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21 avril 2020

5 raisons pour une entreprise en distribution d’utiliser un ERP

Un nombre important d’une entreprise en distribution ont encore aujourd’hui un accès relativement limité aux affaires électroniques que ce soit par manque de ressources (humaines ou financières), par manque d’expertise ou plus simplement par manque de produits adaptés à leur réalité.

Qu’il s’agisse d’échanges d’information ou de transactions, les systèmes de gestion d’une PME peuvent désormais communiquer directement avec les systèmes de ses fournisseurs, partenaires, banques, clients, employés, gouvernements ou son professionnel comptable.

Un progiciel de gestion d’entreprise (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais ERP) est un système conçu pour répondre à ces besoins de façon simple et rapide. Il permet aux entreprises de gérer la plupart de leurs activités de façon centralisée et fournit de l’information à jour sur des éléments cruciaux comme les budgets et la croissance des revenus.

Contrairement aux systèmes en vase clos, un ERP sert de guichet central pour gérer efficacement les moindres rouages de l’entreprise en distribution. Bien qu’il s’agisse d’un exercice parfois complexe, surtout pour la PME, une telle stratégie peut comporter de nombreux avantages, parmi lesquels :

  • Rationalisation des opérations internes;
  • Amélioration des relations avec la clientèle;
  • Simplification des tâches administratives;
  • Réduction des coûts;
  • Amélioration de la productivité.

Les organisations doivent alors se demander lesquelles de leurs activités de distribution se prêteraient le mieux à des réductions de coûts, à des gains d’efficacité et de rentabilité ou à plus de flexibilité dans leurs opérations. Voici cinq façons dont une solution ERP peut vous aider à continuer de faire croître votre PME :

Rehausser l’efficacité de la gestion financière

Malgré les caractéristiques propres à chacune, les entreprises aspirent toutes à gérer leurs finances le plus efficacement possible. Trop souvent, un manque d’organisation des systèmes leur complique la tâche.

Un logiciel de gestion met fin aux suivis inefficaces fondés sur une série de tableurs et aux opérations manuelles qui prennent tant de temps et laissent trop de place à l’erreur humaine. Une PME doit pouvoir compter sur des renseignements exacts, présentés de manière systématique et efficace, pour jouir d’une perspective optimale sur l’entreprise et ses opérations.

Les systèmes de paiement et de facturation donnent aussi bien des maux de tête à quiconque essaie de s’en sortir avec un logiciel désuet ou des outils inadéquats. Le meilleur des employés a aussi ses limites. Et il en va de même de votre comptable.

Un surcroît de travail entraîne tôt ou tard des erreurs. Le recours à un ERP équivaut plus ou moins à l’embauche d’un assistant pour vous épauler dans les tâches quotidiennes. Grâce à un logiciel de gestion approprié, l’entreprise sera en mesure de mieux organiser les paiements et d’automatiser la facturation, jonglant au besoin avec les devises.

Améliorer la gestion des opérations et la chaîne logistique

L’ERP procure une vue d’ensemble des activités d’une entreprise et permet aux dirigeants d’examiner avec soin les éléments importants, comme la rentabilité, les coûts et la gestion du budget.

La gestion des stocks est un défi pour toutes les PME en croissance. Elles doivent détenir un nombre suffisant de produits en stock pour répondre adéquatement à la demande, tout en s’assurant de ne pas trop en commander.

Après tout, aucune entreprise ne veut se retrouver avec des centaines d’articles qui dorment dans ses entrepôts. Un ERP permet aussi de réserver des produits en voie d’être reçus à l’entrepôt pour traiter des commandes plus urgentes de certains clients.

Vous pourriez, par exemple, déterminer un niveau de stocks minimal à respecter. De cette façon, vous ne seriez pas pris au dépourvu lors d’une hausse soudaine de vos ventes ou d’une rupture de stock auprès de votre principal fournisseur.

La gestion des stocks en silo est aussi une erreur fréquemment commise par les PME ayant plusieurs filiales. Par exemple, un entrepôt peut avoir plusieurs produits qui dorment, alors qu’un autre peut être en rupture de stock pour les mêmes produits. Si elles n’ont pas le même outil de gestion des stocks, elles ne sont pas en mesure de s’entraider.

Le juste équilibre n’est pas toujours facile à trouver, et les embûches sont nombreuses au long de la chaîne d’approvisionnement. Découvrez les erreurs fréquentes dans la gestion des stocks.

Offrir une meilleure expérience client

Les clients aiment les réponses précises, basées sur des informations mises à jour en continu. Avec un chiffrier, vos agents du service à la clientèle risquent cependant de ne pas avoir la dernière information disponible. Ils doivent attendre que quelqu’un de l’entrepôt mette à jour le tableur, ce qui peut occasionner un délai involontaire dans la réponse à leurs interlocuteurs.

Avec un logiciel de gestion, tous les employés concernés, qu’ils soient au siège social ou dans un entrepôt, ont immédiatement accès aux données les plus fiables, qu’ils peuvent ensuite transmettre facilement aux clients.

Cette plus grande efficacité au quotidien améliore évidemment le traitement des livraisons. En raison de l’automatisation des bons de commande et de la création simplifiée des bordereaux d’expédition, vos équipes seront en mesure d’accomplir plus rapidement leurs tâches. Les livraisons prendront moins de temps à être acheminées et les ventes suivront la tendance à la hausse espérée.

Stocker les données sécuritairement

La gestion de données repose en grande partie sur la sécurisation des documents d’entreprise et de la mise en place de processus structurés. Un incident de comptes piratés ou de données volées risque d’inspirer des craintes à tout entrepreneur.

Le pirate informatique qui veut subtiliser les données clients d’une PME dotée d’une solution de gestion aura du fil à retordre. Il aura en effet à déjouer plusieurs mécanismes de sécurité complexes. En revanche, le pirate n’aura aucun mal à s’immiscer dans le poste de travail d’un employé pour subtiliser une liste de clients en format Excel.

Imaginez ce qui pourrait résulter de la publication d’un tel document sur Internet ‒ il y aurait là de quoi entacher lourdement une réputation. En bref, une solution ERP simplifie la gestion des clients actuels et potentiels des entreprises en distribution, tout en mettant les données à l’abri.

Permettre aux dirigeants en déplacement d’accéder aux données

Les chefs d’entreprise à forte croissance ont bien trop à faire pour composer avec des systèmes incapables de tenir le rythme. Pensons à une grande firme comptable qui a pris beaucoup d’expansion dans les dernières années. Les membres de son comité exécutif sont toujours sur la route pour affaires.

En période de pointe, ils sont en dehors de la ville environ deux semaines par mois, allant à la rencontre de clients et surveillant l’évolution des opérations en cours. Comme ils sont souvent en déplacement, ils doivent pouvoir compter sur un système de gestion accessible de n’importe quel appareil.

Or, beaucoup de systèmes logiciels requièrent une installation sur poste individuel et ne peuvent être utilisés au moyen d’une tablette. Un ERP résout le problème en permettant aux utilisateurs de travailler de n’importe où, pourvu qu’ils aient une connexion Internet. Les dirigeants pourront ainsi superviser les éléments clés de l’entreprise, où qu’ils soient.

Est-il temps de changer votre système ERP?

Choisir un ERP adapté aux besoins de votre entreprise en distribution est primordial. L’implantation d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.

Une solution ERP n’est rien de moins qu’une plateforme économiquement avantageuse qui centralise la gestion des finances, des opérations et des données. Une solution ERP permet à la fois de suivre les coûts et les opérations, tout en facilitant l’accès et la génération des rapports en ce sens.

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