa clientèle a aidé celle-ci à améliorer sa résilience, à adopter la transformation numérique et à se préparer pour l’avenir. Elle amène ses clients au-delà de la numérisation des processus de base, et transforme leurs entreprises en organisations mûres, efficaces et connectées.

Acumatica a récompensé certains de ses clients et partenaires exceptionnels lors du sommet. Cette année, ACCEO a reçu le prix d’excellence Fast Start Partner pour le plus grand nombre d’acquisitions de nouveaux clients au cours des six premiers mois.

“Partenaire dont la croissance est la plus rapide et soutenue | Acumatica ERP pour la gestion financière

Martin Beaupré, Vice-Président Senior, Croissance et Initiatives, était présent pour recevoir ce prix.

En restant centré sur la réussite de ses clients, Acumatica a aidé les entreprises à traverser une année tumultueuse truffée de changements économiques provoqués par la pandémie. Depuis le début de l’année 2020, Acumatica a accompagné des centaines d’entreprises dans leur transformation numérique. Grâce à ces efforts, Acumatica a obtenu un taux de satisfaction client de 97 %, ainsi qu’un score de promoteur net de +32.

Communiquez avec notre équipe pour toute question concernant la solution Acumatica ERP

4 stratégies pour un contrôle plus intelligent des stocks

En raison de leur valeur et de leur visibilité, les stocks sont souvent au cœur des efforts de réduction des coûts et constituent un paramètre déterminant de la santé d’une entreprise. Lorsque les entreprises investissent dans des logiciels de gestion de la distribution ou des progiciels de gestion intégrés (PGI), la réduction des stocks se trouve généralement en tête de liste de l’analyse de la justification des coûts sur le retour sur investissement (ROI).

À défaut d’avoir une information et des contrôles adéquats, vous disposerez sans doute d’un surplus de stocks, sans pour autant vous prémunir contre des ruptures de rock pourtant évitables. Une saine gestion des stocks rapporte gros : amélioration du service et de la satisfaction des clients, réduction de l’investissement global à l’égard des stocks, réduction des commandes en souffrance et de la perte de clientèle, réduction des perturbations et des coûts de relance.

Cet article s’adresse aux entreprises qui maintiennent des stocks (fabricants, distributeurs, détaillants et fournisseurs de service) et qui cherchent à mieux gérer la disponibilité de leurs stocks tout en réduisant les coûts de commande et de stockage. On y présente quatre règles relativement simples, mais éprouvées, pour un contrôle plus intelligent des stocks:

Maintenir des relevés d’inventaire précis

Il est difficile, voire impossible, de gérer efficacement des stocks sans un relevé précis des quantités en main. Vos promesses aux clients (commandes acceptées et dates de livraison) sont fonction des quantités que vous croyez avoir en main. Si les relevés ne reflètent pas la réalité, vous aurez peut-être à revenir sur votre parole, décevoir vos clients et perdre leur confiance.

La solution est la mise en place du processus d’inventaire cyclique pour améliorer l’exactitude tout en éliminant la cause des erreurs, laquelle fait partie du processus de rapports de transactions.

L’inventaire cyclique consiste à dénombrer un certain nombre d’articles chaque jour ou chaque semaine. Les groupes d’articles ciblés sont alors inclus de façon cyclique au système de comptage de manière à ce qu’ils soient comptés selon leur importance, les articles plus importants étant comptés plus fréquemment.

Assurer une planification proactive

Le réapprovisionnement décrit le processus au cours duquel les stocks sont introduits dans l’entrepôt en remplacement des stocks utilisés ou vendus. Un réapprovisionnement optimal fera en sorte que les nouveaux stocks arrivent juste avant que vous en ayez besoin; autrement dit, juste avant que l’approvisionnement actuel soit épuisé (juste à temps). Le seuil de commande (mentionné précédemment) prend cette fonction en charge selon l’usage moyen ou présumé et les délais d’approvisionnement typiques, mais il existe également d’autres approches.

Parce qu’il est impossible de prédire l’avenir (la demande) et parce que la demande varie de jour en jour et de semaine en semaine, aucune méthode de planification du réapprovisionnement n’est parfaite. Afin de protéger la disponibilité des stocks contre ces variations, les entreprises maintiennent un léger excédent de stocks, communément appelé le stock de sécurité. Un stock de sécurité trop élevé réduira le risque de ruptures; toutefois, cette quantité excédentaire viendra s’ajouter à votre investissement.

Les systèmes de gestion, de planification et d’optimisation des stocks offrent une variété d’outils qui vous permettent d’être proactif dans la gestion des stocks de votre installation, de votre entrepôt et tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Miser sur l’amélioration

L’objectif de toute planification et stratégie de contrôle des stocks est d’éviter les ruptures de stock tout en minimisant le niveau de stock. La façon la plus simple de réduire ou d’éviter les ruptures de stock est d’avoir plus de stocks en main. La réduction des stocks pourrait bien faire augmenter les risques de ruptures.

En réduisant la variabilité, cependant, vous pouvez augmenter le taux de couverture, sans toutefois augmenter les stocks. De plus, la réduction de la variabilité vous permettrait de réduire le niveau de stock (stock de sécurité) sans nuire au taux de couverture. En termes simples, pour réduire le niveau de stock tout en maintenant ou en améliorant le taux de couverture, il suffit de réduire la variabilité.

Voici certains moyens manifestes de réduire la variabilité :

  • Améliorer l’exactitude des relevés (recours à l’inventaire cyclique)
  • Améliorer la précision des prévisions (collaboration avec les clients, les distributeurs)
  • Réduire les délais d’approvisionnement
  • Rehausser la fiabilité (resserrement des procédures et des contrôles)
  • Envisager la mise en place de systèmes intégrés tels les PGI, les systèmes de gestion de l’entrepôt, la collecte automatisée des données et autres technologies pouvant améliorer l’exactitude

Réduire les délais d’approvisionnement et la taille des lots

Si le délai d’approvisionnement était inexistant, vous n’auriez pas besoin de maintenir des stocks. Plus le délai d’approvisionnement est long, plus il faut maintenir de stocks, incluant le stock de sécurité puisque la variabilité est un phénomène sensible au temps. Le risque de variation est plus élevé sur une semaine que sur une journée. Les prévisions sont aussi plus précises à court terme qu’à long terme.

La planification du réapprovisionnement mise sur le délai d’approvisionnement. Si le délai d’approvisionnement est plus court, les quantités de réapprovisionnement requises seront moins élevées – quantité inférieure de stocks entrants, utilisés plus rapidement. Le niveau global de stock est donc moins élevé.

Le secret pour réduire la taille des commandes de réapprovisionnement économiques (et réduire le niveau de stock) est de réduire le coût fixe de commande (il est peu probable d’arriver à réduire le coût de stockage, le coût unitaire ou l’usage — les autres principaux facteurs). Pour les articles achetés, le coût de commande comprend le coût et l’efficacité opérationnels du service des achats, de la réception et de l’inspection ainsi que de la manutention (rangement en stock).

Les applications d’achat intégrées sur les portails de fournisseur aux fins de collaboration, les liens vers les systèmes de planification aux fins de commande automatisée ou semi-automatisée, les commandes ouvertes (basées sur de bons plans prévisionnels), les communications électroniques (par EDI ou directement) et les autres technologies peuvent alléger le processus de commande. Les fournisseurs présélectionnés et l’assurance de la qualité simplifient et accélèrent la réception et la manutention.

Stratégies simples, mais éprouvées de contrôle plus intelligent des stocks

Un système de suivi des stocks n’a pas à être sophistiqué ni dispendieux pour être efficace. C’est avant tout une question de discipline afin que les activités de rapports (transactions) soient effectuées de manière opportune et précise. Un logiciel peut contribuer au suivi des stocks et proposer de nombreux outils pour mesurer et améliorer la précision.

Les stocks peuvent être perçus comme un « mal nécessaire », mais pourquoi vous contenter du niveau de stock en main? En comprenant la nécessité des stocks et en abordant les causes sous-jacentes, vous pouvez réduire les stocks sans augmenter les risques de ruptures de stock — une situation gagnante pour les gestionnaires, l’entreprise et vos clients.

Acumatica ERP

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Aperçu de la version Acumatica 2021 R1

Le lancement virtuel d’Acumatica 2021 R1 a eu lieu il y a quelques semaines, et nous étions ravis d’avoir un aperçu de premier plan de ses nouveautés et de ses améliorations!

Cette version présente de nouvelles fonctionnalités cruciales qui permettront à nos clients de gagner du temps grâce à une convivialité supérieure. Elle leur donnera un avantage concurrentiel avec les meilleures fonctionnalités de sa catégorie, tout en assurant la croissance de leur entreprise qui s’appuiera sur une plateforme puissante et flexible.

La version 2021 R1 d’Acumatica sera disponible à la mi-mars. Acumatica est conçu sur mesure pour les moyennes entreprises en croissance. Dans la version 2021 R1, nous offrons de nouvelles fonctionnalités et des améliorations pour toutes nos éditions commerciales.

Voici les sujets et les informations sur les fonctionnalités principales de cette version :

Gagnez du temps grâce à une convivialité supérieure

  • Créez automatiquement des contacts dans le CRM à l’aide de la reconnaissance mobile d’images de cartes professionnelles
  • Optimisez les panneaux latéraux en les rendant visibles de façon ordonnée
  • Accédez facilement à des URL externes à partir des résultats d’interrogations génériques
  • Ciblez facilement vos envois de communication à vos clients à partir des résultats d’interrogations génériques filtrés

Obtenez un avantage concurrentiel grâce à de nouvelles fonctionnalités

Liste de fonctionnalités pour les modules Financier et CRM

  • Simplifiez vos opérations à l’aide de la gestion centralisée des fournisseurs
  • Améliorez la qualité de vos données dans le CRM grâce à la suppression intelligente des doublons d’Acumatica
  • Maximisez les ventes potentielles et simplifiez le service à la clientèle avec le suivi des contacts sur les bons de commande

Liste des fonctionnalités pour les entreprises de distribution et de commerce

  • Simplifiez les ventes croisées entre entreprises avec les articles en stock, et créez automatiquement les bons de commande et d’achat correspondants
  • Optimisez l’offre de produits pour votre marché cible grâce aux flux de production améliorés pour la livraison directe
  • Réduisez les recouvrements en recueillant des données sur les risques liés aux commandes commerciales
  • Augmentez le contrôle à l’aide d’options de synchronisation pointues et de champs personnalisés

Liste des fonctionnalités pour les entreprises de services

  • Simplifiez le suivi des coûts en reliant les factures CF aux rendez-vous de service
  • Améliorez la réponse des clients en simplifiant la correction de factures de service

Pour en savoir plus sur la convivialité supérieure d’Acumatica 2021 R1, sur sa souplesse et sur les meilleures fonctionnalités de sa catégorie, communiquez avec notre équipe des ventes.

ACCEO Transphere, maintenant disponible avec ACCEO ERP

Une nouvelle fonctionnalité de paiement est maintenant disponible avec ACCEO ERP avec l’intégration de l’application ACCEO Transphere.

Découvrez la plateforme de paiement sécurisée ACCEO Transphere, un portail Web qui vous aidera à réduire le temps passé à gérer les paiements à vos fournisseurs et qui permettra à vos clients de vous payer rapidement et en toute simplicité !

De nombreux avantages pour vos clients et votre entreprise

Payez l’ensemble de vos fournisseurs en quelques clics

  • Simple pour vous ET pour vos fournisseurs Une fois que vos fournisseurs ont créé leur compte ACCEO Transphere, ils y gèrent eux-mêmes leurs informations personnelles et bancaires.
  • Éliminez le paiement par chèque Payez vos fournisseurs par virement de fonds et éliminez les pertes de temps et les dépenses liées à la gestion des chèques.
  • Approuvez les paiements de n’importe où Profitez du portail Web sécurisé ACCEO Transphere pour approuver les paiements à effectuer avant qu’ils ne soient complétés.

Simplifiez la gestion des encaissements

  • Réduisez le délai entre l’émission, l’envoi et le paiement d’une facture. ACCEO Transphere envoie automatiquement un courriel à vos clients les avisant qu’une facture est disponible pour consultation sur le portail Web.
  • Permettez à vos clients de vous payer rapidement et en toute simplicité. En se connectant au portail Web sécurisé d’ACCEO Transphere, vos clients peuvent consulter leurs factures en ligne et vous payer par carte de crédit ou par virement bancaire, sans aucune intervention de votre part.
  • Profitez d’un lien direct avec votre logiciel comptable. Après un encaissement, les écritures comptables correspondantes sont créées automatiquement dans ACCEO ERP.

Améliorez considérablement l’envoi et le suivi de vos factures clients avec ACCEO Transphere

  • Évitez que vos factures électroniques se retrouvent dans la boîte de pourriels de vos clients.
  • Éliminez les problèmes d’ouverture de factures en format PDF avec la facture en ligne.
  • Suivez les envois effectués et la date de consultation de vos factures par vos clients.
  • Offrez à vos clients la possibilité d’accéder au solde de leurs factures en temps réel.

Vous êtes intéressés?

Communiquez avec nous pour une démonstration et discuter du forfait qui convient à votre entreprise.

Histoire de réussite : Indygena et ACCEO ERP

Innovante, en très forte croissance et à rayonnement international, Indygena inc. œuvre dans le secteur de la mode, l’une des industries les plus créatrices d’emplois dans le Grand Montréal.

La PME confectionne ses vêtements à Montréal et vise à créer des produits éthiques et ingénieux par leur qualité et leur durabilité. En plus d’être en constante recherche de solutions écoresponsables, l’entreprise investit continuellement en design pour demeurer à l’avant-garde de son industrie et maintenir sa compétitivité face à la concurrence étrangère.

Les défis

Afin de poursuivre sa croissance, Indygena avait besoin de moderniser son système financier pour :

  • Effectuer un meilleur suivi de l’ensemble de ses activités et un meilleur contrôle de ses ressources : personnaliser la solution pour certains processus clés tels que les bons d’achat pour la production et la gestion des livraisons
  • Diminuer les risques et les coûts associés aux interventions informatiques : la mise à jour et l’évolution des environnements demandent un nombre important des ressources TI à l’interne
  • Une technologie moderne, 100 % infonuagique, facilitant un démarrage rapide
  • Faciliter l’intégration bidirectionnelle avec des applications complémentaires, telles que la suite Microsoft

Solution

Après une démarche de sélection méthodique, le choix s’est arrêté sur le partenaire ACCEO et la plate-forme Acumatica.

  • Une suite de gestion financière robuste et flexible permettant l’intégration complète des opérations
  • L’expertise d’ACCEO dans l’accompagnement et l’implantation de solutions
  • Une technologie moderne, 100 % infonuagique, facilitant un démarrage rapide
  • L’intégration bi-directionnelle avec la suite Microsoft

Résultats

Un an plus tard, en plus d’avoir bénéficié de crédits d’impôt pour les investissements et de subventions à la formation, l’entreprise tire également profit au quotidien de l’implantation de la plate-forme d’Acumatica :

  • Amélioration de la performance opérationnelle : cohérence des données, diminution des erreurs grâce à la saisie unique, meilleure visibilité sur l’ensemble des activités de la chaîne logistique.
  • Information accessible à tous en fonction de leur rôle, dans un contexte de main d’œuvre distribuée : accès à la bonne information, au moment opportun afin de prendre les meilleures décisions d’affaires.
  • Meilleure maîtrise des risques et des coûts associées aux interventions informatiques: En un an et demi, aucune panne, aucun entretien, un environnement stable et offrant l’agilité recherchée afin de maximiser l’utilisation des ressources.
« Dans le contexte de confinement et de télétravail lié à la COVID-19, la plateforme infonuagique d’Acumatica nous a permis de renforcer l’agilité de notre entreprise en poursuivant nos opérations de la façon habituelle avec une main d’œuvre décentralisée. »
Jean-Pierre Ferrandez, président – Indygena

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Votre CRM est-il intégré à votre logiciel ERP?

Dans un monde idéal, ERP et CRM joueraient bien ensemble. Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) automatisent les processus qui se concentrent sur l’identification et la satisfaction des clients. Cependant, comme tous les systèmes ERP et CRM ne sont pas créés égaux, l’intégration de ces produits dépend des caractéristiques des produits choisis et des plateformes technologiques sous-jacentes qu’ils utilisent.

Les logiciels ERP de première génération manquaient souvent d’outils essentiels pour la prévision de la demande et la gestion des clients, de sorte que les premiers logiciels CRM étaient généralement un progiciel autonome avec une base de données distincte.

Aujourd’hui, le logiciel CRM n’est plus considéré comme un module logiciel distinct à «boulonner» à une suite ERP. Les utilisateurs d’ERP s’attendent désormais à ce que les solutions métier comme CRM fonctionnent de manière transparente avec le système ERP. Cette intégration est particulièrement critique pour les petites et moyennes entreprises (PME), car elle signifie une charge informatique réduite et des investissements sur site dédiés à la synchronisation des systèmes et à la formation de nouveaux utilisateurs.

Depuis quelques années, les choix d’investissement des PME semblent refléter une préférence marquée pour des solutions connectées et mobiles. Les employés possèdent désormais en moyenne plus de 3 appareils mobiles, et les entreprises permettent de plus en plus le travail à distance.

Les avantages d’avoir une solution CRM connectée à votre logiciel ERP

L’identification de nouveaux clients potentiels est importante pour développer une entreprise. Cependant, c’est la conversion de clients potentiels en clients générateurs de revenus réels qui est critique. L’identification et l’activation de nouveaux clients sont particulièrement importantes pour les petites et moyennes entreprises (PME). Les PME sont généralement en concurrence directe avec les grandes entreprises qui ont des avantages en termes de nombre de ressources (personnes) et de systèmes informatiques robustes (ERP et CRM).

La gestion efficace des prospects, des contacts, des opportunités et des comptes clients est impérative si vous prévoyez d’avoir une entreprise prospère et prospère. Savoir ce qui se passe à chaque étape du cycle de vente (marketing, devis, vente, livraison et assistance après-vente) nécessite un système de gestion client standardisé que toute l’organisation peut utiliser.

À mesure qu’une entreprise se développe, il est toujours nécessaire de standardiser le système et de mettre en place des directives opérationnelles. S’ils ne le font pas, leur croissance sera limitée. Un système CRM suivra le parcours client, de la création de l’opportunité jusqu’à la conclusion de celle-ci. Les avantages d’avoir une solution ERP cloud connectée à votre CRM sont nombreux:

1. Accès à l’échelle de l’entreprise aux données en temps réel

Un certain nombre de vos employés vont interagir avec les clients. Le représentant des ventes est le premier contact. Il documente le parcours de vente, puis remet le client à l’entrepôt ou au service après-vente pour gérer la commande ou le service du client. Et le service financier entre en scène, gérant les processus de facturation et de comptabilité.

Avec un logiciel CRM connecté et intégré à votre solution ERP, chaque département a accès aux mêmes données (synchronisées) à partir d’une seul système, et ce, en temps réel. Ce partage d’informations favorise la collaboration à l’échelle de l’entreprise, et la satisfaction des clients est plus grande parce que tout le monde dispose des informations nécessaires pour répondre aux demandes des clients.

2. Gagnez du temps avec une gestion améliorée des devis et des commandes

Avec le bon logiciel CRM, vous pouvez créer des devis et des propositions facilement et tout aussi facilement, les transformer en commandes au sein de votre solution ERP cloud intégrée. Cette fonctionnalité automatisée offre un gain de temps et une convivialité imbattables appréciés par les employés et les clients.

3. Les informations consolidées améliorent la visibilité et les prévisions

La plupart des équipes commerciales ont des réunions hebdomadaires et / ou mensuelles pour vérifier l’état des opportunités et des prospects. Lorsque les informations sont regroupées dans une seule application CRM et ERP, le temps nécessaire à la préparation des réunions est considérablement réduit car la direction a déjà une visibilité sur l’ensemble du processus.

De plus, le fait d’avoir une seule source pour les informations critiques de votre entreprise vous permet d’analyser le cycle de vie du client, d’améliorer l’efficacité et d’augmenter les conversions.

Quel CRM et ERP devriez-vous choisir?

Les avantages d’un système CRM et ERP intégré incluent une productivité accrue, une meilleure prise de décision, une augmentation des bénéfices et, surtout, des clients satisfaits. Alors, comment choisissez-vous le logiciel CRM parfait pour vous et votre entreprise? Vous devriez envisager celui qui fait partie intégrante d’une solution ERP cloud moderne.

L’une des caractéristiques uniques de la solution CRM d’ACCEO ERP est qu’elle est entièrement intégrée avec la plate-forme d’Acumatica. Vous n’avez pas à traiter de l’information à des endroits différents. Cela signifie que tout le monde a accès aux mêmes informations, qu’il s’agisse de quelqu’un du marketing, des ventes, du support client ou des finances.

Le CRM est un outil précieux qui offre une approche d’équipe pour les ventes et le service et comprend un portail en libre-service client et le complément CRM pour Microsoft Outlook, qui fonctionne avec le courrier électronique entrant et sortant dans Outlook, permettant aux utilisateurs de:

  • Recherche de prospects, contacts et employés existants dans CRM
  • Accès en un clic à un contact existant
  • Créez de nouveaux prospects et contacts directement depuis votre boîte de réception
  • Créer des opportunités et des cas associés aux contacts existants
  • Enregistrer l’activité et joindre le contenu des e-mails au CRM

Bien que les avantages des logiciels ERP et CRM intégrés puissent aider les PME à identifier de nouveaux clients potentiels et faciliter la croissance, le coût d’installation et de maintenance de ces systèmes est souvent hors de portée. Cependant, l’infonuagique change cela.

Les solutions ERP et CRM basées sur le cloud sont un moyen rentable pour les PME de développer leurs activités. L’accès aux systèmes basés sur le cloud peut être acquis avec un investissement en argent plus petit que les logiciels sous licence classiques.

Des conseils pour une mise en oeuvre réussie

Assurer une transition en douceur des logiciels CRM et ERP traditionnels et déconnectés vers une solution unique, moderne et intégrée se résume à une chose: la communication.

Assurez-vous de faire part à votre équipe de votre plan d’intégration de vos systèmes CRM et ERP… avant de le faire. Ils apprécieront que vous ne les ayez pas surpris. Ils auront également le temps d’examiner les avantages et de formuler des idées sur ce à quoi ils aimeraient que l’intégration ressemble.

Un autre élément essentiel à l’adoption réussie de la technologie est l’adhésion du leadership. Une fois que vous avez clairement communiqué le fait que l’équipe de direction est à bord avec l’intégration CRM et ERP ainsi que les nombreux avantages associés à cette décision, les étapes suivantes aideront à faire de la mise en œuvre une expérience réussie pour votre entreprise:

1. Comprendre à quoi ressemblera votre processus de vente avant d’acheter une solution CRM et avant de procéder à l’implémentation

Votre méthodologie de vente sera différente selon le type d’industrie, les clients et les produits que vous proposez. Définissez votre processus de vente et adaptez votre solution CRM à ce processus. Assurez-vous que la solution que vous choisissez est suffisamment personnalisable et personnalisable pour vous offrir la flexibilité dont vous avez besoin.

Il est recommandé de penser à votre entreprise, non seulement comme elle l’est aujourd’hui, mais comme ce sera dans deux, trois ou cinq ans et de prendre votre décision en fonction des informations démographiques et prospectives que vous souhaitez attirer à l’avenir.

2. Éviter une implantation « Big Bang »

Demandez à votre équipe commerciale de saisir de petites informations dans le système. Ensuite, montrez-leur une petite quantité d’informations qu’ils peuvent en tirer. Au fur et à mesure qu’ils s’habitueront à travailler avec le système – en y insérant de plus en plus d’informations – ils comprendront toutes les informations qu’ils pourront en tirer et toutes les informations qu’ils pourront obtenir sur leurs clients.

3. Fournir une formation appropriée et la possibilité de fournir des commentaires

Vous allez vouloir dispenser une formation appropriée, en expliquant ce qu’ils vont retirer du nouveau système CRM et ERP. Ne vous attendez pas à ce qu’ils changent complètement leurs processus de vente sans disponibilité pour vous donner des commentaires. Chaque fois que quelque chose est nouveau, c’est un peu difficile de l’adopter pour la plupart des gens. C’est un effort de collaboration entre toutes les équipes afin que vous puissiez partager plus facilement des informations, ce qui devient un gagnant-gagnant pour toute l’organisation.

Prêt à faire le saut?

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Vos coûts de licences peuvent freiner votre croissance

Les logiciels ERP en infonuagique permettent aux entreprises d’accéder à leurs applications professionnelles à tout moment et de n’importe où. Il n’y a aucun coût initial pour le matériel et les serveurs de données. Les services de support informatique sont peu ou pas nécessaires, car les mises à jour et les mises à niveau sont entre les mains de votre fournisseur de services. Par contre, l’un des inconvénients est que les coûts liés aux licences cloud pourraient freiner votre croissance.

Une tarification basée sur vos besoins

  • Les applications que vous souhaitez utiliser maintenant (toutes les applications sont intégrées et peuvent être ajoutées à tout moment)
  • Le type de licence que vous choisissez (abonnement SaaS, abonnement au cloud privé ou licence perpétuelle privée) avec la possibilité de changer sans pénalité
  • Votre niveau de consommation projeté (basé sur le volume de vos transactions commerciales et de votre stockage)

Étant donné que votre niveau de consommation augmente et diminue au fil du temps, vous pouvez augmenter ou diminuer vos niveaux de ressources et de stockage de données lorsque vous en avez besoin. De plus, comme vous n’avez pas à vous soucier de payer pour une licence par utilisateur, chaque employé peut accéder à votre solution ERP cloud en même temps, ce qui signifie que tous vos employés ont accès aux données en temps réel et peuvent prendre des décisions basées sur une «version unique de la vérité».

La facturation des ressources utilisées plutôt que par utilisateur a un impact important sur la capacité de croître d’une entreprise.

Propulser votre croissance avec Acumatica ERP

Les entreprises de différents secteurs et ayant des besoins de gestion d’entreprise différents ont choisi nos tarifs abordables et basés sur la consommation plutôt que les licences restrictives de nos concurrents. Nos clients ajoutent en toute confiance des utilisateurs à tout moment, sachant que nous n’avons pas besoin de licences supplémentaires coûteuses pour d’autres utilisateurs, qu’il s’agisse d’utilisateurs occasionnels, de fournisseurs ou de clients.

Ce que les clients disent de la structure de tarification moderne d’Acumatica ERP :

«Acumatica ERP était la solution la plus abordable avec une grande valeur. Il est sorti gagnant en raison de la licence utilisateur illimitée et de la personnalisation facile. »
«La licence d’Acumatica concerne les ressources et l’utilisation plutôt que le nombre d’utilisateurs dont vous disposez. Alors que nous entrons dans de nouveaux marchés, Acumatica ERP nous donne la confiance que nous pouvons gérer l’augmentation des transactions et la croissance avec facilité pendant de nombreuses années. »
« Les concurrents voulaient que nous payions par utilisateur, ce qui n’était pas abordable. »

Devenez une entreprise prospère

Votre entreprise – et toutes les entreprises de tous les secteurs – doit se développer si vous voulez être une entreprise connectée prospère.

Cette croissance est possible avec la tarification cloud ERP basée sur la consommation. Nous nous engageons à protéger votre entreprise contre les pratiques commerciales louches.

Si votre licence ERP cloud actuelle entrave votre croissance, ne cherchez pas plus loin qu’Acumatica ERP. Nous pouvons vous aider à vous développer à moindre coût. Contactez nos experts dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins.

5 raisons pour une entreprise en distribution d’utiliser un ERP

Un nombre important d’une entreprise en distribution ont encore aujourd’hui un accès relativement limité aux affaires électroniques que ce soit par manque de ressources (humaines ou financières), par manque d’expertise ou plus simplement par manque de produits adaptés à leur réalité.

Qu’il s’agisse d’échanges d’information ou de transactions, les systèmes de gestion d’une PME peuvent désormais communiquer directement avec les systèmes de ses fournisseurs, partenaires, banques, clients, employés, gouvernements ou son professionnel comptable.

Un progiciel de gestion d’entreprise (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais ERP) est un système conçu pour répondre à ces besoins de façon simple et rapide. Il permet aux entreprises de gérer la plupart de leurs activités de façon centralisée et fournit de l’information à jour sur des éléments cruciaux comme les budgets et la croissance des revenus.

Contrairement aux systèmes en vase clos, un ERP sert de guichet central pour gérer efficacement les moindres rouages de l’entreprise en distribution. Bien qu’il s’agisse d’un exercice parfois complexe, surtout pour la PME, une telle stratégie peut comporter de nombreux avantages, parmi lesquels :

  • Rationalisation des opérations internes;
  • Amélioration des relations avec la clientèle;
  • Simplification des tâches administratives;
  • Réduction des coûts;
  • Amélioration de la productivité.

Les organisations doivent alors se demander lesquelles de leurs activités de distribution se prêteraient le mieux à des réductions de coûts, à des gains d’efficacité et de rentabilité ou à plus de flexibilité dans leurs opérations. Voici cinq façons dont une solution ERP peut vous aider à continuer de faire croître votre PME :

Rehausser l’efficacité de la gestion financière

Malgré les caractéristiques propres à chacune, les entreprises aspirent toutes à gérer leurs finances le plus efficacement possible. Trop souvent, un manque d’organisation des systèmes leur complique la tâche.

Un logiciel de gestion met fin aux suivis inefficaces fondés sur une série de tableurs et aux opérations manuelles qui prennent tant de temps et laissent trop de place à l’erreur humaine. Une PME doit pouvoir compter sur des renseignements exacts, présentés de manière systématique et efficace, pour jouir d’une perspective optimale sur l’entreprise et ses opérations.

Les systèmes de paiement et de facturation donnent aussi bien des maux de tête à quiconque essaie de s’en sortir avec un logiciel désuet ou des outils inadéquats. Le meilleur des employés a aussi ses limites. Et il en va de même de votre comptable.

Un surcroît de travail entraîne tôt ou tard des erreurs. Le recours à un ERP équivaut plus ou moins à l’embauche d’un assistant pour vous épauler dans les tâches quotidiennes. Grâce à un logiciel de gestion approprié, l’entreprise sera en mesure de mieux organiser les paiements et d’automatiser la facturation, jonglant au besoin avec les devises.

Améliorer la gestion des opérations et la chaîne logistique

L’ERP procure une vue d’ensemble des activités d’une entreprise et permet aux dirigeants d’examiner avec soin les éléments importants, comme la rentabilité, les coûts et la gestion du budget.

La gestion des stocks est un défi pour toutes les PME en croissance. Elles doivent détenir un nombre suffisant de produits en stock pour répondre adéquatement à la demande, tout en s’assurant de ne pas trop en commander.

Après tout, aucune entreprise ne veut se retrouver avec des centaines d’articles qui dorment dans ses entrepôts. Un ERP permet aussi de réserver des produits en voie d’être reçus à l’entrepôt pour traiter des commandes plus urgentes de certains clients.

Vous pourriez, par exemple, déterminer un niveau de stocks minimal à respecter. De cette façon, vous ne seriez pas pris au dépourvu lors d’une hausse soudaine de vos ventes ou d’une rupture de stock auprès de votre principal fournisseur.

La gestion des stocks en silo est aussi une erreur fréquemment commise par les PME ayant plusieurs filiales. Par exemple, un entrepôt peut avoir plusieurs produits qui dorment, alors qu’un autre peut être en rupture de stock pour les mêmes produits. Si elles n’ont pas le même outil de gestion des stocks, elles ne sont pas en mesure de s’entraider.

Le juste équilibre n’est pas toujours facile à trouver, et les embûches sont nombreuses au long de la chaîne d’approvisionnement. Découvrez les erreurs fréquentes dans la gestion des stocks.

Offrir une meilleure expérience client

Les clients aiment les réponses précises, basées sur des informations mises à jour en continu. Avec un chiffrier, vos agents du service à la clientèle risquent cependant de ne pas avoir la dernière information disponible. Ils doivent attendre que quelqu’un de l’entrepôt mette à jour le tableur, ce qui peut occasionner un délai involontaire dans la réponse à leurs interlocuteurs.

Avec un logiciel de gestion, tous les employés concernés, qu’ils soient au siège social ou dans un entrepôt, ont immédiatement accès aux données les plus fiables, qu’ils peuvent ensuite transmettre facilement aux clients.

Cette plus grande efficacité au quotidien améliore évidemment le traitement des livraisons. En raison de l’automatisation des bons de commande et de la création simplifiée des bordereaux d’expédition, vos équipes seront en mesure d’accomplir plus rapidement leurs tâches. Les livraisons prendront moins de temps à être acheminées et les ventes suivront la tendance à la hausse espérée.

Stocker les données sécuritairement

La gestion de données repose en grande partie sur la sécurisation des documents d’entreprise et de la mise en place de processus structurés. Un incident de comptes piratés ou de données volées risque d’inspirer des craintes à tout entrepreneur.

Le pirate informatique qui veut subtiliser les données clients d’une PME dotée d’une solution de gestion aura du fil à retordre. Il aura en effet à déjouer plusieurs mécanismes de sécurité complexes. En revanche, le pirate n’aura aucun mal à s’immiscer dans le poste de travail d’un employé pour subtiliser une liste de clients en format Excel.

Imaginez ce qui pourrait résulter de la publication d’un tel document sur Internet ‒ il y aurait là de quoi entacher lourdement une réputation. En bref, une solution ERP simplifie la gestion des clients actuels et potentiels des entreprises en distribution, tout en mettant les données à l’abri.

Permettre aux dirigeants en déplacement d’accéder aux données

Les chefs d’entreprise à forte croissance ont bien trop à faire pour composer avec des systèmes incapables de tenir le rythme. Pensons à une grande firme comptable qui a pris beaucoup d’expansion dans les dernières années. Les membres de son comité exécutif sont toujours sur la route pour affaires.

En période de pointe, ils sont en dehors de la ville environ deux semaines par mois, allant à la rencontre de clients et surveillant l’évolution des opérations en cours. Comme ils sont souvent en déplacement, ils doivent pouvoir compter sur un système de gestion accessible de n’importe quel appareil.

Or, beaucoup de systèmes logiciels requièrent une installation sur poste individuel et ne peuvent être utilisés au moyen d’une tablette. Un ERP résout le problème en permettant aux utilisateurs de travailler de n’importe où, pourvu qu’ils aient une connexion Internet. Les dirigeants pourront ainsi superviser les éléments clés de l’entreprise, où qu’ils soient.

Est-il temps de changer votre système ERP?

Choisir un ERP adapté aux besoins de votre entreprise en distribution est primordial. L’implantation d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.

Une solution ERP n’est rien de moins qu’une plateforme économiquement avantageuse qui centralise la gestion des finances, des opérations et des données. Une solution ERP permet à la fois de suivre les coûts et les opérations, tout en facilitant l’accès et la génération des rapports en ce sens.

Consultez nos histoire de succès ou communiquez avec notre équipe ACCEO ERP pour en savoir plus sur la plateforme Acumatica.

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Comment choisir un système ERP qui répond à vos besoins

Posséder un système ERP est d’une importance capitale pour la santé d’une future société. Toutefois, si celui-ci ne peut répondre aux besoins de l’entreprise, cela peut vous restreindre dans vos activités et nuire au service à la clientèle et à vos ventes. Il est vrai que les systèmes ERP offrent à peu près tous les mêmes fonctionnalités principales. Ce sont des différences relativement mineures qui font en sorte qu’un système plutôt qu’un autre est le bon du point de vue de la convivialité et des avantages qu’il peut apporter à l’entreprise. Choisir le bon logiciel ERP contribue à :

  • Augmenter les ventes et améliorer le service à la clientèle;
  • Améliorer la gestion de trésorerie et à réduire les comptes clients non réglés;
  • Réduire les coûts d’approvisionnement et de production dans un souci d’efficacité;
  • Améliorer la rotation des stocks;
  • Optimiser l’utilisation des équipements et des ressources.

Il existe de nombreux produits ERP personnalisés pour des domaines différents. Les meilleurs d’entre eux incluent une veille stratégique intégrée avec une suite logicielle complète conçue spécialement pour votre domaine. Ils sont également conviviaux et faciles à utiliser, et plus d’être accessibles en tout temps, de partout, à partir de n’importe quel appareil doté d’un navigateur.

Quels sont les principaux aspects à évaluer?

Les systèmes ERP modernes peuvent être très complets tout en étant flexibles, évolutifs et adaptatifs au fur et à mesure que les besoins d’affaires changent. C’est à vous de déterminer quel système répond à vos besoins.

Fonctionnalité

La plupart des entreprises passent trop de temps et dépensent trop d’énergie à chercher la perfection d’un point de vue fonctionnel et trop peu de temps sur les autres facteurs (voir plus loin). Concentrez-vous sur les logiciels adaptés à votre secteur d’activité. Il s’agit, en fait, de ceux installés avec succès et utilisés dans les entreprises de votre domaine, préférablement d’un secteur semblable au vôtre. Optez pour la flexibilité. Les meilleures solutions vous permettront de personnaliser les fonctions et les procédures facilement sans programmation.

Maturité du produit

Avoir ce qu’il y a de plus récent et de meilleur, c’est bien, mais il peut être risqué d’être « à la fine pointe » de la technologie. Vous devriez chercher un système testé et éprouvé en situation réelle…dans votre secteur d’activité. Un fournisseur ERP reconnu mettra continuellement ses produits à jour pour y inclure la technologie et les fonctionnalités les plus récentes. Ces options et fonctions qui semblent si attrayantes dans le système ERP « de pointe » seront incluses dans le système éprouvé après avoir été testées sur le marché. Parlez aux utilisateurs actuels du système que vous évaluez. Laissez-les vous parler de sa qualité et vous informer sur le service du fournisseur relativement aux mises à jour et aux améliorations.

Le fournisseur logiciel

Votre fournisseur ERP sera un partenaire à long terme, et non un simple fournisseur de produits. Assurez-vous qu’il sera là pour longtemps. Vérifiez sa stabilité financière. Possède-t-il les ressources pour prendre en charge le produit dans les années à venir? Examinez son dossier de candidature pour trouver des indices sur la façon dont il assiste ses clients et améliore le produit dans le temps. Posez également des questions aux fournisseurs sur les frais récurrents et les coûts d’implantation, afin d’avoir une vision claire du coût total de propriété du système sur une période raisonnable — de 5 à 7 ans, par exemple.

Communauté

Cherchez une communauté constituée de partenaires d’implantation et d’expertise-conseil, d’utilisateurs satisfaits, de groupes d’utilisateurs, de fils de discussion et de conférences. Ces ressources apportent une valeur ajoutée considérable au-delà de ce que le fournisseur peut offrir. Parlez au plus grand nombre de ces personnes et écoutez-les vous parler de la qualité du produit, du service technique et des autres clients potentiels. Et assurez-vous de profiter de ces ressources au moment d’implanter et d’utiliser votre nouveau système.

Comment s’y prendre?

Si votre système actuel ne vous fournit pas les informations nécessaires pour gérer votre entreprise efficacement, commencez par former une équipe constituée de vos meilleures ressources afin d’identifier vos besoins et de recueillir les renseignements sur les solutions et les fournisseurs existants. Pour un succès assuré, voici sept trucs pour vous aider à choisir judicieusement votre système ERP :

Connaître les éléments essentiels et faire une liste

Abordez le processus de sélection en gardant en tête certains éléments essentiels – la fonctionnalité, évidemment; l’historique et le degré de maturité du produit; la fiabilité et la compétence de son concepteur; le niveau d’expertise et la réputation du partenaire ou de l’équipe d’implantation; et le système de soutien à long terme comprenant les groupes d’utilisateurs et ressources tierces qui peuvent être disponibles.

Identifiez les procédures, les processus et exigences uniques dont vous avez besoin pour aider votre entreprise maintenant et dans un avenir assez rapproché. La plupart des fonctions nécessaires sont courantes dans votre domaine, et il est important de les connaître. Cependant, il est encore plus important d’identifier les choses inhabituelles dans votre façon de faire avec vos clients ou d’interfacer avec leurs systèmes.

Examiner minutieusement

Après avoir couvert les éléments de base, vous pouvez vérifier si les systèmes sélectionnés répondent aux exigences uniques identifiées. Ne vous attendez pas à ce que le logiciel possède tout de suite toutes les fonctionnalités désirées. Examinez plutôt s’il y a possibilité d’adapter le système à ces besoins uniques sans recourir à de la programmation supplémentaire.

Il est dit de tous les systèmes qu’ils sont « faciles à utiliser », « intuitifs » ou « conviviaux ». Ce qui importe, c’est que vos utilisateurs considèrent que le système est, à vrai dire, utilisable. Assurez-vous d’inclure de vrais utilisateurs futurs dans le choix du système et lors de son implantation. Ils sont les seuls qui peuvent vous dire si le système est adapté à leurs tâches et activités quotidiennes.

Obtenir le prix total

Au moment de recueillir des soumissions des fournisseurs finalistes (pas plus de 2 ou 3 habituellement), assurez-vous que celles-ci sont complètes et comprennent tous les éléments nécessaires : équipements, logiciels, outils, personnalisations, conversions, formations aux utilisateurs, gestion de l’implantation, etc. Assurez-vous également que toutes les soumissions sont comparables et comprennent le même éventail de biens et services, autrement dit, que l’on compare « des pommes avec des pommes ». Ne craignez pas de communiquer avec un candidat pour lui demander une mise à jour de son offre afin d’ajouter un élément qui était manquant.

Vérifier les références

Demandez des coordonnées d’entreprises de votre domaine et de dimension semblable à la vôtre qui utilise le système. Communiquez avec elles – ou visitez-les autant que faire se peut – et voyez comment le système fonctionne en situation réelle. Assurez-vous de poser des questions sur l’assistance technique, la communauté d’utilisateurs, et sur la façon dont le fournisseur entretient le système.

Prendre les commandes de la démo

S’ils ne s’en tiennent qu’à leurs propres appareils, les fournisseurs vous montreront ce que leur système fait de mieux, et qui pourrait les en blâmer? Faites vos devoirs en élaborant un scénario de démonstration qui présente ce que vous avez besoin de voir (notamment, comment le système traite les exigences uniques (voir le point 2)). Vous pouvez les laisser vous présenter quelques fonctionnalités aussi, mais cela ne devrait prendre qu’une petite partie du temps alloué. Assurez-vous que les utilisateurs futurs puissent voir le système et en faire l’essai afin d’en vérifier l’utilisabilité.

Éviter les économies de bouts de chandelles

Dans le but de respecter les limites du budget, les entreprises peuvent être tentées de faire des économies, soit en choisissant le mauvais système simplement parce qu’il coûte moins cher, soit en coupant dans l’aide à l’implantation ou dans la formation aux utilisateurs. Quelle que soit la raison, cela aura pour résultat que le système sera moins efficace et qu’il ne vous offrira pas les avantages que vous recherchez. Concentrez-vous sur ces avantages et soyez disposé à payer la somme requise pour implanter le bon système de la meilleure manière possible.

Assigner une « équipe d’élite » au projet

Assurez-vous de choisir un leader fort pour diriger le projet de sélection et d’implantation du système et assignez vos as de la performance à l’équipe. Vous voudrez que ces « gens d’action » s’engagent activement, même s’ils sont probablement ceux qui peuvent le moins se libérer de leurs responsabilités quotidiennes. Toutefois, ces personnes sont les plus à même de faire le bon choix et de s’assurer que le système soit implanté. Assurez-vous également que le fournisseur assigne sa propre « équipe d’élite » à votre projet.

L’implantation d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.

Vous avez besoin d’aide?

Après avoir identifié les problèmes à résoudre et les avantages attendus, vous devez déterminer le moment crucial pour effectuer le changement. Malheureusement, de nombreux projets échouent ou peinent à atteindre leurs objectifs parce que l’entreprise n’était pas prête à accomplir le travail exigé pour l’implantation d’un nouveau système.
  • Obtenir l’accord de tous les secteurs de l’entreprise touchés sur les objectifs du projet et ses avantages;
  • Établir un budget rigoureux;
  • Effectuer une analyse de justification des coûts (rendement des investissements ou étude RI);
  • Identifier le cadre responsable et constituer l’équipe du projet.

Quand vous aurez déterminé les « finalistes » parmi les fournisseurs ou partenaires d’implantation potentiels en solutions ERP, demandez-leur de l’aide avec certains éléments susnommés comme les coûts et avantages, ainsi que les exigences d’implantation. Un professionnel bien informé sera en mesure de vous parler d’entreprises semblables à la vôtre et de leur expérience.

Pour notre équipe, c’est une occasion de contribuer au succès d’une entreprise d’ici et d’entreprendre un partenariat gagnant. Parlez-nous de votre projet.

Histoire de réussite : Groupe Germain Hôtels

Fondée en 1988, Groupe Germain Hôtels est une entreprise familiale canadienne qui détient et dirige les Hôtels Le Germain, les Hôtels Alt et Alt+ à travers le Canada.

Aujourd’hui, le Groupe compte 1 250 employés qui reçoivent plus de 5 millions d’invités par année. L’entreprise est reconnue pour sa philosophie d’accueil exceptionnelle et pour le style unique qui démarque ses hôtels.

Les défis

Visant à devenir le premier hôtelier indépendant à offrir aux voyageurs un réseau pancanadien, le Groupe Germain désirait moderniser son système financier pour soutenir sa stratégie expansion. Devant l’accélération de sa croissance et la centralisation du Service des Finances, le Groupe visait à réduire les délais de fermeture de ses états financiers, intégrer les données financières de leurs multiples entités commerciales et gagner en agilité technologique.

Solution

Après une démarche de sélection méthodique, le choix s’est arrêté sur ACCEO ERP, une solution de gestion complètement intégrée conçue sur la plateforme d’Acumatica.

« Nous voulions développer un partenariat avec un fournisseur expérimenté qui nous inspirait confiance. Au cours de nos rencontres avec toute l’équipe ACCEO ERP, nous avons constaté que nos cultures étaient compatibles et que nous avions des atomes crochus. » – Groupe Germain Hôtels

Résultats

Un an plus tard… le Groupe a gagné en agilité, a réduit ses coûts par l’automatisation de tâches répétitives et bénéficie d’un accès en temps réel à l’information. De plus, l’entreprise a non seulement pu centraliser les fonctions de comptes fournisseurs et de comptes clients pour tous ses établissements, mais a aussi réussi à réduire de 50 % son délai de clôture des comptes fournisseurs.

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