When it comes to inventory management, the spreadsheet is one of the most widely used tools among SMBs. But if your business is growing, your spreadsheet may quickly become incapable of meeting your needs. To stay competitive, you need other tools, such as an ERP solution.
After consulting our guide, “8 reasons to use an ERP solution rather than a spreadsheet for inventory management,” you’ll understand that a management solution has a leg up on spreadsheets.
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Quand il sagit de grer leurs stocks, certaines PME sestiment trop petites pour remplacer leur chirier par une autre technologie. tant donn quun tableur tel quExcel est familier et facile dutilisation, et que limplantation dun nouveau systme entrane des cots et exige beaucoup de rexion, elles considrent que le jeu nen vaut pas la chandelle. Pourtant, dans le domaine de la gestion des stocks, le progiciel de gestion intgr (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais ERP ) a une longueur davance sur le chirier. Voici huit excellentes raisons dutiliser un ERP plutt quun tableur pour grer ses stocks.
La possibilit dharmoniser la gestion des stocks
Plus lentreprise possde de points de stockage, plus la gestion de ses stocks est complexe. Lorsque des marchandises sont disponibles dans plusieurs entrepts, une gestion centralise des stocks simpose. Toute entreprise doit matriser en un coup dil le mouvement des units vendues ou dplaces, que ce soit pour sa propre organisation ou pour assurer la satisfaction de la clientle. Le logiciel de gestion sacquitte de cette tche sans peine, tandis que lutilisateur dExcel devra plutt jongler avec plusieurs versions du tableur pour arriver ses ns.
Laccs des fonctionnalits plus pousses
Un logiciel de gestion supporte aisment certaines fonctionnalits inconnues dun chirier, ou pour lesquelles celui-ci requiert un traitement manuel. Un outil multidevises, par exemple. En eet, la plupart des solutions ERP permettent la gestion de plusieurs devises. Lentreprise qui achte de la marchandise aux tats-Unis et qui dbourse le solde d en devise amricaine naura aucun problme grer la conversion de devises ou lentre de donnes associe ce type de transaction. Il en est de mme pour la socit qui exerce ses activits en dollars canadiens, mais possde un compte en dollars amricains.
Limportante gestion des droits dutilisateur
chaque niveau hirarchique correspond son droit daccs. Ce principe prvaut aussi pour la gestion des stocks. Le PGI permet doctroyer facilement laccs certains modules ou crans en fonction du prol de lemploy. Vous pourriez aussi permettre un nombre limit dutilisateurs daccomplir certaines tches. Une fois la conguration eectue, nul besoin dy retoucher. On ne peut en dire autant dExcel, sur lequel il est impossible de cacher les colonnes sensibles en fonction du rle des utilisateurs, ce qui est bien peu pratique si celles-ci contiennent des donnes ncessaires la gestion mme des stocks.
Un historique dtaill des mouvements de stocks
La convivialit des logiciels de gestion est de loin suprieure celle du chirier. Avec ce dernier, consulter lhistorique dtaill des mouvements de stocks des cinq dernires annes requiert beaucoup dtapes. Lutilisateur doit ouvrir chaque chier des annes prcdentes, prvoir manuellement une mise en page adquate et esprer quaucune information ne lui chappera au passage. LERP, quant lui, permet de consulter toutes les donnes historiques et de prvoir les tendances venir en fonction des commandes prcdentes. Par ailleurs, les recherches seectuent rapidement, quel que soit lappareil utilis ou lendroit do on travaille. 8 raisons de
grer ses stocks avec un ERP
plutt quun tableur
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La scurit des donnes renforce
Il est possible de protger le tableur des regards indiscrets en lui ajoutant un mot de passe pour y accder. Ce type de protection est toutefois bien mince. Un pirate pourrait facilement contourner cette mesure de scurit pour accder vos donnes importantes et condentielles. Un logiciel de gestion, pour sa part, ore une protection supplmentaire contre le piratage grce ses nombreuses fonctionnalits telles que les niveaux daccs.
Une meilleure adaptation votre plan stratgique
Une PME en croissance doit sadapter aux changements qui surviennent dans le cours normal de ses activits. Les aaires voluent rapidement. Souvent, de nouvelles technologies sont ncessaires. Votre systme actuel suivra-t-il la cadence que vous souhaitez imposer? Un chirier deviendra rapidement dpass la suite de lachat dun nouvel entrept ou en cas de dplacement rgulier de la marchandise. En revanche, un ERP naura aucun problme suivre la trace les produits en transit dans une otte de vhicules, ce qui, disons-le, est crucial.
La rduction du risque derreurs
Cest un fait, le tableur est la merci des erreurs humaines. Une information collige dans la mauvaise case risque de fausser le rsultat obtenu dans plusieurs formules du chirier. De plus, si ce dernier nest pas hberg dans le nuage mais plutt sur un serveur xe, comme cest souvent le cas, un autre risque merge : celui dutiliser la mauvaise version du document pour passer les commandes auprs du fournisseur. Le PGI ne fonctionne pas avec ces versions parallles . Il est plutt mis jour en temps rel et tous les utilisateurs autoriss tirent prot dun accs en simultan.
Laccs simpli la mobilit
Avec la version mobile dun chirier, il est dicile, voire impossible de modier un chier quand plusieurs personnes le consultent en mme temps. linverse, une solution ERP infonuagique peut facilement prendre en charge plusieurs utilisateurs simultanment, peu importe leur emplacement dans le monde. Que lon soit derrire son ordinateur ou sur la route, on accde pratiquement aux mmes fonctions. Il sagit dune solution idale pour grer ses stocks distance.
Dotez-vous dun avantage concurrentiel durable
Les avantages dun ERP sont indniables. Aprs avoir fait le saut, vous constaterez une amlioration si importante de votre systme que vous ne voudrez plus revenir en arrire. Rappelez-vous que les avantages long terme de la technologie nissent gnralement par lemporter sur les cots initiaux. Votre PME mrite de pouvoir compter sur un logiciel de gestion stable et exible et den faire loutil central de sa croissance.
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