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9 octobre 2018

Gestion des stocks : 4 erreurs fréquentes à éviter

La gestion des stocks est un défi pour toutes les PME en croissance. Elles doivent détenir un nombre suffisant de produits en stock pour répondre adéquatement à la demande, tout en s’assurant de ne pas trop en commander. Après tout, aucune entreprise ne veut se retrouver avec des centaines d’articles qui dorment dans ses entrepôts. Le juste équilibre n’est pas toujours facile à trouver, et les embûches sont nombreuses au long de la chaîne d’approvisionnement. Voici quelques erreurs fréquentes liées à la gestion des marchandises ainsi que nos conseils pour les éviter.

1- Négliger la réception des marchandises

Nombreuses sont les PME qui se fient aux bordereaux d’expédition des marchandises pour mettre à jour l’état de leurs stocks, plutôt que de confier le décompte à un employé. Cette méthode est toutefois loin d’être efficace et précise. En effet, on ne sait jamais combien d’articles on reçoit exactement. Un bordereau pourrait indiquer 100 articles, alors qu’en réalité, il n’y en aurait que 95. Bien que cela puisse engendrer des coûts supplémentaires en main-d’œuvre, il est préférable de demander à un employé d’effectuer, à chaque réception de marchandises, un décompte minutieux. C’est la façon la plus simple pour une entreprise de s’assurer qu’elle a bien reçu tout ce qu’elle a commandé.

Dans certains cas, il est impossible de compter tous les articles reçus; il y en a trop. Pour gagner du temps, il est alors préférable d’opter pour un système mobile de lecture de codes à barres. Ce dernier est l’un des outils qu’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») permet d’utiliser.

Bref, en comptant vos marchandises reçues, par un décompte manuel ou avec l’aide de la technologie, vous disposerez d’une image fidèle de la situation de vos stocks. Il s’agit d’un bon point de départ pour répondre adéquatement aux attentes de la clientèle!

2- Utiliser un chiffrier électronique

Dès que la gestion des stocks devient un peu complexe, le chiffrier électronique est dépassé par les événements. Ce dernier dépend d’une entrée de données manuelle : il est à la merci des risques d’erreurs qu’elle comporte. De plus, le chiffrier n’offre aucun indicateur de gestion pour vous épauler dans la prise de décisions et aucun moyen de connaître les quantités détenues en temps réel.

L’ERP propose plusieurs outils pour optimiser la gestion de la marchandise. Vous pourriez, par exemple, déterminer un niveau de stocks minimal à respecter. De cette façon, vous ne seriez pas pris au dépourvu lors d’une hausse soudaine de vos ventes ou d’une rupture de stock auprès de votre principal fournisseur. Un ERP permet aussi de réserver des produits en voie d’être reçus à l’entrepôt pour traiter des commandes plus urgentes de certains clients.

3- Dépendre d’un seul fournisseur

Avoir une belle relation de collaboration avec votre fournisseur de confiance est un avantage certain. Mais qu’arriverait-il si celui-ci éprouvait des difficultés temporaires l’empêchant de répondre pleinement à la demande? Assurez-vous d’entretenir une relation avec des distributeurs secondaires. Ces derniers pourraient prendre le relais dans l’éventualité que le premier soit incapable de livrer les produits dont vous avez désespérément besoin. Ces ressources doivent être situées à proximité de vos installations pour réduire les délais et les coûts d’expédition.

Toute PME a avantage à travailler avec ses fournisseurs pour que les produits requis soient livrés au fur et à mesure de ses besoins. Certains de vos partenaires seront disposés à vous fournir une livraison dite « juste à temps ». Vous pourriez ainsi planifier l’arrivage de nouveaux produits juste avant l’épuisement de vos stocks.

4- Gérer les stocks en silo

La gestion des stocks en silo est une erreur fréquemment commise par les PME ayant plusieurs filiales. Par exemple, un entrepôt peut avoir plusieurs produits qui dorment, alors qu’un autre peut être en rupture de stock pour les mêmes produits. Si elles n’ont pas le même outil de gestion des stocks, elles ne sont pas en mesure de s’entraider.

Une gestion centralisée des stocks élimine la perte de temps et les coûts associés à ce problème. En effet, relier les emplacements entre eux permet d’optimiser cette gestion. Le transfert des marchandises d’un endroit à un autre est ainsi facilité. Il est également possible de suivre précisément les mouvements de marchandise pour l’ensemble des activités de l’entreprise.

La gestion des stocks est un art en soi. Pour en apprendre davantage sur le sujet, la Banque de développement du Canada (BDC) propose de suivre quatre étapes pour améliorer votre gestion des stocks.