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7 décembre 2018

5 raisons pour qu’une firme de services professionnels utilise un ERP pour gérer ses projets

Peu importe le secteur, le type de projet et l’envergure de la firme, les professionnels ont généralement des besoins de gestion comparables en matière de finances et de données. Un progiciel de gestion d’entreprise (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais ERP) est un système conçu pour répondre à ces besoins de façon simple et rapide. Il permet aux entreprises de gérer la plupart de leurs activités sous un même toit et fournit de l’information à jour sur des éléments cruciaux comme les budgets et la croissance des revenus. Chefs de direction, directeurs financiers et employés peuvent tous utiliser ce logiciel pour consulter des renseignements financiers et surveiller les entrées et sorties de fonds, sécuriser les données et plus encore. Contrairement aux systèmes en vase clos, un ERP sert de guichet central pour gérer efficacement les moindres rouages de l’entreprise. Voici cinq façons dont une solution ERP peut vous aider à mener à bien vos projets.

Un ERP rehausse l’efficacité de votre gestion financière

Malgré les caractéristiques propres à chacune, les entreprises aspirent toutes à gérer leurs finances le plus efficacement possible. Trop souvent, un manque d’organisation des systèmes leur complique la tâche. Un logiciel de gestion met fin aux suivis inefficaces fondés sur une série de tableurs et aux opérations manuelles qui prennent tant de temps et laissent trop de place à l’erreur humaine. Prenons l’équipe comptable d’une firme d’ingénierie, chargée de produire des rapports de bénéfices, de cibler les projets hautement rentables, d’attribuer judicieusement les fonds, d’établir des budgets et de surveiller les coûts importants. Elle doit pouvoir compter sur des renseignements exacts, présentés de manière systématique et efficace, pour jouir d’une perspective optimale sur l’entreprise. C’est ici qu’un logiciel de gestion entre en jeu. Quand il s’agit de déterminer le financement à allouer à un projet de pont, par exemple, l’ERP éclaire les décisions de l’équipe au moyen des coûts et de la rentabilité d’un projet semblable réalisé par le passé. Grâce aux rapports automatisés générés par le logiciel, les comptables peuvent normaliser leurs processus et réviser les budgets plus rapidement, s’il y a lieu.

Un ERP permet un suivi constant des coûts et revenus des projets

L’ERP procure une vue d’ensemble des activités d’une entreprise et permet aux dirigeants d’examiner avec soin les éléments importants, comme la rentabilité, les coûts par projet et la gestion du budget. Beaucoup d’entreprises assistent à l’éparpillement de leurs données pertinentes, ce qui augmente le risque de faire voler les budgets en éclats. Un PGI facilite l’organisation des chiffres et évacue l’incertitude dès le début. Imaginez un cabinet d’architecture à qui l’on confie la conception de nouveaux immeubles sur le campus d’une université de renom. Il s’agit évidemment d’un projet multiphase qui requiert l’apport de plusieurs architectes. L’entreprise devra orchestrer ses ressources à long terme. Elle a tout intérêt à mettre le projet en place au sein de son logiciel de gestion pour gérer notamment les dépenses par phase et savoir si le budget est respecté dans l’ensemble. Il convient aussi d’utiliser l’ERP pour vérifier que les architectes ne dépassent pas les délais impartis. Tout prolongement des délais mobilisera des ressources supplémentaires et minera la rentabilité globale du projet.

Une solution ERP simplifie grandement les paiements

Les systèmes de paiement et de facturation peuvent donner bien des maux de tête à quiconque essaie de s’en sortir avec un logiciel désuet ou des outils inadéquats. Le meilleur des employés a aussi ses limites. Et il en va de même de votre comptable. Un surcroît de travail entraîne tôt ou tard des erreurs. Le recours à un ERP équivaut plus ou moins à l’embauche d’un assistant pour vous épauler dans les tâches quotidiennes. Songez, par exemple, à tout ce qu’une comptable doit faire dans une journée si elle travaille pour une société de consultants. Les taxes et impôts doivent être payés rubis sur l’ongle. Il faut aussi payer les employés permanents et les consultants indépendants. Et chacun est assujetti à une rémunération établie en termes de taux et d’heures facturables, selon la durée des projets. Toutes ces variables font en sorte que la comptable se sent vite dépassée. Grâce à un logiciel de gestion approprié, elle sera en mesure de mieux organiser les paiements et d’automatiser les versements de fin de projet, jonglant au besoin avec les devises.

Un ERP permet de stocker les données en toute sûreté

La gestion de données au sein du secteur tertiaire repose en grande partie sur la sécurisation des documents d’entreprise. Un incident de comptes piratés ou de données volées risque d’inspirer des craintes à tout entrepreneur. Les associations professionnelles interdisent normalement à leurs membres de révéler l’identité de leurs clients pour protéger l’information confidentielle. À ce chapitre, un ERP facilite non seulement les relations avec la clientèle, mais aussi la protection des renseignements contre les regards indiscrets. Le pirate informatique qui veut subtiliser les données clients d’un cabinet d’avocats doté d’une solution de gestion aura du fil à retordre. Il aura en effet à déjouer plusieurs mécanismes de sécurité complexes. En revanche, le pirate n’aura aucun mal à s’immiscer dans le poste de travail d’un cabinet juridique pour subtiliser une liste de clients en format Excel. Imaginez ce qui pourrait résulter de la publication d’un tel document sur Internet ‒ il y aurait là de quoi entacher lourdement une réputation. En bref, une solution ERP simplifie la gestion des clients actuels et potentiels des firmes de services professionnels, tout en mettant les données à l’abri.

Une solution ERP reste accessible aux dirigeants en déplacement

Les chefs d’entreprise à forte croissance ont bien trop à faire pour composer avec des systèmes incapables de tenir le rythme. Pensons à une grande firme comptable qui a pris beaucoup d’expansion dans les dernières années. Les membres de son comité exécutif sont toujours sur la route pour affaires. En période de pointe, ils sont en dehors de la ville environ deux semaines par mois, allant à la rencontre de clients et surveillant l’évolution des projets en cours. Comme ils sont souvent en déplacement, ils doivent pouvoir compter sur un système de gestion accessible de n’importe quel appareil. Or, beaucoup de systèmes logiciels requièrent une installation sur poste individuel et ne peuvent être utilisés au moyen d’une tablette. Un ERP résout le problème en permettant aux utilisateurs de travailler de n’importe où, pourvu qu’ils aient une connexion Internet. Les dirigeants pourront ainsi superviser les éléments clés de l’entreprise, où qu’ils soient.

Une solution ERP n’est rien de moins qu’une plateforme économiquement avantageuse qui centralise la gestion des finances et des données. Elle est accessible partout par l’entremise d’Internet et aide ceux qui œuvrent dans les services professionnels à gérer intelligemment leurs finances. Constamment soumis à des délais, les professionnels veulent se consacrer pleinement à leurs tâches. Une solution ERP permet à la fois de suivre les coûts et les progrès des projets, tout en générant régulièrement des rapports en ce sens. Elle garde ainsi l’entrepreneur à jour quant aux facteurs déterminants pour son entreprise.