De nos jours, les gestionnaires financiers ont plusieurs préoccupations. Le milieu des technologies de l’information (TI) est en constante évolution et les entreprises doivent s’adapter aux changements. Un véritable défi qui bouleverse les modèles d’affaires tout en créant de nouvelles opportunités.

La sécurité des données

Assurer la confidentialité des renseignements personnels est une bataille constante et incessante pour tous les gestionnaires financiers en 2018. De nombreuses sociétés ont fait la manchette après que plusieurs de leurs données importantes eurent été diffusées sur Internet. Pour éviter que cela arrive à votre entreprise, mettez en place une politique de confidentialité globale et logique comprenant entre autres l’acquisition et la maintenance d’un système de sécurité pour vos données. Une stratégie de sécurité informatique ciblée et adéquate est un bon investissement, car elle réduira significativement les coûts et les tracas à venir en cas d’attaque.

La gouvernance des données

Les gestionnaires financiers et leurs employés doivent traiter quotidiennement un nombre toujours plus grand de données. Ces données peuvent coûter cher à une entreprise lorsqu’elles ne sont pas bien exploitées. Une étude d’IBM de 2016 estime d’ailleurs que les données de mauvaise qualité coûtent plus de 3 billions de dollars annuellement aux entreprises, et ce, uniquement aux États-Unis. En fait, seulement 3 % des données recueillies seraient acceptables, selon cette autre étude. La gouvernance des données constitue ainsi la politique d’utilisation des données au sein d’une entreprise. Il s’agit de leur donner de la valeur en les exploitant adéquatement. Par exemple, après avoir analysé les données de vos clients, vous pourriez mettre au point de nouveaux produits et services pour répondre davantage à leurs besoins. Vous pourriez également faire de la maintenance prédictive, c’est-à-dire récolter de l’information sur votre équipement, par exemple, pour mieux planifier les entretiens et mieux prévoir les bris et les pannes. Les possibilités sont infinies. Pour réussir à obtenir des résultats concrets, l’utilisation des données doit toutefois être rattachée à des objectifs précis. Il s’agit donc de mettre en place une stratégie visant à transformer de l’information en valeur.

Évaluer le besoin d’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle (IA) est sur toutes les lèvres en ce moment. Selon le Accenture Report 2017: How AI Boosts Industry Profits and Innovation, elle a le potentiel de faire croître la profitabilité des entreprises de 38 % d’ici 2035. Il est déjà possible, dans plusieurs secteurs d’activités, de créer des logiciels d’IA permettant de prévoir les commandes et les comportements des clients. En aidant les entreprises à prendre des décisions plus judicieuses, plus intelligentes et plus rapides, l’IA permet d’accélérer la croissance et de prévenir les embûches. Toutefois, pour en tirer profit, il faut recueillir des données et bien les organiser. L’IA a besoin d’informations à digérer pour pouvoir travailler. Des milliards de dollars sont investis partout dans le monde dans le développement de l’IA, et le secteur financier n’y échappe pas. « On voit émerger toute une série de technologies financières, les fintechs, qui font appel à l’IA pour déterminer les besoins et les risques, dit Jean-François Gagné, président-directeur général d’Element AI. Les robots-conseillers, par exemple, cernent le profil des clients et leur attribuent une stratégie de placement. » Le défi actuel est donc de bien préparer les structures de l’industrie financière afin qu’elle soit prête à accueillir les grands bouleversements à venir.

L’alignement stratégique des TI

La technologie constitue l’un des plus importants postes de dépenses des entreprises, selon un constat de PwC. Ce secteur intéresse aussi de plus en plus les gouvernements qui veulent rester compétitifs à l’échelle internationale. Par exemple, en 2017-2018, le gouvernement fédéral a établi un nouveau record en investissant 12,1 milliards de dollars dans les activités scientifiques et technologiques, d’après un rapport de Statistique Canada. Pour être efficaces, les outils technologiques d’une société doivent cependant s’aligner avec l’ensemble de ses objectifs. Cet alignement consiste donc à s’assurer que la stratégie de développement technologique d’une entreprise va dans la même direction que sa stratégie générale. Bien implantée, cette technique permet de rester compétitif, et ce, à moindre coût.

Le contrôle des coûts : l’objectif ultime

Le contrôle des coûts n’est pas une préoccupation récente. Depuis toujours, les gestionnaires financiers des PME tentent de limiter leurs dépenses et de maximiser leurs profits. Malgré cela, il semble encore aujourd’hui que peu de sociétés maîtrisent cet aspect. Selon une étude de Wolters Kluwer, 61 % des PME considèrent l’incapacité à bien gérer les coûts comme la principale raison expliquant la faillite d’une entreprise. Plus près de chez nous, une étude canadienne identifiait les faiblesses de gestion comme l’une des quatre principales causes de la faillite. Peu importe le type de projet, vous devez vous fixer des objectifs clairs. De cette façon, vous pourriez prendre de meilleures décisions, tout en vous assurant que le rendement du capital investi est suffisant. Bref, l’impulsivité n’a pas sa place.

La formation des employés aux nouvelles technologies

Avec tous les changements technologiques qui se produisent dans les PME, vous devez vous entourer de personnes flexibles et motivées à apprendre de nouveaux outils. Des employés qui ne sont pas performants peuvent coûter cher à une entreprise. Selon un sondage effectué auprès de gestionnaires financiers par la société Robert Half, chaque semaine, les gestionnaires financiers gaspillent plus du quart de leur temps à former et à superviser des employés peu performants. Imaginez tout ce que vous pourriez faire avec ce temps de plus! Pour diminuer vos coûts, vous devez vous entourer de gens motivés, polyvalents et débrouillards. Pour y arriver, assurez-vous que le processus d’embauche est efficace. N’hésitez pas, par exemple, à évaluer les compétences des candidats au moyen de différents tests.

Des défis stimulants pour les gestionnaires financiers

Les prochaines années réservent de beaux défis aux gestionnaires financiers des PME. En plus de devoir jongler avec un nombre toujours plus grand de données, ils devront apprivoiser l’intelligence artificielle et former leurs employés aux nouvelles technologies. Et vous? Quelles sont vos plus grandes préoccupations?

Les PME qui songent à implanter un nouveau logiciel ERP ou à remplacer leur système ERP existant font face à un défi qui leur est propre. La gestion de leurs opérations peut se révéler aussi complexe que celle des entreprises de plus grande taille : gestion de la chaîne logistique, de la relation client, des opérations à l’étranger, etc. Leur système ERP doit donc souvent présenter un degré de sophistication similaire à celui des grandes multinationales pour répondre à leurs besoins variés.

Trop petite pour un si grand investissement?

Par contre, même si la gamme de fonctionnalités offertes par les grands fournisseurs de solutions ERP traditionnelles convient habituellement aux besoins des petites et moyennes entreprises, leur prix demeure prohibitif pour leur budget plus limité. En effet, la plupart des solutions ERP « classiques » ont été conçues pour être déployées et maintenues au sein même de l’entreprise. Par contre, les PME n’ont généralement pas les ressources informatiques nécessaires (équipe de techniciens et infrastructures TI, par exemple) pour assurer le déploiement, l’exploitation et le maintien à l’interne d’un tel système ERP. Elles doivent donc procéder à des investissements supplémentaires en matériel informatique, en infrastructures réseau et en personnel. Ces solutions ERP traditionnelles engendrent donc des coûts hors de portée pour la plupart des PME.

Trop grande pour les systèmes plus abordables?

De plus, de nombreuses solutions ERP plus abordables présentent moins de fonctionnalités, et elles ne répondent donc pas aux besoins requis par les PME dont les activités incluent la distribution, la vente au détail, les services, la fabrication ou les affaires à l’étranger. De plus, beaucoup de ces systèmes ERP ne sont pas assez flexibles et évolutifs pour prendre en charge l’intégration de nouvelles technologies afin d’évoluer au rythme de la croissance de l’entreprise.

Sacrifiez-vous la croissance au profit du statu quo?

Un nombre beaucoup trop élevé de ces entreprises reportent donc la décision d’implanter un nouveau système ERP parce qu’elles s’estiment trop petites pour justifier l’acquisition d’une solution ERP ou le remplacement de leur système actuel désuet. D’autres PME disent préférer éviter une dépense importante à court terme ou une interruption des opérations lors de l’implantation. Certaines ont toujours fonctionné sans ERP et estiment pouvoir poursuivre leurs activités efficacement dans l’état actuel des choses. Enfin, plusieurs entreprises estiment que les efforts nécessaires à l’interne pour implanter un logiciel ERP sont beaucoup trop importants.

Des raisons énoncées ci-dessus, la plus troublante est celle des entreprises qui disent naïvement (n’ayons pas peur des mots) avoir toujours pu gérer leurs activités sans logiciel ERP. Beaucoup croient qu’elles pourront continuer ainsi dans l’avenir. Il est possible de tirer deux conclusions : soit ces PME ne prévoient aucune croissance dans les années à venir, soit elles ne savent tout simplement pas à quel point leur environnement technologique actuel leur met des bâtons dans les roues.

Des conséquences sur vos opérations… et votre capacité concurrentielle

Ne pas utiliser de logiciel ERP peut avoir des conséquences potentiellement désastreuses : données redondantes ou inexactes, systèmes informatiques hétéroclites qui ne communiquent pas entre eux ou qui ne peuvent assurer le suivi des processus opérationnels, partage difficile des données, manque de collaboration à l’interne, et j’en passe.

Du côté des PME qui sont dotées d’un système ERP, certaines utilisent de vieux systèmes reposant sur des technologies désuètes, et hésitent à procéder à leur remplacement. Ce refus de passer à l’action comporte également son lot de conséquences, affectant ultimement leur capacité à demeurer concurrentielles. Les entreprises utilisant une version récente de leur système ERP surclassent systématiquement celles qui utilisent une technologie plus ancienne sur les points suivants : délai moyen de recouvrement des comptes clients, livraison complète dans les délais prévus, respect du calendrier fixé à l’interne, exactitude de l’inventaire, pourcentage d’exactitude des rapports, pourcentage de disponibilité des données en temps opportun, ainsi que satisfaction de la clientèle.

L’infonuagique : abordable et riche en fonctionnalités

Une PME ayant des objectifs de croissance ne peut donc pas se permettre de fonctionner sans logiciel ERP ou de s’entêter à utiliser un système obsolète. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions ERP à la portée de budgets plus modestes qui ne forcent pas les entreprises à sacrifier certaines fonctionnalités et qui ont une capacité évolutive. Il s’agit de regarder du côté des logiciels infonuagiques. En effet, certaines solutions ERP infonuagiques (cloud) présentent une richesse fonctionnelle surprenante et la flexibilité nécessaire pour évoluer avec la PME. De plus, comme ces solutions sont basées sur le Web (donc hébergées chez le fournisseur) et que les mises à jour sont généralement incluses, les PME qui choisissent cette avenue n’ont pas à acquérir de matériel informatique additionnel, à revoir leur infrastructure TI ou à embaucher du personnel pour assurer la maintenance du logiciel, et elles peuvent toujours bénéficier de la plus récente technologie. Autres avantages notables : elles sont généralement plus simples, et donc plus rapides à implanter, et elles sont accessibles de partout, en tout temps, et sur n’importe quel appareil (ordinateur portable ou non, tablette ou téléphone intelligent).

Alors, toujours convaincu que votre décision peut attendre?

La constante évolution des technologies peut représenter un défi pour la majorité des PME. Est-ce que votre PME a tout ce dont elle a besoin pour demeurer à l’avant-garde? Investir dans les technologies adaptées à votre entreprise permet d’augmenter la productivité de vos employés, de prendre de meilleures décisions et de fournir une expérience supérieure à vos clients, entre autres.

Pour la plupart des gestionnaires et des employés de PME, la priorité quotidienne est de faire rouler les affaires de l’entreprise. Cependant, ils réfléchissent aussi régulièrement à leurs plateformes technologiques actuelles et comment celles-ci ne répondent plus aux besoins de l’entreprise et ne leur permet plus de garder une longueur d’avance sur la concurrence. SMB Group, qui se concentre sur l’adoption et les tendances de la technologie sur le marché des petites et moyennes entreprises, dit que les compagnies devraient prendre des mesures pour régler ces préoccupations grandissantes.

Le nouveau livrel (« eBook ») du SMB Group – commandité par Acumatica, la plateforme technologique sur laquelle le logiciel de gestion Acumatica ERP est conçu – explique comment les entreprises peuvent innover et prospérer dans un milieu des affaires en évolution rapide en tirant profit des technologies.

La pérennité du succès des PME repose sur une plateforme ERP moderne

Entre 1965 et 1990, la durée moyenne des entreprises sur le S&P 500 allait en décroissant et il est prédit que cette tendance se maintiendra. Pourquoi des compagnies florissantes à leurs débuts se laissent-elles distancer par la compétition? En tant que PME, comment pouvez-vous éviter le même résultat? Selon le SMB Group, la technologie sous forme de logiciel de gestion infonuagique est la réponse.

Toujours selon le SMB Group : « Les entreprises utilisent la technologie pour créer de nouveaux modèles d’affaires, pour rehausser l’expérience de leurs clients et pour devenir plus efficientes. »

Mais il est aussi vrai que de décider d’investir dans une nouvelle technologie représente un changement majeur, et qu’il peut être difficile à faire. L’investissement sera-t-il rentable? Le SMB Group répond par l’affirmative. En consultant ce livrel, vous :

 

Le SMB Group décrit le PGI infonuagique comme étant « la rampe de lancement dont votre entreprise a besoin pour pouvoir innover dans le futur. » Essentiellement, si vous choisissez une plateforme ERP moderne aujourd’hui, vous avez déjà une longueur d’avance.

Implanter une solution ERP développée dans et pour le nuage est ce que les PME futées incluent dans leurs plans technologiques et d’affaires et, selon SMB Group, celles qui ne sont toujours pas passées à l’action mettent le futur de leur entreprise en péril.

Vous avez une bonne idée des coûts associés à l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») en entreprise. Vous vous demandez cependant si le jeu en vaut la chandelle. Après tout, ce système devrait être un tremplin pour votre PME, et non un fardeau financier. Mais que ce soit par l’amélioration de vos ventes annuelles ou par la réduction de vos frais d’exploitation, le PGI contribue assurément à faire gonfler vos profits. Vous n’êtes pas convaincu? Découvrez dans cet article trois excellentes raisons d’implanter dès maintenant un système ERP dans votre PME.

1- Une occasion payante de repenser vos processus

Il y a plus d’une façon d’améliorer votre rentabilité. Comme le rappelle la Banque de développement du Canada (BDC) dans un billet, vous pouvez entre autres réduire vos coûts, hausser vos prix ou éliminer des produits et des clients non rentables. Avant de prendre une décision, il faut toutefois évaluer rigoureusement chaque option envisagée. Et c’est justement là qu’intervient un ERP performant. En vous offrant une visibilité à 360 degrés de vos activités, il vous aide à prendre la meilleure décision possible pour votre société.

Après avoir analysé les différentes données financières de votre entreprise, vous viendrez peut-être à la conclusion qu’un produit en particulier s’avère trop coûteux à produire pour les quelques ventes occasionnelles qu’il génère ou encore qu’un de vos clients ne vous paie jamais à temps. Bref, l’implantation d’un PGI est une occasion unique de repenser l’ensemble de vos processus. Cette meilleure efficacité aura sans aucun doute un impact positif sur votre rentabilité.

2- Améliorez votre trésorerie

Le module de gestion financière d’un ERP facilite la gestion de vos comptes clients. Il permet notamment de réduire le délai moyen de recouvrement des sommes qui vous sont dues. C’est une fonction que vous apprécierez certainement si vous recevez, mois après mois, des chèques en retard. Après tout, les paiements reçus tardivement diminuent votre marge de manœuvre.

Avec une meilleure gestion financière, vous pourrez améliorer vos flux de trésorerie et renforcer votre flexibilité financière. Toute votre organisation en tirera avantage. Par exemple, votre PME pourrait décider de s’attaquer à la dette. Vous paieriez ainsi moins d’intérêt, tout en augmentant vos profits. Avec un plus gros compte en banque, votre entreprise pourrait enfin acquérir ce fameux concurrent et devenir chef de file dans son domaine, si ce n’est pas déjà le cas. Et il ne s’agit là que d’un exemple parmi d’autres pour illustrer les avantages potentiels d’un tel système informatique.

3- L’ouverture d’un nouveau site pour stimuler vos ventes

Un logiciel de gestion ne sert pas uniquement à acquérir d’autres entreprises. Il peut aussi aider votre PME à faire croître ses ventes de façon organique. En effet, un ERP permet la budgétisation optimale de tous vos projets d’affaires.

À titre d’exemple, vous pourriez décider d’ouvrir un nouveau site pour stimuler vos ventes. En fonction de votre secteur d’activité et de vos besoins, vous pourriez ouvrir un nouvel hôtel, un autre restaurant, ou un centre de distribution qui ferait l’envie de vos concurrents. Peu importe le projet envisagé, le PGI sera le meilleur allié pour vous accompagner dans cette expansion géographique.

Si vous implantez un ERP en mode infonuagique, la collaboration entre les différentes équipes de travail sera optimisée, même à des milliers de kilomètres à la ronde. Sauvegardées dans le nuage, vos données peuvent effectivement être utilisées n’importe où, n’importe quand et par n’importe quel utilisateur autorisé. Vos employés installés dans votre nouveau site auront accès aux mêmes informations que les employés travaillant au siège social. De plus, nul besoin d’investir des sommes additionnelles dans de coûteux serveurs informatiques. Voilà une autre occasion de réaliser des économies d’échelle!

Des effets bénéfiques à long terme

Avec un cycle de vie pouvant s’étirer sur une période de sept à dix ans, possiblement plus longtemps dans le cas d’une solution infonuagique, un ERP représente un excellent investissement à long terme. Ses avantages, comme on l’a vu, sont nombreux. Il peut contribuer à hausser votre chiffre d’affaires, réduire vos dépenses d’exploitation et devenir un allié inestimable lors de l’ouverture de nouveaux sites. 

Dans un monde idéal, ERP et CRM joueraient bien ensemble. Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) automatisent les processus qui se concentrent sur l’identification et sur la satisfaction des clients. Cependant, comme tous les systèmes ERP et CRM ne sont pas créés égaux, l’intégration de ces produits dépend des caractéristiques des produits choisis et des plateformes technologiques sous-jacentes qu’ils utilisent.

Les logiciels ERP de première génération manquaient souvent d’outils essentiels pour la prévision de la demande et la gestion des clients, de sorte que les premiers logiciels CRM étaient généralement un progiciel autonome avec une base de données distincte.

Aujourd’hui, le logiciel CRM n’est plus considéré comme un module logiciel distinct à «boulonner» à une suite ERP. Les utilisateurs d’ERP s’attendent désormais à ce que les solutions métier comme CRM fonctionnent de manière transparente avec le système ERP. Cette intégration est particulièrement critique pour les petites et moyennes entreprises (PME), car elle signifie une charge informatique réduite et des investissements sur site dédiés à la synchronisation des systèmes et à la formation de nouveaux utilisateurs.

Depuis quelques années, les choix d’investissement des PME semblent refléter une préférence marquée pour des solutions connectées et mobiles. Les employés possèdent désormais en moyenne plus de 3 appareils mobiles, et les entreprises permettent de plus en plus le travail à distance.

Les avantages d’avoir une solution CRM connectée à votre logiciel ERP

L’identification de nouveaux clients potentiels est importante pour développer une entreprise. Cependant, c’est la conversion de clients potentiels en clients générateurs de revenus réels qui est critique. L’identification et l’activation de nouveaux clients sont particulièrement importantes pour les petites et moyennes entreprises (PME). Les PME sont généralement en concurrence directe avec les grandes entreprises qui ont des avantages en termes de nombre de ressources (personnes) et de systèmes informatiques robustes (ERP et CRM).

La gestion efficace des clients potentiels, des contacts, des opportunités et des comptes clients est impérative si vous prévoyez avoir une entreprise prospère. Savoir ce qui se passe à chaque étape du cycle de vente (marketing, devis, vente, livraison et assistance après-vente) nécessite un système de gestion client standardisé que toute l’organisation peut utiliser.

À mesure qu’une entreprise se développe, il est toujours nécessaire de standardiser le système et de mettre en place des directives opérationnelles. Si elle ne le fait pas, sa croissance sera limitée. Un système CRM suivra le parcours client, de la création de l’opportunité jusqu’à sa conclusion. Les avantages d’avoir une solution ERP infonuagique connectée à votre CRM sont nombreux :

1. Accès à l’échelle de l’entreprise aux données en temps réel

Un certain nombre de vos employés vont interagir avec les clients. Le représentant des ventes est le premier contact. Il documente le parcours de vente, puis achemine le client à l’entrepôt ou au service après-vente pour gérer la commande ou le service du client. Et le service financier entre en scène, gérant les processus de facturation et de comptabilité.

Avec un logiciel CRM connecté et intégré à votre solution ERP, chaque service a accès aux mêmes données (synchronisées) à partir d’une seul système, et ce en temps réel. Ce partage d’informations favorise la collaboration à l’échelle de l’entreprise, et la satisfaction des clients est plus grande parce que tout le monde dispose des informations nécessaires pour répondre aux demandes des clients.

2. Gagnez du temps avec une gestion améliorée des devis et des commandes

Avec le bon logiciel CRM, vous pouvez créer des devis et des propositions facilement, et les transformer tout aussi aisément en commandes au sein de votre solution ERP infonuagique intégrée. Cette fonctionnalité automatisée offre un gain de temps et une convivialité imbattables appréciés par les employés et les clients.

3. Les informations consolidées améliorent la visibilité et les prévisions

La plupart des équipes commerciales ont des réunions hebdomadaires et / ou mensuelles pour vérifier l’état des opportunités et des prospects. Lorsque les informations sont regroupées dans une seule application CRM et ERP, le temps nécessaire à la préparation des réunions est considérablement réduit, car la direction a déjà une visibilité sur l’ensemble du processus.

De plus, le fait d’avoir une seule source pour les informations critiques de votre entreprise vous permet d’analyser le cycle de vie du client, d’améliorer l’efficacité et d’augmenter les conversions.

Quel CRM et ERP devriez-vous choisir?

Les avantages d’un système CRM et ERP intégré incluent une productivité accrue, une meilleure prise de décision, une augmentation des bénéfices et, surtout, des clients satisfaits. Alors, comment choisissez-vous le logiciel CRM parfait pour vous et pour votre entreprise? Vous devriez envisager celui qui fait partie intégrante d’une solution ERP dans le nuage moderne.

L’une des caractéristiques uniques de la solution CRM d’Acumatica ERP est qu’elle est entièrement intégrée avec la plateforme d’Acumatica. Vous n’avez pas à traiter de l’information à des endroits différents. Cela signifie que tout le monde a accès aux mêmes informations, qu’il s’agisse d’un employé du marketing, des ventes, du soutien client ou des finances.

Le CRM est un outil précieux qui offre une approche d’équipe pour les ventes et le service. Il comprend un portail en libre-service client et le complément CRM pour Microsoft Outlook, qui fonctionne avec le courrier électronique entrant et sortant dans Outlook, permettant aux utilisateurs :

 

Bien que les avantages des logiciels ERP et CRM intégrés puissent aider les PME à identifier de nouveaux clients potentiels et à faciliter la croissance, le coût d’installation et de maintenance de ces systèmes est souvent hors de portée. Cependant, l’infonuagique change cela.

Les solutions ERP et CRM hébergées dans le nuage sont un moyen rentable pour les PME de développer leurs activités. L’obtention d’un accès à de tels systèmes requiert un investissement en argent plus petit que pour les logiciels sous licence classiques.

Des conseils pour une mise en oeuvre réussie

Assurer une transition en douceur des logiciels CRM et ERP traditionnels et déconnectés vers une solution unique, moderne et intégrée se résume à une chose : la communication.

Assurez-vous de faire part à votre équipe de votre plan d’intégration de vos systèmes CRM et ERP… avant de le mettre à exécution. Ils apprécieront que vous ne les ayez pas surpris. Ils auront également le temps d’examiner les avantages et de formuler des idées sur ce à quoi ils aimeraient que l’intégration ressemble.

Un autre élément essentiel à l’adoption réussie de la technologie est l’adhésion du leadership. Une fois que vous avez clairement communiqué le fait que l’équipe de direction est à bord avec l’intégration CRM et ERP, ainsi que les nombreux avantages associés à cette décision, les étapes suivantes aideront à faire de la mise en œuvre une expérience réussie pour votre entreprise :

1. Comprendre à quoi ressemblera votre processus de vente avant d’acheter une solution CRM et avant de procéder à l’implémentation

Votre méthodologie de vente sera différente selon le type d’industrie, les clients et les produits que vous proposez. Définissez votre processus de vente et adaptez votre solution CRM à ce processus. Assurez-vous que la solution que vous choisissez est suffisamment personnalisable pour vous offrir la flexibilité dont vous avez besoin.

Il est recommandé de penser à votre entreprise, non seulement comme elle l’est aujourd’hui, mais comme elle sera dans deux, trois ou cinq ans, et de prendre votre décision en fonction des informations démographiques et prospectives que vous souhaitez attirer à l’avenir.

2. Éviter une implantation « Big Bang »

Demandez à votre équipe commerciale de saisir de petites données dans le système. Ensuite, montrez-leur une petite quantité d’informations qu’ils peuvent en tirer. Au fur et à mesure qu’ils s’habitueront à travailler avec le système – en y insérant de plus en plus d’informations – ils comprendront tous les renseignements qu’ils pourront en tirer et tous ceux qu’ils pourront obtenir sur leurs clients.

3. Fournir une formation appropriée et la possibilité de fournir des commentaires

Vous allez vouloir dispenser une formation appropriée, en expliquant aux employés ce qu’ils retireront du nouveau système CRM et ERP. Ne vous attendez pas à ce qu’ils changent complètement leurs processus de vente sans disponibilité pour vous donner des commentaires. Chaque fois que quelque chose est nouveau, c’est un peu difficile de l’adopter pour la plupart des gens. C’est un effort de collaboration entre toutes les équipes afin que vous puissiez partager plus facilement des informations, ce qui devient gagnant-gagnant pour toute l’organisation.

Prêt à faire le saut?

Vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel infonuagique Acumatica ERP? Communiquez avec notre équipe et commencez à gérer les prospects, à améliorer les conversions, à mesurer les performances des campagnes et bien plus encore, et ce de partout.

Un nombre important d’entreprises en distribution ont encore aujourd’hui un accès relativement limité aux affaires électroniques que ce soit par manque de ressources (humaines ou financières), par manque d’expertise, ou plus simplement par manque de produits adaptés à leur réalité.

Qu’il s’agisse d’échanges d’information ou de transactions, les systèmes de gestion d’une PME peuvent désormais communiquer directement avec les systèmes de ses fournisseurs, partenaires, banques, clients, employés, gouvernements ou avec son professionnel comptable.

Un progiciel de gestion d’entreprise (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais ERP) est un système conçu pour répondre à ces besoins de façon simple et rapide. Il permet aux entreprises de gérer la plupart de leurs activités de façon centralisée et fournit de l’information à jour sur des éléments cruciaux comme les budgets et la croissance des revenus.

Contrairement aux systèmes en vase clos, un ERP sert de guichet central pour gérer efficacement les moindres rouages de l’entreprise en distribution. Bien qu’il s’agisse d’un exercice parfois complexe, surtout pour la PME, une telle stratégie peut comporter de nombreux avantages, parmi lesquels :

 

Les organisations doivent alors se demander lesquelles de leurs activités de distribution se prêteraient le mieux à des réductions de coûts, à des gains d’efficacité et de rentabilité ou à plus de flexibilité dans leurs opérations. Voici cinq façons dont une solution ERP peut vous aider à continuer de faire croître votre PME :

Rehausser l’efficacité de la gestion financière

Malgré les caractéristiques propres à chacune, les entreprises aspirent toutes à gérer leurs finances le plus efficacement possible. Trop souvent, un manque d’organisation des systèmes leur complique la tâche.

Un logiciel de gestion met fin aux suivis inefficaces fondés sur une série de tableurs et aux opérations manuelles qui prennent tant de temps et laissent trop de place à l’erreur humaine. Une PME doit pouvoir compter sur des renseignements exacts, présentés de manière systématique et efficace, pour jouir d’une perspective optimale sur l’entreprise et ses opérations.

Les systèmes de paiement et de facturation donnent aussi bien des maux de tête à quiconque essaie de s’en sortir avec un logiciel désuet ou des outils inadéquats. Le meilleur des employés a aussi ses limites. Et il en va de même de votre comptable.

Un surcroît de travail entraîne tôt ou tard des erreurs. Le recours à un ERP équivaut plus ou moins à l’embauche d’un assistant pour vous épauler dans vos tâches quotidiennes. Grâce à un logiciel de gestion approprié, l’entreprise sera en mesure de mieux organiser les paiements et d’automatiser la facturation, jonglant au besoin avec les devises.

Améliorer la gestion des opérations et la chaîne logistique

L’ERP procure une vue d’ensemble des activités d’une entreprise et permet aux dirigeants d’examiner avec soin les éléments importants, comme la rentabilité, les coûts et la gestion du budget.

La gestion des stocks est un défi pour toutes les PME en croissance. Elles doivent détenir un nombre suffisant de produits en stock pour répondre adéquatement à la demande, tout en s’assurant de ne pas trop en commander.

Après tout, aucune entreprise ne veut se retrouver avec des centaines d’articles qui dorment dans ses entrepôts. Un ERP permet aussi de réserver des produits en voie d’être reçus à l’entrepôt pour traiter des commandes plus urgentes de certains clients.

Vous pourriez, par exemple, déterminer un niveau de stock minimal à respecter. De cette façon, vous ne seriez pas pris au dépourvu lors d’une hausse soudaine de vos ventes ou d’une rupture de stock auprès de votre principal fournisseur.

La gestion des stocks en silo est aussi une erreur fréquemment commise par les PME ayant plusieurs filiales. Par exemple, un entrepôt peut avoir plusieurs produits qui dorment, alors qu’un autre peut être en rupture de stock pour les mêmes produits. Si elles n’ont pas le même outil de gestion des stocks, elles ne sont pas en mesure de s’entraider.

Le juste équilibre n’est pas toujours facile à trouver, et les embûches sont nombreuses dans la chaîne d’approvisionnement. Découvrez les erreurs fréquentes dans la gestion des stocks.

Offrir une meilleure expérience client

Les clients aiment les réponses précises, basées sur des informations mises à jour en continu. Avec un chiffrier, vos agents du service à la clientèle risquent cependant de ne pas avoir la dernière information disponible. Ils doivent attendre qu’un préposé à l’entrepôt mette à jour le tableur, ce qui peut occasionner un délai involontaire dans la réponse à leurs interlocuteurs.

Avec un logiciel de gestion, tous les employés concernés, qu’ils se trouvent au siège social ou dans un entrepôt, ont immédiatement accès aux données les plus fiables, qu’ils peuvent ensuite transmettre facilement aux clients.

Cette plus grande efficacité au quotidien améliore évidemment le traitement des livraisons. En raison de l’automatisation des bons de commande et de la création simplifiée des bordereaux d’expédition, vos équipes seront en mesure d’accomplir plus rapidement leurs tâches. Les livraisons prendront moins de temps à être acheminées et les ventes suivront la tendance à la hausse espérée.

Stocker les données sécuritairement

La gestion de données repose en grande partie sur la sécurisation des documents d’entreprise et de la mise en place de processus structurés. Un incident de comptes piratés ou de données volées risque d’inspirer des craintes à tout entrepreneur.

Le pirate informatique qui veut subtiliser les données clients d’une PME dotée d’une solution de gestion aura du fil à retordre. Il aura en effet à déjouer plusieurs mécanismes de sécurité complexes. En revanche, le pirate n’aura aucun mal à s’immiscer dans le poste de travail d’un employé pour subtiliser une liste de clients en format Excel.

Imaginez ce qui pourrait résulter de la publication d’un tel document sur Internet ‒ il y aurait là de quoi entacher lourdement une réputation. En bref, une solution ERP simplifie la gestion des clients actuels et potentiels des entreprises en distribution, tout en mettant les données à l’abri.

Permettre aux dirigeants en déplacement d’accéder aux données

Les chefs d’entreprise à forte croissance ont bien trop à faire pour composer avec des systèmes incapables de tenir le rythme. Pensons à une grande firme comptable qui a pris beaucoup d’expansion dans les dernières années. Les membres de son comité exécutif sont toujours sur la route pour affaires.

En période de pointe, ils sont à l’extérieur de la ville environ deux semaines par mois, allant à la rencontre de clients et surveillant l’évolution des opérations en cours. Comme ils sont souvent en déplacement, ils doivent pouvoir compter sur un système de gestion accessible à partir de n’importe quel appareil.

Or, beaucoup de systèmes logiciels requièrent une installation sur poste individuel et ne peuvent être utilisés au moyen d’une tablette. Un ERP résout le problème en permettant aux utilisateurs de travailler de n’importe où, pourvu qu’ils aient une connexion Internet. Les dirigeants pourront ainsi superviser les éléments clés de l’entreprise, où qu’ils soient.

Est-il temps de changer votre système ERP?

Choisir un ERP adapté aux besoins de votre entreprise en distribution est primordial. L’implantation d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.

Une solution ERP n’est rien de moins qu’une plateforme économiquement avantageuse qui centralise la gestion des finances, des opérations et des données. Une solution ERP permet à la fois de suivre les coûts et les opérations, tout en facilitant l’accès et la génération des rapports pertinents.

Consultez nos histoire de succès ou communiquez avec notre équipe ACCEO ERP pour en savoir plus sur la plateforme Acumatica.

Les logiciels ERP en infonuagique permettent aux entreprises d’accéder à leurs applications professionnelles à tout moment et de n’importe où. Il n’y a aucun coût initial pour le matériel et les serveurs de données. Les services de soutien informatique sont peu ou pas nécessaires, car les mises à jour et les mises à niveau sont entre les mains de votre fournisseur de services. Par contre, l’un des inconvénients est que les coûts liés aux licences infonuagiques pourraient freiner votre croissance.

Une tarification basée sur vos besoins

  • Les applications que vous souhaitez utiliser maintenant (toutes les applications sont intégrées et peuvent être ajoutées à tout moment)

  • Le type de licence que vous choisissez (abonnement SaaS, abonnement au nuage privé ou licence perpétuelle privée) avec la possibilité de changer sans pénalité

  • Votre niveau de consommation projeté (basé sur le volume de vos transactions commerciales et de votre stockage)

 

Étant donné que votre niveau de consommation augmente et diminue au fil du temps, vous pouvez augmenter ou diminuer au besoin vos niveaux de ressources et de stockage de données. De plus, comme vous n’avez pas à vous soucier de payer pour une licence par utilisateur, chaque employé peut accéder à votre solution ERP infonuagique en même temps, ce qui signifie que tous vos employés ont accès aux données en temps réel et peuvent prendre des décisions basées sur une «version unique de la vérité».

La facturation des ressources utilisées plutôt que par utilisateur a un impact important sur la capacité d’une entreprise à croître.

Propulsez votre croissance avec Acumatica ERP

Les entreprises de différents secteurs et ayant des besoins de gestion d’entreprise différents ont choisi nos tarifs abordables et basés sur la consommation plutôt que les licences restrictives de nos concurrents. Nos clients ajoutent en toute confiance des utilisateurs à tout moment, sachant que nous n’avons pas besoin de licences supplémentaires coûteuses pour le faire, qu’il s’agisse d’utilisateurs occasionnels, de fournisseurs ou de clients.

Ce que les clients disent de la structure de tarification moderne d’Acumatica ERP :

«Acumatica ERP était la solution la plus abordable avec une grande valeur. Il est sorti gagnant en raison de la licence utilisateur illimitée et de la personnalisation facile. »

«La licence d’Acumatica concerne les ressources et l’utilisation plutôt que le nombre d’utilisateurs dont vous disposez. Alors que nous entrons dans de nouveaux marchés, Acumatica ERP nous donne la confiance que nous pouvons gérer l’augmentation des transactions et la croissance avec facilité pendant de nombreuses années. »

« Les concurrents voulaient que nous payions par utilisateur, ce qui n’était pas abordable. »

Devenez une entreprise prospère

Votre entreprise, et celles – et celles de tous les secteurs – doit se développer si vous voulez qu’elle soit connectée et prospère.

Cette croissance est possible avec la tarification infonuagique ERP basée sur la consommation. Nous nous engageons à protéger votre entreprise contre les pratiques commerciales louches.

Si votre licence ERP en nuage actuelle entrave votre croissance, ne cherchez pas plus loin qu’Acumatica ERP. Nous pouvons vous aider à vous développer à moindre coût. Communiquez avec nos experts dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins.

Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour mesurer le bon fonctionnement d’une entreprise, comme la gestion, les employés et les outils qu’ils utilisent. Afin d’accroître la productivité de vos employés, vous pouvez entre autres leur offrir de la formation, encourager les initiatives et améliorer les communications. La technologie a également son rôle à jouer. D’ailleurs, saviez-vous que l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») peut contribuer à augmenter la productivité de vos employés? Voyez comment un logiciel de gestion bien intégré peut leur donner le coup de main dont ils ont besoin.

Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

L’implantation d’un ERP permet d’automatiser un nombre impressionnant de tâches manuelles répétitives souvent génératrices d’erreurs. Une fois ces tâches automatisées, vos équipes accomplissent un travail de meilleure qualité en moins de temps. Certains progiciels proposent même des façons de comprendre les processus et de les améliorer rapidement. Les employés et l’équipe de gestion peuvent ainsi revoir leurs pratiques ou en adopter de nouvelles.

Regroupement et partage d’information

Donner à un employé l’accès à un système informatique centralisé, c’est lui donner accès à de l’information fiable et consolidée, rapidement, sans intermédiaire humain. Les risques les plus courants pour les entreprises qui n’utilisent pas de PGI sont le dédoublement d’information, les ratés de synchronisation des données entre les différentes équipes et ultimement, la planification erronée basée sur de l’information inexacte.

Sans logiciel de gestion, vos équipes passent trop de temps à regrouper l’information nécessaire, à la sauvegarder pour eux-mêmes ou pour d’autres services de l’entreprise ou à bâtir des modèles de données en utilisant des méthodes de calcul différentes d’une équipe à l’autre. Les versions d’un même document se multiplient, tout comme le temps passé à trouver la bonne version. Votre ERP élimine ce frein indéniable à la productivité et rend disponible de l’information juste, à tout moment.

Communication améliorée

Un ERP a l’avantage de fournir en temps réel l’information nécessaire à vos équipes en utilisant les mêmes données de référence. Les rapports et les alertes qu’il propose assurent des communications rapides et efficientes en cas de problème. Votre logiciel de gestion peut servir à communiquer les changements de commande, à prévenir les erreurs de livraison et à mieux coordonner vos projets. Vous et vos employés avez accès à des données exactes, uniformes et que vous pouvez utiliser en toute confiance.

Qualité accrue des décisions

Les employés qui n’ont pas accès à de l’information de qualité prennent souvent des décisions improductives fondées sur une interprétation plutôt que sur des faits. Sans PGI, certains utilisent des données qu’ils ont colligées manuellement ou sont forcés de s’appuyer sur leur instinct ou des estimations pour prendre des décisions. Avec un ERP, le flou lié aux erreurs d’interprétation ou de calcul se dissipe pour laisser la place aux décisions prises sur la base de données exactes. Vous maximisez ainsi tous les efforts faits par vos équipes au quotidien.

Accès aux pratiques exemplaires de l’industrie

Des milliers d’entreprises ont implanté des logiciels de gestion avec succès en y intégrant leurs processus d’affaires. Ces processus standard, aujourd’hui intégrés à la plupart des PGI, reflètent les pratiques exemplaires de l’industrie et éliminent souvent la majorité des tâches routinières grâce à l’automatisation. L’implantation d’un ERP fait en sorte que ces pratiques exemplaires deviennent les vôtres. Vous profitez d’un gain de productivité avec un minimum d’efforts.

Des ressources utilisées à leur plein potentiel

Un avantage de taille de l’implantation d’un ERP est le gain en temps dont profite chacun de vos employés. En dégageant vos employés de tâches à faible valeur ajoutée, vous pouvez leur assigner des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’amélioration du service à la clientèle et la planification stratégique.

Meilleur service à la clientèle

Les ERP peuvent permettre à vos clients de créer et de gérer leur compte client en ligne, de changer le détail de leur commande, et à vos employés de communiquer instantanément ces changements à l’entrepôt, par exemple. Les employés peuvent plus facilement respecter les délais et, ultimement, offrir une meilleure expérience client. Voilà de quoi donner confiance aux employés et améliorer leur productivité.

Meilleure planification stratégique

Les ERP améliorent aussi la productivité de vos gestionnaires qui peuvent de se concentrer sur la planification stratégique pendant que le système automatisé voit à la gestion des accès, des stocks, financière ou de projet. En effet, un PGI bien intégré à vos opérations offre un meilleur portrait des différentes sphères de l’entreprise, ce qui vous permet de mieux connaître ses forces et ses faiblesses.

Motivation égale productivité

Les logiciels de gestion intégrés avec succès rendent les tâches quotidiennes plus faciles à accomplir et diminuent le risque d’erreurs tout en motivant vos employés. Cette donnée n’est peut-être pas facilement quantifiable, mais il n’est pas faux de dire que des employés motivés sont aussi des employés plus productifs.

La section Tendances technologiques de cette infographie produite par la BDC illustre bien les avantages de l’évolution technologique pour les entreprises qui cherchent à gagner en productivité.

La sélection et l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») se font sur plusieurs mois. Ce ne sont donc pas des décisions à prendre la légère. Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez poser les bonnes questions à votre fournisseur d’ERP avant d’implanter un ERP dans votre entreprise. De cette façon, vous vous assurerez de choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins d’affaires.

Les questions de base

À quel type d’entreprise votre solution s’adresse-t-elle?

Demandez à votre fournisseur d’ERP de vous décrire le client type. Vous devriez savoir à qui la solution convient le mieux et pourquoi. Demandez aussi quelles autres PME comme la vôtre – même taille et même domaine – utilisent la solution depuis plus de deux ans. Vous saurez alors si votre fournisseur possède une expertise avec des entreprises semblables. À cette étape, il vous parlera sûrement des avantages et des inconvénients de sa solution. Prenez des notes et comparez-les à ce qu’offrent d’autres logiciels de gestion concurrents.

Vos implantations se sont-elles toutes bien déroulées?

La réponse vous aidera à mesurer le niveau d’expérience de votre fournisseur d’ERP et la qualité des apprentissages qu’il a faits au fil des implantations. Cette étape doit idéalement vous rassurer sur la qualité de sa solution et de son service post-implantation. Sur demande, un fournisseur de confiance n’hésitera pas à fournir des références d’entreprises. Communiquez avec les entreprises d’un secteur d’activité et d’une envergure semblables à la vôtre pour obtenir leur avis. C’est bon signe si plusieurs entreprises se disent satisfaites des services du fournisseur de PGI envisagé. Ce l’est moins si plusieurs sociétés vous font part de leur mécontentement.

Comment savoir si votre solution est celle qui profitera à notre entreprise?

À cette question, un fournisseur d’ERP diligent proposera habituellement de mener une analyse détaillée de vos besoins. Cette analyse requiert des rencontres avec vous et vos équipes pour recueillir de l’information. Vous pouvez aussi faire appel à un consultant externe pour réaliser cette tâche ou former une équipe à l’interne qui s’en occupera. Par la suite, les rencontres avec le fournisseur seront encore plus efficaces. Le rôle du fournisseur consistera alors à tenir compte de vos besoins et à éliminer les zones grises avant l’implantation. Des rencontres post-implantation devraient également être suggérées par votre fournisseur, qui devra s’assurer que tout se passe bien.

Les questions techniques

Votre solution s’intègre-t-elle facilement à nos systèmes?

La plupart des solutions offrent des fonctionnalités de base dans une version dite « vanille ». Quelques ajustements suffisent souvent pour assurer une adaptation parfaite de la solution à vos besoins. Évitez les surprises en discutant des adaptations, des ajouts et des ajustements, et en les incluant dans le coût total de base de la solution. La clé réside dans la transparence. Discutez aussi de l’intégration de la solution à vos systèmes actuels. Vous voudrez avoir accès au savoir-faire et au soutien d’un partenaire d’expérience pour le type d’intégration et de configuration que vous souhaitez faire.

En combien de temps aurons-nous une solution fonctionnelle?

Votre fournisseur d’ERP devrait vous offrir une estimation réaliste comportant une faible marge d’erreur. Un plan des travaux et un échéancier détaillés devraient être au cœur de vos discussions après l’analyse des besoins. Un flou sur l’échéancier sous-entend souvent un dépassement de coûts potentiel.

Les questions plus corsées

Comment éviter les dépassements de temps et de budget?

Les dépassements de coûts post-implantation sont malheureusement courants. Cherchez un fournisseur d’ERP qui offre une tarification à coûts fixes pour garantir une certaine tranquillité d’esprit.

En plus du coût de base, n’hésitez pas à discuter des coûts récurrents, comme les frais d’exploitation, les mises à jour payantes et les investissements requis pour adapter l’ERP à l’évolution de votre entreprise. Demandez à votre fournisseur d’être précis.

Offrez-vous la formation et le soutien technique?

Il n’y a rien de pire que d’attendre des heures pour parler à un technicien. L’implantation d’un ERP comporte plusieurs étapes, et vos employés ne deviendront pas autonomes du jour au lendemain. Ils auront besoin de temps pour bien savoir comment utiliser leur nouvel ERP. Afin de faciliter leur apprentissage, prévoyez avec votre fournisseur d’ERP plusieurs séances de formation avant, pendant et après l’implantation. En plus de vous donner facilement accès à une équipe de formateurs qualifiés, votre fournisseur devrait vous offrir un soutien technique efficace. Veillez à convenir du mode de fonctionnement détaillé de ces éléments avant la signature du contrat.

Offrez-vous des garanties?

Comme le mentionne la BDC dans son guide L’achat d’un système ERP, sachez que des clauses peuvent être comprises dans le contrat de votre fournisseur d’ERP pour garantir une protection à l’achat de la solution. Ces clauses vont de la maintenance au soutien technique. Vous pouvez même ajouter une clause spécifique traitant de la propriété du code source de votre ERP dans l’éventualité où le fournisseur ferait faillite.

Le Groupe Blanchette – Maître Franchiseur est l’un des plus importants courtiers en franchises du Québec, qui se distingue par ses concepts novateurs dans les milieux de la restauration et du divertissement. Fondateur, développeur et exploitant d’une soixantaine d’adresses depuis sa création, le Groupe Blanchette présente un portefeuille des plus complets comptant une dizaine de marques avec ses concepts de franchises (SHAKER Cuisine & Mixologie, TARTAR Station, Frit’s Burgers & Poutines, Mexicano’s) et de licences (La P’tite Grenouille et Vaposhop). Guidé par son désir d’innover, le Groupe Blanchette désirait moderniser son système financier en se dotant d’une solution de gestion intégrée pour soutenir sa vision de développement de nouvelles franchises.

Les défis

Afin de poursuivre sa croissance, le Groupe Blanchette avait besoin de moderniser son système financier pour :

 

Solution

Après une démarche de sélection méthodique, le choix s’est arrêté sur le partenaire ACCEO et la plateforme Acumatica.

 

Résultats

Un an plus tard, l’entreprise tire également profit au quotidien de l’implantation de la plateforme d’Acumatica :

 

« L’accompagnement et la méthodologie de l’équipe d’ACCEO nous ont permis d’implanter dans les délais et dans le budget, et ce, dans un contexte de télétravail. Une année plus tard, nous sommes très satisfaits du retour sur investissement de la solution Acumatica (gains de temps, réduction de coûts, meilleur contrôle). Celle-ci a éliminé plusieurs irritants liés à notre ancien logiciel comptable. » – Hubert Lelievre, CFO, Groupe Blanchette – Maître Franchiseur

 

Est-il temps de remplacer votre logiciel ERP?

Parlez-nous de votre projet. Pour notre équipe, c’est l’occasion de contribuer au succès d’une entreprise locale et de mettre sur pied un partenariat gagnant.

Communiquez avec notre équipe ACCEO ERP pour en savoir plus sur la plateforme Acumatica.