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25 mars 2020

Comment choisir un système ERP qui répond à vos besoins

Posséder un système ERP est d’une importance capitale pour la santé d’une future société. Toutefois, si celui-ci ne peut répondre aux besoins de l’entreprise, cela peut vous restreindre dans vos activités et nuire au service à la clientèle et à vos ventes. Il est vrai que les systèmes ERP offrent à peu près tous les mêmes fonctionnalités principales. Ce sont des différences relativement mineures qui font en sorte qu’un système plutôt qu’un autre est le bon du point de vue de la convivialité et des avantages qu’il peut apporter à l’entreprise. Choisir le bon logiciel ERP contribue à :

  • Augmenter les ventes et améliorer le service à la clientèle;
  • Améliorer la gestion de trésorerie et à réduire les comptes clients non réglés;
  • Réduire les coûts d’approvisionnement et de production dans un souci d’efficacité;
  • Améliorer la rotation des stocks;
  • Optimiser l’utilisation des équipements et des ressources.

Il existe de nombreux produits ERP personnalisés pour des domaines différents. Les meilleurs d’entre eux incluent une veille stratégique intégrée avec une suite logicielle complète conçue spécialement pour votre domaine. Ils sont également conviviaux et faciles à utiliser, et plus d’être accessibles en tout temps, de partout, à partir de n’importe quel appareil doté d’un navigateur.

Quels sont les principaux aspects à évaluer?

Les systèmes ERP modernes peuvent être très complets tout en étant flexibles, évolutifs et adaptatifs au fur et à mesure que les besoins d’affaires changent. C’est à vous de déterminer quel système répond à vos besoins.

Fonctionnalité

La plupart des entreprises passent trop de temps et dépensent trop d’énergie à chercher la perfection d’un point de vue fonctionnel et trop peu de temps sur les autres facteurs (voir plus loin). Concentrez-vous sur les logiciels adaptés à votre secteur d’activité. Il s’agit, en fait, de ceux installés avec succès et utilisés dans les entreprises de votre domaine, préférablement d’un secteur semblable au vôtre. Optez pour la flexibilité. Les meilleures solutions vous permettront de personnaliser les fonctions et les procédures facilement sans programmation.

Maturité du produit

Avoir ce qu’il y a de plus récent et de meilleur, c’est bien, mais il peut être risqué d’être « à la fine pointe » de la technologie. Vous devriez chercher un système testé et éprouvé en situation réelle…dans votre secteur d’activité. Un fournisseur ERP reconnu mettra continuellement ses produits à jour pour y inclure la technologie et les fonctionnalités les plus récentes. Ces options et fonctions qui semblent si attrayantes dans le système ERP « de pointe » seront incluses dans le système éprouvé après avoir été testées sur le marché. Parlez aux utilisateurs actuels du système que vous évaluez. Laissez-les vous parler de sa qualité et vous informer sur le service du fournisseur relativement aux mises à jour et aux améliorations.

Le fournisseur logiciel

Votre fournisseur ERP sera un partenaire à long terme, et non un simple fournisseur de produits. Assurez-vous qu’il sera là pour longtemps. Vérifiez sa stabilité financière. Possède-t-il les ressources pour prendre en charge le produit dans les années à venir? Examinez son dossier de candidature pour trouver des indices sur la façon dont il assiste ses clients et améliore le produit dans le temps. Posez également des questions aux fournisseurs sur les frais récurrents et les coûts d’implantation, afin d’avoir une vision claire du coût total de propriété du système sur une période raisonnable — de 5 à 7 ans, par exemple.

Communauté

Cherchez une communauté constituée de partenaires d’implantation et d’expertise-conseil, d’utilisateurs satisfaits, de groupes d’utilisateurs, de fils de discussion et de conférences. Ces ressources apportent une valeur ajoutée considérable au-delà de ce que le fournisseur peut offrir. Parlez au plus grand nombre de ces personnes et écoutez-les vous parler de la qualité du produit, du service technique et des autres clients potentiels. Et assurez-vous de profiter de ces ressources au moment d’implanter et d’utiliser votre nouveau système.

Comment s’y prendre?

Si votre système actuel ne vous fournit pas les informations nécessaires pour gérer votre entreprise efficacement, commencez par former une équipe constituée de vos meilleures ressources afin d’identifier vos besoins et de recueillir les renseignements sur les solutions et les fournisseurs existants. Pour un succès assuré, voici sept trucs pour vous aider à choisir judicieusement votre système ERP :

Connaître les éléments essentiels et faire une liste

Abordez le processus de sélection en gardant en tête certains éléments essentiels – la fonctionnalité, évidemment; l’historique et le degré de maturité du produit; la fiabilité et la compétence de son concepteur; le niveau d’expertise et la réputation du partenaire ou de l’équipe d’implantation; et le système de soutien à long terme comprenant les groupes d’utilisateurs et ressources tierces qui peuvent être disponibles.

Identifiez les procédures, les processus et exigences uniques dont vous avez besoin pour aider votre entreprise maintenant et dans un avenir assez rapproché. La plupart des fonctions nécessaires sont courantes dans votre domaine, et il est important de les connaître. Cependant, il est encore plus important d’identifier les choses inhabituelles dans votre façon de faire avec vos clients ou d’interfacer avec leurs systèmes.

Examiner minutieusement

Après avoir couvert les éléments de base, vous pouvez vérifier si les systèmes sélectionnés répondent aux exigences uniques identifiées. Ne vous attendez pas à ce que le logiciel possède tout de suite toutes les fonctionnalités désirées. Examinez plutôt s’il y a possibilité d’adapter le système à ces besoins uniques sans recourir à de la programmation supplémentaire.

Il est dit de tous les systèmes qu’ils sont « faciles à utiliser », « intuitifs » ou « conviviaux ». Ce qui importe, c’est que vos utilisateurs considèrent que le système est, à vrai dire, utilisable. Assurez-vous d’inclure de vrais utilisateurs futurs dans le choix du système et lors de son implantation. Ils sont les seuls qui peuvent vous dire si le système est adapté à leurs tâches et activités quotidiennes.

Obtenir le prix total

Au moment de recueillir des soumissions des fournisseurs finalistes (pas plus de 2 ou 3 habituellement), assurez-vous que celles-ci sont complètes et comprennent tous les éléments nécessaires : équipements, logiciels, outils, personnalisations, conversions, formations aux utilisateurs, gestion de l’implantation, etc. Assurez-vous également que toutes les soumissions sont comparables et comprennent le même éventail de biens et services, autrement dit, que l’on compare « des pommes avec des pommes ». Ne craignez pas de communiquer avec un candidat pour lui demander une mise à jour de son offre afin d’ajouter un élément qui était manquant.

Vérifier les références

Demandez des coordonnées d’entreprises de votre domaine et de dimension semblable à la vôtre qui utilise le système. Communiquez avec elles – ou visitez-les autant que faire se peut – et voyez comment le système fonctionne en situation réelle. Assurez-vous de poser des questions sur l’assistance technique, la communauté d’utilisateurs, et sur la façon dont le fournisseur entretient le système.

Prendre les commandes de la démo

S’ils ne s’en tiennent qu’à leurs propres appareils, les fournisseurs vous montreront ce que leur système fait de mieux, et qui pourrait les en blâmer? Faites vos devoirs en élaborant un scénario de démonstration qui présente ce que vous avez besoin de voir (notamment, comment le système traite les exigences uniques (voir le point 2)). Vous pouvez les laisser vous présenter quelques fonctionnalités aussi, mais cela ne devrait prendre qu’une petite partie du temps alloué. Assurez-vous que les utilisateurs futurs puissent voir le système et en faire l’essai afin d’en vérifier l’utilisabilité.

Éviter les économies de bouts de chandelles

Dans le but de respecter les limites du budget, les entreprises peuvent être tentées de faire des économies, soit en choisissant le mauvais système simplement parce qu’il coûte moins cher, soit en coupant dans l’aide à l’implantation ou dans la formation aux utilisateurs. Quelle que soit la raison, cela aura pour résultat que le système sera moins efficace et qu’il ne vous offrira pas les avantages que vous recherchez. Concentrez-vous sur ces avantages et soyez disposé à payer la somme requise pour implanter le bon système de la meilleure manière possible.

Assigner une « équipe d’élite » au projet

Assurez-vous de choisir un leader fort pour diriger le projet de sélection et d’implantation du système et assignez vos as de la performance à l’équipe. Vous voudrez que ces « gens d’action » s’engagent activement, même s’ils sont probablement ceux qui peuvent le moins se libérer de leurs responsabilités quotidiennes. Toutefois, ces personnes sont les plus à même de faire le bon choix et de s’assurer que le système soit implanté. Assurez-vous également que le fournisseur assigne sa propre « équipe d’élite » à votre projet.

L’implantation d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.

Vous avez besoin d’aide?

Après avoir identifié les problèmes à résoudre et les avantages attendus, vous devez déterminer le moment crucial pour effectuer le changement. Malheureusement, de nombreux projets échouent ou peinent à atteindre leurs objectifs parce que l’entreprise n’était pas prête à accomplir le travail exigé pour l’implantation d’un nouveau système.
  • Obtenir l’accord de tous les secteurs de l’entreprise touchés sur les objectifs du projet et ses avantages;
  • Établir un budget rigoureux;
  • Effectuer une analyse de justification des coûts (rendement des investissements ou étude RI);
  • Identifier le cadre responsable et constituer l’équipe du projet.

Quand vous aurez déterminé les « finalistes » parmi les fournisseurs ou partenaires d’implantation potentiels en solutions ERP, demandez-leur de l’aide avec certains éléments susnommés comme les coûts et avantages, ainsi que les exigences d’implantation. Un professionnel bien informé sera en mesure de vous parler d’entreprises semblables à la vôtre et de leur expérience.

Pour notre équipe, c’est une occasion de contribuer au succès d’une entreprise d’ici et d’entreprendre un partenariat gagnant. Parlez-nous de votre projet.