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erp.acceo.com Quand il s’agit de gérer leurs stocks, certaines PME s’estiment trop petites pour remplacer leur chirier par une autre technologie. Étant donné qu’un tableur tel qu’Excel est familier et facile d’utilisation, et que l’implantation d’un nouveau système entraîne des coûts et exige beaucoup de réexion, elles considèrent que le jeu n’en vaut pas la chandelle. Pourtant, dans le domaine de la gestion des stocks, le progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») a une longueur d’avance sur le chirier. Voici huit excellentes raisons d’utiliser un ERP plutôt qu’un tableur pour gérer ses stocks. La possibilité d’harmoniser la gestion des stocks Plus l’entreprise possède de points de stockage, plus la gestion de ses stocks est complexe. Lorsque des marchandises sont disponibles dans plusieurs entrepôts, une gestion centralisée des stocks s’impose. Toute entreprise doit maîtriser en un coup d’œil le mouvement des unités vendues ou déplacées, que ce soit pour sa propre organisation ou pour assurer la satisfaction de la clientèle. Le logiciel de gestion s’acquitte de cette tâche sans peine, tandis que l’utilisateur d’Excel devra plutôt jongler avec plusieurs versions du tableur pour arriver à ses ns. L’accès à des fonctionnalités plus poussées Un logiciel de gestion supporte aisément certaines fonctionnalités inconnues d’un chirier, ou pour lesquelles celui-ci requiert un traitement manuel. Un outil multidevises, par exemple. En eet, la plupart des solutions ERP permettent la gestion de plusieurs devises. L’entreprise qui achète de la marchandise aux États-Unis et qui débourse le solde dû en devise américaine n’aura aucun problème à gérer la conversion de devises ou l’entrée de données associée à ce type de transaction. Il en est de même pour la société qui exerce ses activités en dollars canadiens, mais possède un compte en dollars américains. L’importante gestion des droits d’utilisateur À chaque niveau hiérarchique correspond son droit d’accès. Ce principe prévaut aussi pour la gestion des stocks. Le PGI permet d’octroyer facilement l’accès à certains modules ou écrans en fonction du prol de l’employé. Vous pourriez aussi permettre à un nombre limité d’utilisateurs d’accomplir certaines tâches. Une fois la conguration eectuée, nul besoin d’y retoucher. On ne peut en dire autant d’Excel, sur lequel il est impossible de cacher les colonnes « sensibles » en fonction du rôle des utilisateurs, ce qui est bien peu pratique si celles-ci contiennent des données nécessaires à la gestion même des stocks. Un historique détaillé des mouvements de stocks La convivialité des logiciels de gestion est de loin supérieure à celle du chirier. Avec ce dernier, consulter l’historique détaillé des mouvements de stocks des cinq dernières années requiert beaucoup d’étapes. L’utilisateur doit ouvrir chaque chier des années précédentes, prévoir manuellement une mise en page adéquate et espérer qu’aucune information ne lui échappera au passage. L’ERP, quant à lui, permet de consulter toutes les données historiques et de prévoir les tendances à venir en fonction des commandes précédentes. Par ailleurs, les recherches s’eectuent rapidement, quel que soit l’appareil utilisé ou l’endroit d’où on travaille. 8 raisons de gérer ses stocks avec un ERP plutôt qu’un tableur erp.acceo.com La sécurité des données renforcée Il est possible de protéger le tableur des regards indiscrets en lui ajoutant un mot de passe pour y accéder. Ce type de protection est toutefois bien mince. Un pirate pourrait facilement contourner cette mesure de sécurité pour accéder à vos données importantes et condentielles. Un logiciel de gestion, pour sa part, ore une protection supplémentaire contre le piratage grâce à ses nombreuses fonctionnalités telles que les niveaux d’accès. Une meilleure adaptation à votre plan stratégique Une PME en croissance doit s’adapter aux changements qui surviennent dans le cours normal de ses activités. Les aaires évoluent rapidement. Souvent, de nouvelles technologies sont nécessaires. Votre système actuel suivra-t-il la cadence que vous souhaitez imposer? Un chirier deviendra rapidement dépassé à la suite de l’achat d’un nouvel entrepôt ou en cas de déplacement régulier de la marchandise. En revanche, un ERP n’aura aucun problème à suivre à la trace les produits en transit dans une otte de véhicules, ce qui, disons-le, est crucial. La réduction du risque d’erreurs C’est un fait, le tableur est à la merci des erreurs humaines. Une information colligée dans la mauvaise case risque de fausser le résultat obtenu dans plusieurs formules du chirier. De plus, si ce dernier n’est pas hébergé dans le nuage mais plutôt sur un serveur xe, comme c’est souvent le cas, un autre risque émerge : celui d’utiliser la mauvaise version du document pour passer les commandes auprès du fournisseur. Le PGI ne fonctionne pas avec ces versions « parallèles ». Il est plutôt mis à jour en temps réel et tous les utilisateurs autorisés tirent prot d’un accès en simultané. L’accès simplié à la mobilité Avec la version mobile d’un chirier, il est dicile, voire impossible de modier un chier quand plusieurs personnes le consultent en même temps. À l’inverse, une solution ERP infonuagique peut facilement prendre en charge plusieurs utilisateurs simultanément, peu importe leur emplacement dans le monde. Que l’on soit derrière son ordinateur ou sur la route, on accède pratiquement aux mêmes fonctions. Il s’agit d’une solution idéale pour gérer ses stocks à distance. Dotez-vous d’un avantage concurrentiel durable Les avantages d’un ERP sont indéniables. Après avoir fait le saut, vous constaterez une amélioration si importante de votre système que vous ne voudrez plus revenir en arrière. Rappelez-vous que les avantages à long terme de la technologie nissent généralement par l’emporter sur les coûts initiaux. Votre PME mérite de pouvoir compter sur un logiciel de gestion stable et exible et d’en faire l’outil central de sa croissance. 8 raisons de gérer ses stocks avec un ERP plutôt qu’un tableur