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Pour amorcer la discussion avec les décideurs de votre entreprise au sujet du rendement des investissements (RI, mieux connu sous son appellation anglaise ROI) d’un projet, d’un outil ou d’un produit, il est judicieux de commencer par un aperçu rapide des avantages. Par contre, discuter des bénéfices nets nécessite une analyse approfondie et des calculs complexes. Lorsqu’il est question du calcul du RI des systèmes ERP, trouver la bonne formule pour calculer l’investissement n’est pas une mince tâche.

La présentation d’une évaluation du RI doit tenir compte des éléments garants de succès ou d’échec. Il faut également vous assurer de rendre les calculs complexes plus accessibles afin de ne pas décourager quiconque pourrait envisager une nouvelle implantation ERP.

Parce que les projets ERP sont souvent associés à des dépassements, les implantations ERP sont souvent reçues avec un enthousiasme très mitigé. Les dépassements de temps peuvent parfois être attribués à une rupture dans les processus de gestion de projet ou dans la dynamique d’équipe. En ce qui concerne les dépassements de coûts, ils résultent généralement du fait que les éléments de coûts sont sous-estimés et que certains aspects du projet sont sous-évalués.

Il existe un moyen plus simple de fournir les estimations réelles du coût d’investissement dans un logiciel ERP et de rompre avec le cycle des dépassements. L’analyse du RI d’un ERP commence par la définition de chaque élément, puis par la détermination du coût de chacune de ses composantes.

Après avoir évalué les nombreux facteurs à considérer, nous vous proposons cinq méthodes clés de calcul du RI qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur votre choix de solution ERP :

1 – Déterminer le coût de nouveau matériel ou de mises à jour

Votre logiciel ERP actuel est probablement installé sur l’infrastructure TI existante. Il existe maintenant des solutions ERP infonuagiques et des configurations en mode SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service), ce qui permet aux fournisseurs de services d’offrir de nombreuses options d’acquisition, de déploiement et d’utilisation de logiciels ERP.

Lors du choix de la solution la mieux adaptée à votre entreprise, faites une réflexion sur les ERP infonuagiques ou déployés localement, puis tenez également compte des coûts d’acquisition ou de mise à niveau de matériel, de serveurs additionnels ou d’équipement de télécommunications.

Habituellement, le matériel informatique est acheté, comptabilisé en tant qu’actif, puis amorti au cours de sa durée de vie utile. L’amortissement supplémentaire en termes de réduction d’impôts ou l’amélioration des flux de trésorerie devrait figurer à titre de gain dans votre calcul du RI.

2 – Acheter une licence logicielle ou un service logiciel

Par le passé, les licences logicielles étaient achetées, capitalisées et amorties au cours de leur durée de vie utile, comme pour le matériel informatique. Les configurations en mode « logiciel en tant que service » (SaaS) sur abonnement ont désormais considérablement changé la façon dont on achète et utilise les logiciels ERP, et ce, à un point tel que l’industrie de la comptabilité a été confrontée au défi de fournir des instructions claires sur la manière de comptabiliser correctement les frais versés dans le cadre d’accords en mode SaaS.

Pour clarifier la question, le Financial Accounting Standards Board (FASB) a récemment proposé des lignes directrices pour définir le traitement comptable des accords en mode SaaS. En vertu de ces nouvelles recommandations, les éléments de coûts relatifs aux frais payés dans le cadre d’un accord en mode SaaS incluant une licence logicielle doivent être considérés et traités comme toute autre licence logicielle, c’est à dire qu’ils doivent être capitalisés et amortis sur leur durée de vie utile. Par contre, quand l’accord en mode SaaS ne comprend pas de licence logicielle, les éléments de coûts doivent être imputés aux frais d’exploitation, comme pour un contrat de service.

De toute évidence, les différences entre l’acquisition d’un logiciel déployé localement et d’un logiciel faisant l’objet d’un accord en mode SaaS auront une incidence importante sur votre évaluation. Votre choix doit donc être pris en compte dans le calcul du RI de votre projet d’implantation ERP.

3 – Personnaliser le logiciel

Les produits ERP actuellement sur le marché sont des systèmes qui peuvent répondre de façon remarquable à vos besoins d’affaires. Néanmoins, la plupart des projets ERP nécessitent un certain degré de personnalisation. Heureusement, certains coûts de personnalisation d’une implantation ERP peuvent être capitalisés et amortis, ce qui constitue un avantage financier à votre analyse du RI.

Cet avantage comporte une mise en garde. La personnalisation du logiciel est l’élément de coût d’implantation ERP le plus sous-estimé et peut potentiellement faire dérailler votre projet ou avoir des répercussions importantes sur vos calculs du RI. De plus, les coûts imprévus de personnalisation du logiciel et les retards auront une incidence sur la portée d’un projet d’implantation d’une solution ERP.

4 – Prendre en considération les coûts d’implantation et de consultation externe

D’un point de vue comptable, l’ensemble des coûts d’un projet d’implantation ne peut être complètement capitalisé dans le coût d’acquisition. Par contre, il est important de bien cerner ces coûts afin de les inclure dans le volet investissement du calcul du RI.

Les coûts de consultation externes ou de services de gestion de projet, de même les coûts de services temporaires, devraient être pris en compte. L’évaluation de l’implantation ERP doit également déterminer et estimer les coûts de formation initiale et de conversion de données.

5 – Évaluer les coûts récurrents

Après l’implantation, il y a des coûts de maintenance à considérer pour la durée de vie utile de la solution ERP. Tant pour le déploiement local que pour celui en mode SaaS, les frais de maintenance du logiciel sont habituellement définis lors de l’achat du système ERP. Dans votre analyse du RI, vous devez déterminer le coût de formation des nouveaux employés, ou encore celui de mise à niveau du personnel existant après les mises à jour du logiciel, et les comptabiliser en tant que dépenses récurrentes afin de maintenir et capitaliser votre investissement ERP.

Pour terminer, le logiciel ERP est une ressource puissante qui peut aider votre entreprise à atteindre de nouveaux sommets. Avec une diligence raisonnable, une évaluation complète et exacte du RI fera en sorte que votre entreprise soit en mesure de prendre des décisions éclairées sans délai, qu’elle choisisse le meilleur système ERP en fonction de vos besoins, et qu’elle ait la capacité de pleinement réaliser tous les bénéfices que lui apportera cette nouvelle solution.