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En raison de leur valeur et de leur visibilité, les stocks sont souvent au cœur des efforts de réduction des coûts et constituent un paramètre déterminant de la santé d’une entreprise. Lorsque les entreprises investissent dans des logiciels de gestion de la distribution ou des progiciels de gestion intégrés (PGI), la réduction des stocks se trouve généralement en tête de liste de l’analyse de la justification des coûts sur le rendement de l'investissement (RI).

À défaut d’avoir une information et des contrôles adéquats, vous disposerez sans doute d’un surplus de stocks, sans pour autant vous prémunir contre des ruptures de stock pourtant évitables. Une saine gestion des stocks rapporte gros : amélioration du service et de la satisfaction des clients, réduction de l’investissement global à l’égard des stocks, réduction des commandes en souffrance et de la perte de clientèle, réduction des perturbations et des coûts de relance.

Cet article s’adresse aux entreprises qui maintiennent des stocks (fabricants, distributeurs, détaillants et fournisseurs de service), et qui cherchent à mieux gérer la disponibilité de leurs stocks tout en réduisant les coûts de commande et de stockage. On y présente quatre règles relativement simples, mais éprouvées, pour un contrôle plus intelligent des stocks :

Maintenir des relevés d’inventaire précis

Il est difficile, voire impossible, de gérer efficacement des stocks sans un relevé précis des quantités en main. Vos promesses aux clients (commandes acceptées et dates de livraison) vont en fonction des quantités que vous croyez avoir en main. Si les relevés ne reflètent pas la réalité, vous aurez peut-être à revenir sur votre parole, décevoir vos clients et perdre leur confiance.

La solution est la mise en place du processus d’inventaire cyclique pour améliorer l’exactitude tout en éliminant la cause des erreurs, laquelle fait partie du processus de rapports de transactions.

L’inventaire cyclique consiste à dénombrer un certain nombre d’articles chaque jour ou chaque semaine. Les groupes d’articles ciblés sont alors inclus de façon cyclique au système de comptage de manière à ce qu’ils soient comptés selon leur importance, les articles plus importants étant comptés plus fréquemment.

Assurer une planification proactive

Le réapprovisionnement décrit le processus au cours duquel les stocks sont introduits dans l’entrepôt en remplacement des stocks utilisés ou vendus. Un réapprovisionnement optimal fera en sorte que les nouveaux stocks arrivent juste avant que vous en ayez besoin; autrement dit, juste avant que l’approvisionnement actuel soit épuisé (juste à temps). Le seuil de commande (mentionné précédemment) prend cette fonction en charge selon l’usage moyen ou présumé et les délais d’approvisionnement typiques, mais il existe également d’autres approches.

Parce qu’il est impossible de prédire l’avenir (la demande), et parce que la demande varie de jour en jour et de semaine en semaine, aucune méthode de planification du réapprovisionnement n’est parfaite. Afin de protéger la disponibilité des stocks contre ces variations, les entreprises maintiennent un léger excédent de stocks, communément appelé le stock de sécurité. Un stock de sécurité trop élevé réduira le risque de ruptures; toutefois, cette quantité excédentaire viendra s’ajouter à votre investissement.

Les systèmes de gestion, de planification et d’optimisation des stocks offrent une variété d’outils qui vous permettent d’être proactif dans la gestion des stocks de votre installation, de votre entrepôt et tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Miser sur l’amélioration

L’objectif de toute planification et stratégie de contrôle des stocks est d’éviter les ruptures de stock tout en minimisant le niveau de stock. La façon la plus simple de réduire ou d’éviter les ruptures est d’avoir plus de stocks en main. La réduction des stocks pourrait bien faire augmenter les risques de ruptures.

En réduisant la variabilité, cependant, vous pouvez augmenter le taux de couverture, sans toutefois augmenter les stocks. De plus, la réduction de la variabilité vous permettrait de réduire le niveau de stock (stock de sécurité) sans nuire au taux de couverture. En termes simples, pour réduire le niveau de stock tout en maintenant ou en améliorant le taux de couverture, il suffit de réduire la variabilité.

Voici certains moyens manifestes de réduire la variabilité :

• Améliorer l’exactitude des relevés (recours à l’inventaire cyclique)

• Améliorer la précision des prévisions (collaboration avec les clients, les distributeurs)

• Réduire les délais d’approvisionnement

• Rehausser la fiabilité (resserrement des procédures et des contrôles)

• Envisager la mise en place de systèmes intégrés tels les PGI, les systèmes de gestion de l’entrepôt, la collecte automatisée des données et autres technologies pouvant améliorer l’exactitude

Réduire les délais d’approvisionnement et la taille des lots

Si le délai d’approvisionnement était inexistant, vous n’auriez pas besoin de maintenir des stocks. Plus le délai d’approvisionnement est long, plus il faut maintenir de stocks, incluant le stock de sécurité puisque la variabilité est un phénomène sensible au temps. Le risque de variation est plus élevé sur une semaine que sur une journée. Les prévisions sont aussi plus précises à court terme qu’à long terme.

La planification du réapprovisionnement mise sur le délai d’approvisionnement. Si le délai d’approvisionnement est plus court, les quantités de réapprovisionnement requises seront moins élevées – quantité inférieure de stocks entrants, utilisés plus rapidement. Le niveau global de stock est donc moins élevé.

Le secret pour réduire la taille des commandes de réapprovisionnement économiques (et réduire le niveau de stock) est de réduire le coût fixe de commande (il est peu probable d’arriver à réduire le coût de stockage, le coût unitaire ou l’usage — les autres principaux facteurs). Pour les articles achetés, le coût de commande comprend le coût et l’efficacité opérationnels du service des achats, de la réception et de l’inspection ainsi que de la manutention (rangement en stock).

Les applications d’achat intégrées sur les portails de fournisseur aux fins de collaboration, les liens vers les systèmes de planification aux fins de commande automatisée ou semi-automatisée, les commandes ouvertes (basées sur de bons plans prévisionnels), les communications électroniques (par EDI ou directement) et les autres technologies peuvent alléger le processus de commande. Les fournisseurs présélectionnés et l’assurance de la qualité simplifient et accélèrent la réception et la manutention.

Stratégies simples, mais éprouvées de contrôle plus intelligent des stocks

Un système de suivi des stocks n’a pas à être sophistiqué ni dispendieux pour être efficace. C’est avant tout une question de discipline afin que les activités de rapports (transactions) soient effectuées de manière opportune et précise. Un logiciel peut contribuer au suivi des stocks et proposer de nombreux outils pour mesurer et améliorer la précision.

Les stocks peuvent être perçus comme un « mal nécessaire », mais pourquoi vous contenter du niveau de stock en main? En comprenant la nécessité des stocks et en abordant les causes sous-jacentes, vous pouvez réduire les stocks sans augmenter les risques de ruptures de stock — une situation gagnante pour les gestionnaires, l’entreprise et vos clients.