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6 novembre 2018

8 questions à poser à tout fournisseur d’ERP

La sélection et l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») se font sur plusieurs mois. Ce ne sont donc pas des décisions qu’on prend à la légère. Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez poser les bonnes questions à votre fournisseur d’ERP avant d’implanter un ERP dans votre entreprise. De cette façon, vous vous assurerez de choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins d’affaires.

Les questions de base

À quel type d’entreprise votre solution s’adresse-t-elle?

Demandez à votre fournisseur d’ERP de vous décrire le client type. Vous devriez savoir à qui la solution convient le mieux et pourquoi. Demandez aussi quelles autres PME comme la vôtre – même taille et même domaine – utilisent la solution depuis plus de deux ans. Vous saurez alors si votre fournisseur possède une expertise avec des entreprises semblables. À cette étape, il vous parlera sûrement des avantages et des inconvénients de sa solution. Prenez des notes et comparez-les à ce qu’offrent d’autres logiciels de gestion concurrents.

Vos implantations se sont-elles toutes bien déroulées?

La réponse vous aidera à mesurer le niveau d’expérience de votre fournisseur d’ERP et la qualité des apprentissages qu’il a faits au fil des implantations. Cette étape doit idéalement vous rassurer sur la qualité de sa solution et de son service post-implantation. Sur demande, un fournisseur de confiance n’hésitera pas à fournir des références d’entreprises. Communiquez avec les entreprises d’un secteur d’activité et d’une envergure semblables à la vôtre pour obtenir leur avis. C’est bon signe si plusieurs entreprises se disent satisfaites des services du fournisseur de PGI envisagé. Ce l’est moins si plusieurs sociétés vous font part de leur mécontentement.

Comment savoir si votre solution est celle qui profitera à notre entreprise?

À cette question, un fournisseur d’ERP diligent proposera habituellement de mener une analyse détaillée de vos besoins. Cette analyse requiert des rencontres avec vous et vos équipes pour recueillir de l’information. Vous pouvez aussi faire appel à un consultant externe pour réaliser cette tâche ou former une équipe à l’interne qui s’en occupera. Par la suite, les rencontres avec le fournisseur seront encore plus efficaces. Le rôle du fournisseur consistera alors à tenir compte de vos besoins et à éliminer les zones grises avant l’implantation. Des rencontres post-implantation devraient également être suggérées par votre fournisseur, qui devra s’assurer que tout se passe bien.

Les questions techniques

Votre solution s’intègre-t-elle facilement à nos systèmes?

La plupart des solutions offrent des fonctionnalités de base dans une version dite « vanille ». Quelques ajustements suffisent souvent pour assurer une adaptation parfaite de la solution à vos besoins. Évitez les surprises en discutant des adaptations, ajouts et ajustements, et en les incluant dans le coût total de base de la solution. La clé réside dans la transparence. Discutez aussi de l’intégration de la solution à vos systèmes actuels. Vous voudrez avoir accès au savoir-faire et au soutien d’un partenaire d’expérience pour le type d’intégration et de configuration que vous souhaitez faire.

En combien de temps aurons-nous une solution fonctionnelle?

Votre fournisseur d’ERP devrait vous offrir une estimation réaliste comportant une faible marge d’erreur. Un plan des travaux et un échéancier détaillés devraient être au cœur de vos discussions après l’analyse des besoins. Un flou sur l’échéancier sous-entend souvent un dépassement de coûts potentiel.

Les questions plus corsées

Comment éviter les dépassements de temps et de budget?

Les dépassements de coûts post-implantation sont malheureusement courants. Cherchez un fournisseur d’ERP qui offre une tarification à coûts fixes pour garantir une certaine tranquillité d’esprit.

En plus du coût de base, n’hésitez pas à discuter des coûts récurrents, comme les frais d’exploitation, les mises à jour payantes et les investissements requis pour adapter l’ERP à l’évolution de votre entreprise. Demandez à votre fournisseur d’être précis.

Offrez-vous la formation et le soutien technique?

Il n’y a rien de pire que d’attendre des heures pour parler à un technicien. L’implantation d’un ERP comporte plusieurs étapes, et vos employés ne deviendront pas autonomes du jour au lendemain. Ils auront besoin de temps pour bien savoir comment utiliser leur nouvel ERP. Afin de faciliter leur apprentissage, prévoyez avec votre fournisseur d’ERP plusieurs séances de formation avant, pendant et après l’implantation. En plus de vous donner facilement accès à une équipe de formateurs qualifiés, votre fournisseur devrait vous offrir un soutien technique efficace. Veillez à convenir du mode de fonctionnement détaillé de ces éléments avant la signature du contrat.

Offrez-vous des garanties?

Comme le mentionne la BDC dans son guide L’achat d’un système ERP, sachez que des clauses peuvent être comprises dans le contrat de votre fournisseur d’ERP pour garantir une protection à l’achat de la solution. Ces clauses vont de la maintenance au soutien technique. Vous pouvez même ajouter une clause spécifique traitant de la propriété du code source de votre ERP dans l’éventualité où le fournisseur ferait faillite.