Auteur/autrice : Bernard Ouellet

Les PME qui songent à implanter un nouveau logiciel ERP ou à remplacer leur système ERP existant font face à un défi qui leur est propre. La gestion de leurs opérations peut se révéler aussi complexe que celle des entreprises de plus grande taille : gestion de la chaîne logistique, de la relation client, des opérations à l’étranger, etc. Leur système ERP doit donc souvent présenter un degré de sophistication similaire à celui des grandes multinationales pour répondre à leurs besoins variés.

Trop petite pour un si grand investissement?

Par contre, même si la gamme de fonctionnalités offertes par les grands fournisseurs de solutions ERP traditionnelles convient habituellement aux besoins des petites et moyennes entreprises, leur prix demeure prohibitif pour leur budget plus limité. En effet, la plupart des solutions ERP « classiques » ont été conçues pour être déployées et maintenues au sein même de l’entreprise. Par contre, les PME n’ont généralement pas les ressources informatiques nécessaires (équipe de techniciens et infrastructures TI, par exemple) pour assurer le déploiement, l’exploitation et le maintien à l’interne d’un tel système ERP. Elles doivent donc procéder à des investissements supplémentaires en matériel informatique, en infrastructures réseau et en personnel. Ces solutions ERP traditionnelles engendrent donc des coûts hors de portée pour la plupart des PME.

Trop grande pour les systèmes plus abordables?

De plus, de nombreuses solutions ERP plus abordables présentent moins de fonctionnalités, et elles ne répondent donc pas aux besoins requis par les PME dont les activités incluent la distribution, la vente au détail, les services, la fabrication ou les affaires à l’étranger. De plus, beaucoup de ces systèmes ERP ne sont pas assez flexibles et évolutifs pour prendre en charge l’intégration de nouvelles technologies afin d’évoluer au rythme de la croissance de l’entreprise.

Sacrifiez-vous la croissance au profit du statu quo?

Un nombre beaucoup trop élevé de ces entreprises reportent donc la décision d’implanter un nouveau système ERP parce qu’elles s’estiment trop petites pour justifier l’acquisition d’une solution ERP ou le remplacement de leur système actuel désuet. D’autres PME disent préférer éviter une dépense importante à court terme ou une interruption des opérations lors de l’implantation. Certaines ont toujours fonctionné sans ERP et estiment pouvoir poursuivre leurs activités efficacement dans l’état actuel des choses. Enfin, plusieurs entreprises estiment que les efforts nécessaires à l’interne pour implanter un logiciel ERP sont beaucoup trop importants.

Des raisons énoncées ci-dessus, la plus troublante est celle des entreprises qui disent naïvement (n’ayons pas peur des mots) avoir toujours pu gérer leurs activités sans logiciel ERP. Beaucoup croient qu’elles pourront continuer ainsi dans l’avenir. Il est possible de tirer deux conclusions : soit ces PME ne prévoient aucune croissance dans les années à venir, soit elles ne savent tout simplement pas à quel point leur environnement technologique actuel leur met des bâtons dans les roues.

Des conséquences sur vos opérations… et votre capacité concurrentielle

Ne pas utiliser de logiciel ERP peut avoir des conséquences potentiellement désastreuses : données redondantes ou inexactes, systèmes informatiques hétéroclites qui ne communiquent pas entre eux ou qui ne peuvent assurer le suivi des processus opérationnels, partage difficile des données, manque de collaboration à l’interne, et j’en passe.

Du côté des PME qui sont dotées d’un système ERP, certaines utilisent de vieux systèmes reposant sur des technologies désuètes, et hésitent à procéder à leur remplacement. Ce refus de passer à l’action comporte également son lot de conséquences, affectant ultimement leur capacité à demeurer concurrentielles. Les entreprises utilisant une version récente de leur système ERP surclassent systématiquement celles qui utilisent une technologie plus ancienne sur les points suivants : délai moyen de recouvrement des comptes clients, livraison complète dans les délais prévus, respect du calendrier fixé à l’interne, exactitude de l’inventaire, pourcentage d’exactitude des rapports, pourcentage de disponibilité des données en temps opportun, ainsi que satisfaction de la clientèle.

L’infonuagique : abordable et riche en fonctionnalités

Une PME ayant des objectifs de croissance ne peut donc pas se permettre de fonctionner sans logiciel ERP ou de s’entêter à utiliser un système obsolète. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions ERP à la portée de budgets plus modestes qui ne forcent pas les entreprises à sacrifier certaines fonctionnalités et qui ont une capacité évolutive. Il s’agit de regarder du côté des logiciels infonuagiques. En effet, certaines solutions ERP infonuagiques (cloud) présentent une richesse fonctionnelle surprenante et la flexibilité nécessaire pour évoluer avec la PME. De plus, comme ces solutions sont basées sur le Web (donc hébergées chez le fournisseur) et que les mises à jour sont généralement incluses, les PME qui choisissent cette avenue n’ont pas à acquérir de matériel informatique additionnel, à revoir leur infrastructure TI ou à embaucher du personnel pour assurer la maintenance du logiciel, et elles peuvent toujours bénéficier de la plus récente technologie. Autres avantages notables : elles sont généralement plus simples, et donc plus rapides, à implanter, et elles sont accessibles de partout, en tout temps, et sur n’importe quel appareil (ordinateur portable ou non, tablette ou téléphone intelligent).

Alors, toujours convaincu que votre décision peut attendre?

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En tant que distributeur, vous savez que le contrôle des stocks est un aspect majeur de votre entreprise. Il s’agit d’un investissement important, puisqu’afin de maintenir des quantités suffisantes de stocks pour répondre à la demande des clients, vous devez prévoir et maintenir un espace d’entreposage, acquérir un logiciel de gestion des stocks, effectuer des prises d’inventaires régulières et payer le personnel. Parce que tout ceci est coûteux, les entreprises vont souvent s’y attaquer en premier.

Pourtant, simplement couper dans les stocks sans avoir élaboré un plan peut s’avérer désastreux pour la santé financière d’une entreprise de distribution. En effet, cela peut mener à une augmentation des pénuries, des relances et des plaintes, et même causer des pertes d’occasions d’affaires.

Afin de prévenir ces situations fâcheuses, il importe de mettre en place une gestion des stocks efficace. Celle-ci doit prendre en compte deux volets : le suivi des stocks, afin de connaître les quantités pour chaque article, et le contrôle du réapprovisionnement, afin de contrer les pénuries tout en évitant de coûteux surplus de stocks difficiles à écouler.

Pour prendre en charge ces deux volets, les entreprises ont donc tout avantage à se doter d’un progiciel de gestion intégré (PGI, plus communément connu sous son appellation anglaise ERP). D’ailleurs, dans les analyses de justification des coûts sur le retour sur investissement (ROI), la réduction des stocks figure souvent au sommet de la liste des arguments en faveur de l’implantation d’une solution ERP.

En échafaudant votre plan de gestion des stocks, il est judicieux d’y intégrer des stratégies éprouvées. Voici quatre stratégies simples, mais efficaces, pour contrôler vos stocks de façon astucieuse :

1 – Maintenir des relevés d’inventaire précis

Gérer efficacement ses stocks sans connaître exactement les quantités en main relève de l’utopie. Si vous ne maintenez pas un système de suivi des stocks qui reflète de façon précise les mouvements de marchandise, vous risquez de ne pas être en mesure de remplir certaines commandes, et donc de décevoir des clients.

La précision de tout système de suivi des stocks repose sur des rapports de transactions exacts. Tout mouvement de stocks doit être consigné dans le système de suivi de façon rapide et précise. Cette stratégie n’est pas aussi facile à appliquer qu’elle en a l’air, car tout processus humain est sujet à l’erreur, aux retards et aux transactions perdues. Les employés affectés à cette tâche doivent donc être sensibilisés à l’importance de déclarer chaque article qu’ils déplacent.

Certaines tâches liées à la collecte de données d’inventaire peuvent être partiellement automatisées, habituellement à l’aide d’un lecteur de codes à barres. Ceci réduit l’effort consacré à la collecte de données ainsi que de nombreuses erreurs liées à la collecte manuelle.

Peu importe leur nature, les relevés d’inventaire sont sujets aux erreurs, et il est fréquent de constater que, en comptant des articles et en les comparant aux relevés, l’exactitude est inférieure à 50 %. Pour améliorer ce pourcentage tout en éliminant la cause des erreurs, la meilleure solution est la prise d’inventaire cyclique. En dénombrant un certain nombre d’articles chaque jour ou chaque semaine, selon leur importance, et en les consignant dans le système, vous pourrez mieux déceler la provenance des erreurs et prévenir celles-ci en corrigeant vos processus. Certaines entreprises réussissent ainsi à maintenir un taux élevé d’exactitude, parfois même supérieur à 98 %.

2 – Assurer une planification proactive

Il importe d’avoir une stratégie de réapprovisionnement optimale afin de planifier l’arrivage de nouveaux stocks juste avant que la marchandise actuelle soit épuisée. Il existe plusieurs approches en la matière.

Dans les situations les plus simples, la technique de seuil de commande peut être utilisée. Celle-ci peut être appliquée de plusieurs façons : parcourir l’entrepôt pour repérer les articles épuisés ou en quantité inférieure à l’habitude; entretenir un approvisionnement de réserve et, lorsque celui-ci est entamé, enclencher le processus de commande; ou encore, utiliser un système informatisé qui analyse les statistiques relatives à l’usage des articles et les délais de réapprovisionnement pour calculer les seuils de commande et le réapprovisionnement les plus avantageux pour chaque article.

Les distributeurs utilisent également parfois la technique de planification des besoins de distribution (PBD). Celle-ci s’appuie sur la prévision de la demande et remonte le réseau de distribution pour y associer les quantités requises pour minimiser les stocks tout en évitant leur rupture.

La gestion des stocks engendre des coûts, mais les ruptures de stocks peuvent nuire énormément à une entreprise. Il vous faut donc une méthode de gestion adaptée. Un système ERP offre des outils permettant une gestion des stocks proactive. Bien sûr, aucune méthode de planification du réapprovisionnement n’est parfaite, donc il est bien avisé de conserver un stock de sécurité.

3 – Miser sur l’amélioration

Il y a une corrélation directe entre la réduction des stocks et le risque de rupture. Un troisième facteur entre en jeu dans cette relation : la variabilité. Celle-ci comprend la fluctuation de la demande et de l’offre, y compris les erreurs d’exactitude des stocks. Il est impossible de prévoir toutes les variations, et il faut donc accepter un niveau de disponibilité des stocks (taux de couverture) inférieur à 100 %. Toutefois, en réduisant la variabilité, vous pouvez augmenter le taux de couverture sans augmenter vos stocks. Voici comment y arriver :

Améliorer l’exactitude des relevés (recours à l’inventaire cyclique)

Améliorer la précision des prévisions (collaboration avec les clients, les distributeurs)

Réduire les délais d’approvisionnement (amélioration de la précision des prévisions)

Rehausser la fiabilité (resserrement des procédures et des contrôles)

Envisager la mise en place de systèmes intégrés tels un ERP, un système de gestion de l’entrepôt et autres technologies pouvant améliorer l’exactitude

4 – Réduire les délais d’approvisionnement et la taille des lots

Les entreprises doivent maintenir les stocks à cause du délai d’approvisionnement. Plus celui-ci est long, plus vous devez maintenir des stocks (incluant le stock de sécurité) et commander des quantités importantes. La taille du lot de réapprovisionnement peut être calculée en équilibrant les coûts de commande et ceux de stockage pour déterminer la quantité de réapprovisionnement la plus économique. Une entreprise prospère minimisera ses dépenses en évitant le surstockage tout en réduisant les commandes.

Pour réduire la taille des commandes, il importe de diminuer le coût fixe de commande, ce qui comprend le coût et l’efficacité opérationnels du service des achats, de la réception et de l’inspection ainsi que de la manutention. Plusieurs technologies peuvent alléger le processus de commande. Vous pouvez aussi accélérer la réception et la manutention en faisant affaire avec des fournisseurs présélectionnés et en appliquant des principes d’assurance de la qualité.

Des stratégies gagnantes

Élaborer et appliquer une gestion des stocks efficaces peut vous sembler lourd et coûteux en temps, argent et efforts. Il faut garder en tête que tout ceci vous rapportera gros : amélioration du service et de la satisfaction des clients, réduction de l’investissement global à l’égard des stocks, réduction des commandes en souffrance, et baisse des perturbations et des coûts de relance. Le jeu en vaut chandelle!

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Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour mesurer le bon fonctionnement d’une entreprise, comme la gestion, les employés et les outils qu’ils utilisent. Afin d’accroître la productivité de vos employés, vous pouvez entre autres leur offrir de la formation, encourager les initiatives et améliorer les communications. La technologie a également son rôle à jouer. D’ailleurs, saviez-vous que l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») peut contribuer à augmenter la productivité de vos employés? Voyez comment un logiciel de gestion bien intégré peut leur donner le coup de main dont ils ont besoin.

Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

L’implantation d’un ERP permet d’automatiser un nombre impressionnant de tâches manuelles répétitives souvent génératrices d’erreurs. Une fois ces tâches automatisées, vos équipes accomplissent un travail de meilleure qualité en moins de temps. Certains progiciels proposent même des façons de comprendre les processus et de les améliorer rapidement. Les employés et l’équipe de gestion peuvent ainsi revoir leurs pratiques ou en adopter de nouvelles.

Regroupement et partage d’information

Donner à un employé l’accès à un système informatique centralisé, c’est lui donner accès à de l’information fiable et consolidée, rapidement, sans intermédiaire humain. Les risques les plus courants pour les entreprises qui n’utilisent pas de PGI sont le dédoublement d’information, les ratés de synchronisation des données entre les différentes équipes et ultimement, la planification erronée basée sur de l’information inexacte.

Sans logiciel de gestion, vos équipes passent trop de temps à regrouper l’information nécessaire, à la sauvegarder pour eux-mêmes ou pour d’autres services de l’entreprise ou à bâtir des modèles de données en utilisant des méthodes de calcul différentes d’une équipe à l’autre. Les versions d’un même document se multiplient, tout comme le temps passé à trouver la bonne version. Votre ERP élimine ce frein indéniable à la productivité et rend disponible de l’information juste, à tout moment.

Communication améliorée

Un ERP a l’avantage de fournir en temps réel l’information nécessaire à vos équipes en utilisant les mêmes données de référence. Les rapports et les alertes qu’il propose assurent des communications rapides et efficientes en cas de problème. Votre logiciel de gestion peut servir à communiquer les changements de commande, à prévenir les erreurs de livraison et à mieux coordonner vos projets. Vous et vos employés avez accès à des données exactes, uniformes et que vous pouvez utiliser en toute confiance.

Qualité accrue des décisions

Les employés qui n’ont pas accès à de l’information de qualité prennent souvent des décisions improductives fondées sur une interprétation plutôt que sur des faits. Sans PGI, certains utilisent des données qu’ils ont colligées manuellement ou sont forcés de s’appuyer sur leur instinct ou des estimations pour prendre des décisions. Avec un ERP, le flou lié aux erreurs d’interprétation ou de calcul se dissipe pour laisser la place aux décisions prises sur la base de données exactes. Vous maximisez ainsi tous les efforts faits par vos équipes au quotidien.

Accès aux pratiques exemplaires de l’industrie

Des milliers d’entreprises ont implanté des logiciels de gestion avec succès en y intégrant leurs processus d’affaires. Ces processus standards, aujourd’hui intégrés à la plupart des PGI, reflètent les pratiques exemplaires de l’industrie et éliminent souvent la majorité des tâches routinières grâce à l’automatisation. L’implantation d’un ERP fait en sorte que ces pratiques exemplaires deviennent les vôtres. Vous profitez d’un gain de productivité avec un minimum d’efforts.

Des ressources utilisées à leur plein potentiel

Un avantage de taille de l’implantation d’un ERP est le gain en temps dont profite chacun de vos employés. En dégageant vos employés de tâches à faible valeur ajoutée, vous pouvez leur assigner des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’amélioration du service à la clientèle et la planification stratégique.

Meilleur service à la clientèle

Les ERP peuvent permettre à vos clients de créer et gérer leur compte client en ligne, de changer le détail de leur commande, et à vos employés de communiquer instantanément ces changements à l’entrepôt, par exemple. Les employés peuvent plus facilement respecter les délais et, ultimement, offrir une meilleure expérience client. Voilà de quoi donner confiance aux employés et améliorer leur productivité.

Meilleure planification stratégique

Les ERP améliorent aussi la productivité de vos gestionnaires qui peuvent de se concentrer sur la planification stratégique pendant que le système automatisé voit à la gestion des accès, à la gestion de l’inventaire, à la gestion financière ou à la gestion de projet. En effet, un PGI bien intégré à vos opérations offre un meilleur portrait des différentes sphères de l’entreprise, ce qui vous permet de mieux connaître ses forces et ses faiblesses.

Motivation égale productivité

Les logiciels de gestion intégrés avec succès rendent les tâches quotidiennes plus faciles à accomplir et diminuent le risque d’erreur tout en motivant vos employés. Cette donnée n’est peut-être pas facilement quantifiable, mais il n’est pas faux de dire que des employés motivés sont aussi des employés plus productifs.

La section Tendances technologiques de cette infographie produite par la BDC illustre bien les avantages de l’évolution technologique pour les entreprises qui cherchent à gagner en productivité.

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Vous avez une bonne idée des coûts associés à l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») en entreprise. Vous vous demandez cependant si le jeu en vaut la chandelle. Après tout, ce système devrait être un tremplin pour votre PME, et non un fardeau financier. Mais que ce soit par l’amélioration de vos ventes annuelles ou par la réduction de vos frais d’exploitation, le PGI contribue assurément à faire gonfler vos profits. Vous n’êtes pas convaincu? Découvrez dans cet article trois excellentes raisons d’implanter dès maintenant un système ERP dans votre PME.

1- Une occasion payante de repenser vos processus

Il y a plus d’une façon d’améliorer votre rentabilité. Comme le rappelle la Banque de développement du Canada (BDC) dans un billet, vous pouvez entre autres réduire vos coûts, hausser vos prix ou éliminer des produits et des clients non rentables. Avant de prendre une décision, il faut toutefois évaluer rigoureusement chaque option envisagée. Et c’est justement là qu’intervient un ERP performant. En vous offrant une visibilité à 360 degrés de vos activités, il vous aide à prendre la meilleure décision possible pour votre société.

Après avoir analysé les différentes données financières de votre entreprise, vous viendrez peut-être à la conclusion qu’un produit en particulier s’avère trop coûteux à produire pour les quelques ventes occasionnelles qu’il génère ou encore qu’un de vos clients ne vous paie jamais à temps. Bref, l’implantation d’un PGI est une occasion unique de repenser l’ensemble de vos processus. Cette meilleure efficacité aura sans aucun doute un impact positif sur votre rentabilité.

2- Améliorez votre trésorerie

Le module de gestion financière d’un ERP facilite la gestion de vos comptes clients. Il permet notamment de réduire le délai moyen de recouvrement des sommes qui vous sont dues. C’est une fonction que vous apprécierez certainement si vous recevez, mois après mois, des chèques en retard. Après tout, les paiements reçus tardivement diminuent votre marge de manœuvre.

Avec une meilleure gestion financière, vous pourrez améliorer vos flux et renforcer votre flexibilité financière. Toute votre organisation en tirera avantage. Par exemple, votre PME pourrait décider de s’attaquer à la dette. Vous paieriez ainsi moins d’intérêt, tout en augmentant vos profits. Avec un plus gros compte en banque, votre entreprise pourrait enfin acquérir ce fameux concurrent et devenir chef de file dans son domaine, si ce n’est pas déjà le cas. Et il ne s’agit là que d’un exemple parmi d’autres pour illustrer les bénéfices potentiels d’un tel système informatique.

3- L’ouverture d’un nouveau site pour stimuler vos ventes

Un logiciel de gestion ne sert pas uniquement à acquérir d’autres entreprises. Il peut aussi aider votre PME à faire croître ses ventes de façon organique. En effet, un ERP permet la budgétisation optimale de tous vos projets d’affaires.

À titre d’exemple, vous pourriez décider d’ouvrir un nouveau site pour stimuler vos ventes. En fonction de votre secteur d’activité et de vos besoins, vous pourriez ouvrir un nouvel hôtel, un autre restaurant, ou un centre de distribution qui ferait l’envie de vos concurrents. Peu importe le projet envisagé, le PGI sera le meilleur allié pour vous accompagner dans cette expansion géographique.

Si vous implantez un ERP en mode infonuagique, la collaboration entre les différentes équipes de travail sera optimisée, même à des milliers de kilomètres à la ronde. Sauvegardées dans le nuage, vos données peuvent effectivement être utilisées n’importe où, n’importe quand et par n’importe quel utilisateur autorisé. Vos employés installés dans votre nouveau site auront accès aux mêmes informations que les employés travaillant au siège social. De plus, nul besoin d’investir des sommes additionnelles dans de coûteux serveurs informatiques. Voilà une autre occasion de réaliser des économies d’échelle!

Des effets bénéfiques à long terme

Avec un cycle de vie pouvant s’étirer sur une période de sept à dix ans, possiblement plus longtemps dans le cas d’une solution infonuagique, un ERP représente un excellent investissement à long terme. Ses avantages, comme on l’a vu, sont nombreux. Il peut contribuer à hausser votre chiffre d’affaires, réduire vos dépenses d’exploitation et devenir un allié inestimable lors de l’ouverture de nouveaux sites. Mais saviez-vous qu’un logiciel de gestion pouvait en faire encore plus pour votre entreprise? Téléchargez maintenant le guide gratuit intitulé « Comment un ERP peut aider votre PME à augmenter ses profits » pour prendre connaissance de ses autres bienfaits financiers.

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De nos jours, les gestionnaires financiers ont plusieurs préoccupations. Le milieu des technologies de l’information (TI) est en constante évolution et les entreprises doivent s’adapter aux changements. Un véritable défi qui bouleverse les modèles d’affaires tout en créant de nouvelles opportunités.

La sécurité des données

Assurer la confidentialité des renseignements personnels est une bataille constante et incessante pour tous les gestionnaires financiers en 2018. De nombreuses sociétés ont fait la manchette après que plusieurs de leurs données importantes eurent été diffusées sur Internet. Pour éviter que cela arrive à votre entreprise, mettez en place une politique de confidentialité globale et logique comprenant entre autres l’acquisition et la maintenance d’un système de sécurité pour vos données. Une stratégie de sécurité informatique ciblée et adéquate est un bon investissement, car elle réduira significativement les coûts et les tracas à venir en cas d’attaque.

La gouvernance des données

Les gestionnaires financiers et leurs employés doivent traiter quotidiennement un nombre toujours plus grand de données. Ces données peuvent coûter cher à une entreprise lorsqu’elles ne sont pas bien exploitées. Une étude d’IBM de 2016 estime d’ailleurs que les données de mauvaise qualité coûtent plus de 3 billions de dollars annuellement aux entreprises, et ce, uniquement aux États-Unis. En fait, seulement 3 % des données recueillies seraient acceptables, selon cette autre étude. La gouvernance des données constitue ainsi la politique d’utilisation des données au sein d’une entreprise. Il s’agit de leur donner de la valeur en les exploitant adéquatement. Par exemple, après avoir analysé les données de vos clients, vous pourriez mettre au point de nouveaux produits et services pour répondre davantage à leurs besoins. Vous pourriez également faire de la maintenance prédictive, c’est-à-dire récolter de l’information sur votre équipement, par exemple, pour mieux planifier les entretiens et mieux prévoir les bris et les pannes. Les possibilités sont infinies. Pour réussir à obtenir des résultats concrets, l’utilisation des données doit toutefois être rattachée à des objectifs précis. Il s’agit donc de mettre en place une stratégie visant à transformer de l’information en valeur.

Évaluer le besoin d’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle (IA) est sur toutes les lèvres en ce moment. Selon le Accenture Report 2017: How AI Boosts Industry Profits and Innovation, elle a le potentiel de faire croître la profitabilité des entreprises de 38 % d’ici 2035. Il est déjà possible, dans plusieurs secteurs d’activités, de créer des logiciels d’IA permettant de prévoir les commandes et les comportements des clients. En aidant les entreprises à prendre des décisions plus judicieuses, plus intelligentes et plus rapides, l’IA permet d’accélérer la croissance et de prévenir les embûches. Toutefois, pour en tirer profit, il faut recueillir des données et bien les organiser. L’IA a besoin d’informations à digérer pour pouvoir travailler. Des milliards de dollars sont investis partout dans le monde dans le développement de l’IA, et le secteur financier n’y échappe pas. « On voit émerger toute une série de technologies financières, les fintechs, qui font appel à l’IA pour déterminer les besoins et les risques, dit Jean-François Gagné, président-directeur général d’Element AI. Les robots-conseillers, par exemple, cernent le profil des clients et leur attribuent une stratégie de placement. » Le défi actuel est donc de bien préparer les structures de l’industrie financière afin qu’elle soit prête à accueillir les grands bouleversements à venir.

L’alignement stratégique des TI

La technologie constitue l’un des plus importants postes de dépenses des entreprises, selon un constat de PwC. Ce secteur intéresse aussi de plus en plus les gouvernements qui veulent rester compétitifs à l’échelle internationale. Par exemple, en 2017-2018, le gouvernement fédéral a établi un nouveau record en investissant 12,1 milliards de dollars dans les activités scientifiques et technologiques, d’après un rapport de Statistique Canada. Pour être efficaces, les outils technologiques d’une société doivent cependant s’aligner avec l’ensemble de ses objectifs. L’alignement stratégique consiste donc à s’assurer que la stratégie de développement technologique d’une entreprise va dans la même direction que sa stratégie générale. Bien implantée, cette technique permet de rester compétitif, et ce, à moindre coût.

Le contrôle des coûts : l’objectif ultime

Le contrôle des coûts n’est pas une préoccupation récente. Depuis toujours, les gestionnaires financiers des PME tentent de limiter leurs dépenses et de maximiser leurs profits. Malgré cela, il semble encore aujourd’hui que peu de sociétés maîtrisent cet aspect. Selon une étude de Wolters Kluwer, 61 % des PME considèrent l’incapacité à bien gérer les coûts comme la principale raison expliquant la faillite d’une entreprise. Plus près de chez nous, une étude canadienne identifiait les faiblesses de gestion comme l’une des quatre principales causes de la faillite. Peu importe le type de projet, vous devez vous fixer des objectifs clairs. De cette façon, vous pourriez prendre de meilleures décisions, tout en vous assurant que le rendement du capital investi est suffisant. Bref, l’impulsivité n’a pas sa place.

La formation des employés aux nouvelles technologies

Avec tous les changements technologiques qui se produisent dans les PME, vous devez vous entourer d’employés flexibles et motivés à apprendre de nouveaux outils. Des employés qui ne sont pas performants peuvent coûter cher à une entreprise. Selon un sondage effectué auprès de gestionnaires financiers par la société Robert Half, chaque semaine, les gestionnaires financiers gaspillent plus du quart de leur temps à former et à superviser des employés peu performants. Imaginez tout ce que vous pourriez faire avec ce temps de plus! Pour diminuer vos coûts, vous devez vous entourer d’employés motivés, polyvalents et débrouillards. Pour y arriver, assurez-vous que le processus d’embauche est efficace. N’hésitez pas, par exemple, à évaluer les compétences des candidats au moyen de différents tests.

Des défis stimulants pour les gestionnaires financiers

Les prochaines années réservent de beaux défis aux gestionnaires financiers des PME. En plus de devoir jongler avec un nombre toujours plus grand de données, ils devront apprivoiser l’intelligence artificielle et former leurs employés aux nouvelles technologies. Et vous? Quelles sont vos plus grandes préoccupations?

Vous désirez implanter prochainement un logiciel de gestion (mieux connu son son acronyme anglais « ERP ») au sein de votre société? Peu importe la raison évoquée (diminution des coûts, augmentation de la productivité, accroissement du chiffre d’affaires, etc.), vous devez pousser votre réflexion plus loin avant d’obtenir un devis des fournisseurs recommandés. Après tout, ce système deviendra la pièce maîtresse de votre infrastructure informatique. Si vous prenez une décision trop hâtive, vous risquez de choisir un ERP qui ne comblera pas tous les besoins de votre entreprise dans ce domaine. Voici donc les critères fondamentaux à considérer pour que l’ERP choisi devienne le tremplin souhaité pour vos affaires.

Les besoins actuels et futurs de votre entreprise

Pour faire un choix optimal, vous devez connaître les besoins technologiques qu’un ERP pourrait combler. Ayez une vision à plus long terme. En plus de dresser la liste des besoins actuels, pensez aux besoins futurs de votre entreprise. Cette évaluation des besoins est d’ailleurs tributaire de votre plan stratégique. En quoi consiste-t-il exactement? Le point de vue de tous les utilisateurs éventuels est essentiel pour déterminer les besoins critiques à combler. Vos collègues connaissent leur description de tâches, leurs activités quotidiennes et les défis rencontrés avec le système en place, le cas échéant. Ils doivent être consultés dès la première phase du projet.

La flexibilité du produit convoité

L’ERP vous accompagne pour une longue route, durant plusieurs années. La solution choisie doit être suffisamment flexible pour s’adapter aux activités futures de l’entreprise. En effet, les tendances de l’industrie ou vos projets d’expansion exigeront peut-être l’ajout de modules ou de fonctionnalités. Elle doit aussi permettre de suivre le rythme des évolutions technologiques à venir. La réalité d’aujourd’hui n’est pas nécessairement celle de demain! L’interface doit non seulement être modulable en fonction des besoins déterminés au préalable, mais aussi être simple, intuitive et au goût du jour, maintenant et pour des années à venir. Chose certaine, le déploiement d’un tel système demeure l’occasion rêvée de repenser vos processus.

La fiabilité et la pérennité de la solution envisagée

Avant d’arrêter votre choix sur un fournisseur, des renseignements sur l’éditeur doivent néanmoins être recueillis. L’expérience de celui-ci dans la conception de logiciel et la stabilité organisationnelle de l’équipe de développeurs sont deux données d’intérêt à prendre en compte. Vous pourriez aussi tenter d’obtenir des références sur la qualité du produit convoité. Et mieux vaut, peut-être, implanter un produit ayant déjà fait ses preuves dans votre domaine d’affaires! Puisqu’il s’agit de la pierre angulaire de votre infrastructure technologique, un ERP se doit d’être durable. Informez-vous notamment sur la fréquence des mises à jour, sur les fonctionnalités à venir et sur les pépins rencontrés dans la dernière année.

Le coût total du projet

Il n’y a pas que les frais initiaux à considérer. Pour vous permettre de comparer « des pommes avec des pommes », les fournisseurs sélectionnés doivent soumettre des propositions détaillées et conformes à votre évaluation des besoins. Exigez une estimation précise des coûts supplémentaires de programmation. Le devis doit évidemment tenir compte des charges d’implantation de l’ERP en entreprise et des frais afférents à la formation éventuelle des utilisateurs. Quoi qu’il en soit, une démarche systématique s’impose pour limiter les coûts associés aux choix d’un ERP. La Banque de développement du Canada (BDC) propose d’ailleurs un guide en 10 étapes pour sélectionner la technologie qui vous convient.

La qualité du soutien technique proposé

Il y a la technologie… et l’humain! Ce dernier est l’un des facteurs importants de réussite du projet. Le développeur doit proposer des options de dépannage, du soutien technique en cas de problème et des personnes-ressources en cas d’urgence. Vous ne voudriez pas faire face à une impasse en fin de journée, lorsqu’un rapport d’analyse se fait attendre en vue d’une prise de décision rapide. La mission du concepteur du logiciel ne s’arrête pas à l’étape de l’installation du système. Vous souhaitez creuser le sujet et bien choisir votre prochain système ERP? Téléchargez gratuitement notre guide pour découvrir une panoplie de conseils qui vous aideront à prendre une décision éclairée.

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Pour amorcer la discussion avec les décideurs de votre entreprise au sujet du rendement des investissements (RI, mieux connu sous son appellation anglaise ROI) d’un projet, d’un outil ou d’un produit, il est judicieux de commencer par un aperçu rapide des avantages. Par contre, discuter des bénéfices nets nécessite une analyse approfondie et des calculs complexes. Lorsqu’il est question du calcul du ROI des systèmes ERP, trouver la bonne formule pour calculer l’investissement n’est pas une mince tâche.

Pour la présentation d’une évaluation du ROI, voici les éléments garants de succès ou d’échec — assurez-vous de rendre les calculs complexes plus accessibles afin de ne pas décourager quiconque pourrait envisager une nouvelle implantation ERP.

Parce que les projets ERP sont souvent associés à des dépassements, les implantations ERP sont souvent reçues avec un enthousiasme très mitigé. Les dépassements de temps peuvent parfois être attribués à une rupture dans les processus de gestion de projet ou dans la dynamique d’équipe. En ce qui concerne les dépassements de coûts, ils résultent généralement du fait que les éléments de coûts sont sous-estimés et que certains aspects du projet sont sous-évalués.

Il existe un moyen plus simple de fournir les estimations réelles du coût d’investissement dans un logiciel ERP et de rompre avec le cycle des dépassements. L’analyse du ROI d’un ERP commence par la définition de chaque élément, puis par la détermination du coût de chacune de ses composantes.

Après avoir évalué les nombreux facteurs à considérer, nous vous proposons cinq méthodes clés de calcul du ROI qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur votre choix de solution ERP :

1 – Déterminer le coût de nouveau matériel ou de mises à jour

Votre logiciel ERP actuel est probablement installé sur l’infrastructure TI existante. Il existe maintenant des solutions ERP infonuagiques et des configurations en mode SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service), ce qui permet aux fournisseurs de services d’offrir de nombreuses options d’acquisition, de déploiement et d’utilisation de logiciels ERP.

Lors du choix de la solution la mieux adaptée à votre entreprise, faites une réflexion sur les ERP infonuagiques ou déployés localement, puis tenez également compte des coûts d’acquisition ou de mise à niveau de matériel, de serveurs additionnels ou d’équipement de télécommunications.

Habituellement, le matériel informatique est acheté, comptabilisé en tant qu’actif, puis amorti au cours de sa durée de vie utile. L’amortissement supplémentaire en termes de réduction d’impôts ou l’amélioration des flux de trésorerie devrait figurer à titre de gain dans votre calcul ROI.

2 – Acheter une licence logicielle ou un service logiciel

Par le passé, les licences logicielles étaient achetées, capitalisées et amorties au cours de leur durée de vie utile, comme pour le matériel informatique. Les configurations en mode « logiciel en tant que service » (SaaS) sur abonnement ont désormais considérablement changé la façon dont on achète et utilise les logiciels ERP, et ce, à un point tel que l’industrie de la comptabilité a été confrontée au défi de fournir des instructions claires sur la manière de comptabiliser correctement les frais versés dans le cadre d’accords en mode SaaS.

Pour clarifier la question, le Financial Accounting Standards Board (FASB) a récemment proposé des lignes directrices pour définir le traitement comptable des accords en mode SaaS. En vertu de ces nouvelles recommandations, les éléments de coûts relatifs aux frais payés dans le cadre d’un accord en mode SaaS incluant une licence logicielle doivent être considérés et traités comme toute autre licence logicielle, c’est à dire qu’ils doivent être capitalisés et amortis sur leur durée de vie utile. Par contre, quand l’accord en mode SaaS ne comprend pas de licence logicielle, les éléments de coûts doivent être imputés aux frais d’exploitation, comme pour un contrat de service.

De toute évidence, les différences entre l’acquisition d’un logiciel déployé localement et d’un logiciel faisant l’objet d’un accord en mode SaaS auront une incidence importante sur votre évaluation. Votre choix doit donc être pris en compte dans le calcul du ROI de votre projet d’implantation ERP.

3 – Personnaliser le logiciel

Les produits ERP actuellement sur le marché sont des systèmes qui peuvent répondre de façon remarquable à vos besoins d’affaires. Néanmoins, la plupart des projets ERP nécessitent un certain degré de personnalisation. Heureusement, certains coûts de personnalisation d’une implantation ERP peuvent être capitalisés et amortis, ce qui constitue un avantage financier à votre analyse du ROI.

Cet avantage comporte une mise en garde. La personnalisation du logiciel est l’élément de coût d’implantation ERP le plus sous-estimé et peut potentiellement faire dérailler votre projet ou avoir des répercussions importantes sur vos calculs du ROI. De plus, les coûts imprévus de personnalisation du logiciel et les retards auront une incidence sur la portée d’un projet d’implantation d’une solution ERP.

4 – Prendre en considération les coûts d’implantation et de consultation externe

D’un point de vue comptable, l’ensemble des coûts d’un projet d’implantation ne peut être complètement capitalisé dans le coût d’acquisition. Par contre, il est important de bien cerner ces coûts afin de les inclure dans le volet investissement du calcul du ROI.

Les coûts de consultation externes ou de services de gestion de projet, de même les coûts de services temporaires, devraient être pris en compte. L’évaluation de l’implantation ERP doit également déterminer et estimer les coûts de formation initiale et de conversion de données.

5 – Évaluer les coûts récurrents

Après l’implantation, il y a des coûts de maintenance à considérer pour la durée de vie utile de la solution ERP. Tant pour le déploiement local que pour celui en mode SaaS, les frais de maintenance du logiciel sont habituellement définis lors de l’achat du système ERP. Dans votre analyse du ROI, vous devez déterminer le coût de formation des nouveaux employés, ou encore celui de mise à niveau du personnel existant après les mises à jour du logiciel, et les comptabiliser en tant que dépenses récurrentes afin de maintenir et capitaliser votre investissement ERP.

Pour terminer, le logiciel ERP est une ressource puissante qui peut aider votre entreprise à atteindre de nouveaux sommets. Avec une diligence raisonnable, une évaluation complète et exacte du ROI fera en sorte que votre entreprise soit en mesure de prendre des décisions éclairées sans délai, qu’elle choisisse le meilleur système ERP en fonction de vos besoins, et qu’elle ait la capacité de pleinement réaliser tous les bénéfices que lui apportera cette nouvelle solution.

Téléchargez le guide

Sélectionner un logiciel ERP n’est pas aussi simple que de choisir vos fruits et légumes à l’épicerie : vous n’irez pas très loin si vous vous en tenez à la couleur, la fermeté et l’odeur. Le choix du bon système ERP pour votre entreprise est une décision importante qui aura des répercussions dans l’ensemble de votre organisation; des recherches approfondies s’imposent donc. La plupart des systèmes ERP peuvent paraître similaires au premier coup d’œil, et peut-être vous sentez-vous dépassés par toutes les options offertes sur le marché. Parce que les difficultés surgissent la plupart du temps dans les menus détails, une analyse minutieuse des différences entre les logiciels est souvent la clé pour faire le bon choix.

Alors, comment vous y prendre pour étudier toutes les plateformes et vous assurer d’évaluer les critères appropriés sur lesquels appuyer votre décision?

Notre tableau comparatif gratuit peut vous guider à travers le processus de sélection d’un logiciel ERP en vous permettant d’en analyser plusieurs à la fois. Vous pouvez personnaliser le tableau en le complétant et en indiquant quels avantages, caractéristiques et fonctionnalités sont prioritaires en fonctions des besoins de votre entreprise.

Cinq catégories clés

Notre tableau comparatif gratuit peut vous guider à travers le processus de sélection d’un logiciel ERP en vous permettant d’en analyser plusieurs à la fois. Vous pouvez personnaliser le tableau en le complétant et en indiquant quels avantages, caractéristiques et fonctionnalités sont prioritaires en fonctions des besoins de votre entreprise.

Productivité

Comment le système aidera-t-il vos employés et vous-même à devenir plus productifs?

Fonctionnalités

Quelles sont les caractéristiques offertes par le système?

Technologie

Comment la technologie est-elle mise à contribution pour rendre le système convivial et personnalisable, et pour en faciliter la maintenance.

Valeur

En termes de fonctionnalités par rapport au coût cumulatif du système, en avez-vous pour votre argent?

Risque

Le logiciel assure-t-il la sécurité de vos données tout en réduisant les risques?

Comment utiliser le tableau

Les avantages d’ACCEO ERP sont déjà inscrits dans le tableau comparatif. Vous pouvez ajouter deux autres entreprises dans les colonnes additionnelles et indiquer les avantages reliés à leur système ERP. Nous avons également ajouté une colonne afin que vous puissiez faire ressortir les éléments qui constituent une priorité pour votre entreprise.

Par exemple :

Dans la catégorie productivité, vous pourriez préférer un logiciel ERP auquel vous pouvez accéder à partir de plusieurs appareils et dans différents lieux afin que vos employés puissent y travailler à partir de n’importe où et à tout moment.

Dans la catégorie fonctionnalité, Vous voudrez peut-être accorder la priorité à un système ERP offrant des fonctionnalités intégrées d’intelligence d’affaires afin de vous aider à interpréter les données et à prendre des décisions éclairées.

Dans la catégorie technologie, une solution véritablement infonuagique pourrait être votre priorité absolue car vous souhaitez accéder au système au moyen d’un navigateur Web standard sans devoir installer de logiciel au préalable.

Dans la catégorie valeur, vous accorderez peut-être plus d’importance à un système qui offre plusieurs options de déploiement (local, dans un nuage public ou dans un nuage privé).

Enfin, dans la catégorie risque, vous pourriez accorder plus d’importance à une solution qui sauvegarde vos données dans le nuage plutôt que sur vos serveurs afin de les protéger d’éventuelles attaques.

Bien que nous soyons convaincus que notre solution infonuagique ACCEO ERP répondra à toutes vos priorités, nous comprenons l’importance de prendre une décision éclairée en évaluant et comparant toutes vos options. En vous fournissant ce tableau comparatif, nous vous aidons à choisir le bon système ERP sans laisser quoi que ce soit au hasard.

Téléchargez le tableau comparatif