Implémentations d’un logiciel ERP : une étape à la fois
Comme pour tout grand projet, il est impératif que vous procédiez étape par étape avec un plan d’implantation ERP, et il est normal de s’inquiéter de l’échec de sa mise en œuvre. Heureusement, les implémentations ERP réussies sont non seulement possibles, mais elles sont en fait assez courantes, en particulier lorsque vous sélectionnez le bon système ERP pour votre entreprise et le bon partenaire pour sa mise en œuvre.
En supposant que vous ayez trouvé le logiciel ERP infonuagique et le partenaire d’implantation que vous recherchiez, les résultats attendus de la mise en œuvre de la technologie ERP appropriée sont généralement :
des opérations simplifiées;
des fonctionnalités faciles à utiliser;
une vue en temps réel de votre entreprise à tout moment, de n’importe où, sur n’importe quel appareil;
une plateforme ERP non seulement sécurisée, mais adaptable aux besoins en constante évolution de votre entreprise.
De l’acquisition du logiciel à la formation, l’équipe d’ACCEO suit une méthodologie rigoureuse respectant les échéanciers et les budgets pour couronner de succès chaque étape de l’implantation d’Acumatica Cloud ERP.
Analyse : Compréhension des processus de travail en place chez le client et identification des activités nécessaires à la mise en opération de la solution logicielle Acumatica Cloud ERP. Élaboration du plan de projet encadrant l’exécution du mandat.
Conception : Configuration générale de la solution selon les besoins identifiés lors de l’analyse, et formation des sites pilotes. Élaboration et tests des composantes définies du système.
Déploiement : Simulation des opérations, formation des utilisateurs finaux et mise en opération de l’environnement de production.
Exploitation : Soutien postimplantation et transition de la solution au service à la clientèle d’ACCEO.
Forte d’une expérience de plus de 25 ans en implantation de solutions ERP, l’équipe d’ACCEO possède les compétences et l’expertise faisant d’elle le partenaire idéal. Ses spécialistes s’engagent à offrir le service nécessaire afin de garantir le succès de l’implantation de votre progiciel de gestion ERP. L’équipe adapte ses services à votre réalité d’affaires pour :
Optimiser l’utilisation du logiciel;
Assurer un rendement rapide des investissements;
Faire de votre logiciel ERP un véritable avantage concurrentiel.
Le capital nécessaire à la transformation numérique est un obstacle majeur à l’implantation d’outils technologiques. Les gouvernements investissent de plus en plus afin que les entreprises du Québec et du Canada puissent en profiter. En effet, ils ont pour but d’encourager les sociétés à se développer. Voyez comment bénéficier d’une subvention pour votre nouvel ERP.
De plus en plus de PME se dotent d’un logiciel ERP pour gérer l’ensemble de leurs activités. Le choix de ce type de solution présente de nombreux avantages pour les PME et peut réellement les aider à atteindre leurs objectifs d’affaires.
L’implantation d’un système ERP infonuagique apporte des améliorations opérationnelles au sein des entreprises. En effet, un meilleur accès aux données permet d’améliorer les processus, et par conséquent de maximiser le temps des différents intervenants, favorisant ainsi la croissance des entreprises.
L’option infonuagique, particulièrement en mode de déploiement SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service), présente plusieurs bénéfices. [blogue]
Les employés sont rarement responsables du temps gaspillé ou mal utilisé. Dans ces cas précis, il faut souvent blâmer des logiciels obsolètes, défaillants ou inefficaces. Sans les outils adéquats, même les employés les plus ambitieux risquent de rater la cible. Lorsque les pertes de temps s’étendent à l’ensemble des opérations courantes d’une entreprise, l’inefficacité qui en découle se traduit par un gaspillage de ressources et une perte de revenus dans les bilans. Un outil de planification des ressources d’entreprise convivial et conforme aux besoins des entreprises modernes tel que le progiciel de gestion intégré peut changer la donne. [blogue]
Des conséquences sur vos opérations… et votre capacité concurrentielle
Ne pas utiliser de logiciel ERP peut avoir des conséquences potentiellement désastreuses : données redondantes ou inexactes, systèmes informatiques hétéroclites qui ne communiquent pas entre eux ou qui ne peuvent assurer le suivi des processus opérationnels, partage difficile des données, manque de collaboration à l’interne, et plus encore.
Du côté des PME qui sont dotées d’un système ERP, certaines utilisent de vieux systèmes reposant sur des technologies désuètes, et hésitent à procéder à leur remplacement. Ce refus de passer à l’action comporte également son lot de conséquences, affectant ultimement leur capacité à demeurer concurrentielles.
Une PME ayant des objectifs de croissance ne peut donc pas se permettre de fonctionner sans logiciel ERP ou s’entêter à utiliser un système obsolète. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions ERP évolutives à la portée de budgets plus modestes sans devoir sacrifier certaines fonctionnalités. [blogue]
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Vous avez peut-être une appréhension des coûts associés à l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») en entreprise. Vous vous demandez si le jeu en vaut la chandelle. Avec un cycle de vie pouvant s’étirer sur une période de sept à dix ans, un nouveau système ERP représente un excellent investissement à long terme.
Optez pour un logiciel de gestion infonuagique flexible et convivial, permettant à votre entreprise de grandir et devenir plus efficace. Voici quelques-uns des nombreux avantages de moderniser votre ERP :
Gagner en productivité en repensant l’ensemble de vos processus
Gérer toutes vos entités d’affaires depuis un seul endroit
Faciliter la gestion de vos comptes fournisseurs
Optimiser la gestion des stocks
Permettre la budgétisation optimale de vos projets d’affaires
La plupart des entreprises chercheront à justifier une dépense en capital par une analyse du rendement de l’investissement, RI ou ROI, avant de s’engager dans l’implantation d’un système ERP.
L’implantation d’un logiciel de gestion entraîne son lot de coûts, mais saviez-vous que votre nouvel ERP est davantage un investissement stratégique qu’une dépense? En effet, le bon ERP pour votre PME contribuera à l’augmentation de vos profits.
Comment un ERP peut aider votre PME à augmenter ses profits
Les employés sont rarement responsables du temps gaspillé ou mal utilisé. Ce sont souvent les logiciels obsolètes, défaillants ou inefficaces qu’il faut blâmer. Sans les outils adéquats, même les employés les plus ambitieux risquent de rater la cible. Lorsque cette perte de temps se propage à l’ensemble de l’entreprise, la direction finit par assister à un gaspillage de temps et d’argent. Un outil de planification des ressources d’entreprise facile à utiliser et conforme aux besoins des entreprises modernes tel que le progiciel de gestion intégré peut changer la donne.
Une solution ERP réduit le travail manuel qui prend du temps
Les systèmes ERP modernes sont capables de prendre en charge des tâches telles que la saisie de données et d’automatiser des processus comme le paiement, la gestion de la trésorerie et la production de rapports. Ils peuvent également prévoir la saisie de données et configurer des comptes et des sous-comptes pour les employés. Par exemple, un nouveau système ERP de l’entreprise peut accomplir des tâches financières de fin de mois, automatiser les salaires et même arrêter les comptes. Cela permettra à vos employés de consacrer leur temps à des tâches plus importantes.
Une solution ERP moderne facilite le recrutement de nouveaux talents
La main-d’oeuvre actuelle regorge de nomades du numérique. Pour attirer les jeunes talents qui possèdent des compétences à jour, les entreprises doivent être concurrentielles. La possibilité de travailler à distance attire non seulement de nouveaux talents, mais elle favorise également la fidélisation du personnel. Permettre aux employés de travailler en dehors du cadre traditionnel, par exemple en mettant en oeuvre une solution de gestion accessible depuis n’importe quel appareil doté d’un navigateur, constitue un moyen de rester pertinent.
Une solution ERP fait gagner du temps à votre service informatique
De nombreuses entreprises utilisent différents types de logiciels, chacun ayant sa fonction précise et ses mises à jour régulières. Chaque logiciel doit être installé et mis à jour sur chaque ordinateur, ce qui représente un travail considérable pour votre service informatique. Si ces programmes présentent une défaillance, les employés doivent attendre que le problème soit résolu, ce qui ajoute rapidement des heures de non-productivité. Ce n’est pas le cas lorsque vous avez un seul système ERP infonuagique.
Une solution ERP vous aide à travailler plus rapidement
Avec une solution ERP, comme ce qu’Acumatica ERP vous offre, tout se trouve à un seul endroit et les employés ne perdent pas de temps à passer d’un système à l’autre. Il s’agit d’une solution à la portée de l’utilisateur, et qui fonctionne comme elle est censée le faire. Travailler sur la route est devenu la norme, et pourtant, de nombreux systèmes logiciels des ordinateurs d’entreprise n’offrent pas un accès flexible. En supprimant les obstacles à l’accès aux logiciels, les entreprises maximisent les possibilités pour les employés d’être plus efficaces.
Une solution ERP fournit un accès rapide à plus de données
Un système ERP approprié aide les entreprises à fonctionner efficacement et harmonieusement. C’est le moyen le plus simple de permettre aux employés de faire leur travail sans contretemps inutiles. À bien des égards, il agit comme un assistant pour chaque employé en simplifiant les tâches ordinaires au quotidien. La mise en oeuvre d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.
Les logiciels ERP semblent tous pareils, mais le sont-ils vraiment?
Un système ERP approprié aide les entreprises à fonctionner efficacement et harmonieusement. C’est le moyen le plus simple de permettre aux employés de faire leur travail sans contretemps inutiles. À bien des égards, il agit comme un assistant pour chaque employé en simplifiant les tâches ordinaires au quotidien. La mise en oeuvre d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.
S’il est vrai que les systèmes ERP ont des similitudes, tout est dans les détails. Ce sont des différences relativement mineures qui font en sorte qu’un système, plutôt qu’un autre, est le bon du point de vue de la convivialité et des avantages qu’il peut apporter à votre entreprise. Téléchargez notre guide « Comment trouver le ERP qui répond le mieux à vos besoins » pour savoir comment déterminer quel système ERP convient le mieux aux besoins de votre entreprise.
La constante évolution des technologies peut représenter un défi pour la majorité des PME. Est-ce que votre PME a tout ce dont elle a besoin pour demeurer à l’avant-garde? Investir dans les technologies SaaS (aussi appelées infonuagique, informatique en nuage ou cloud) adaptées à votre entreprise permet d’augmenter la productivité de vos employés, de prendre de meilleures décisions et de fournir une expérience supérieure à vos clients, entre autres.
Le déploiement en nuage / SaaS diffère grandement d’un point de vue financier des installations traditionnelles à l’interne. Les licences de logiciels habituelles impliquent des coûts initiaux en capital pour leur obtention, ainsi que pour l’achat et l’installation de l’équipement, du système d’exploitation, de la base de données, etc. Avec le modèle SaaS, tous les coûts d’exploitation sont inclus dans les frais mensuels.
Les implantations au sein de l’entreprise exigent également un soutien permanent comportant des frais d’entretien comme les copies de sauvegarde, les reprises après catastrophe, l’optimisation de la performance des serveurs, l’équilibrage des charges des applications pendant les périodes de pointe et le maintien d’un haut niveau de la sécurité informatique. Grâce à l’infonuagique, les frais de soutien et d’entretien sont d’ordinaire absorbés dans les frais mensuels du modèle SaaS, habituellement à un coût moindre.
Chaque entreprise a sans doute entendu parler de l’infonuagique et de sa popularité croissante au cours des dernières années. Plusieurs se demandent : « Devrions-nous migrer notre système vers l’informatique en nuage? » La grande question demeure : est-ce qu’une entreprise équipée d’une solution ERP à l’interne devrait se sentir obligée de faire migrer son système vers le nuage, ou doit-elle prendre l’infonuagique en considération au moment de remplacer son système existant?
L’infonuagique est une approche populaire, car elle offre des choix qui conviennent aux besoins techniques et aux exigences financières de bon nombre d’entreprises. Toutefois, elle pourrait ne pas constituer la meilleure approche pour une société, une application ou une situation financière donnée. Ce qu’il faut d’abord garder à l’esprit : la capacité de l’application à répondre à vos besoins et le choix d’un partenaire d’implantation sont les décisions les plus importantes que vous prendrez pour assurer le succès de votre déploiement ERP.
L’informatique en nuage n’est pas nécessairement plus (ou moins) coûteuse qu’un déploiement à l’interne. L’infonuagique et le dérivé de ce concept connu sous le nom de modèle SaaS (software as a service) peuvent changer la nature des coûts, pour passer des dépenses en capital aux frais d’exploitation. Cela ressemble à la différence entre un achat et une location de voiture. Comparez le coût de propriété sur une période raisonnable – de 5 à 7 ans, par exemple – afin de voir une vraie comparaison de vos coûts totaux.
La technologie choisie est secondaire, car même s’il s’agit d’un facteur important, elle ne saurait affecter l’utilisabilité ou les avantages offerts par le système. Les décisions relatives au déploiement peuvent être réservées aux services des TI et des finances, étant donné que son impact devrait être imperceptible pour les utilisateurs. Assurez-vous que toute décision de déploiement ERP est prise à l’intérieur d’une planification globale des TI et des ressources.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion infonuagique?
Chaque service utilise un logiciel différent pour mener à bien ses activités, ce qui rend difficile la communication entre les différentes divisions de votre entreprise. Lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur des murs de l’entreprise, vos employés n’ont pas accès à l’ensemble des données nécessaires. Bref, c’est un vrai casse-tête logistique!
Voici donc 5 raisons d’adopter un logiciel de gestion (PGI, mieux connu son acronyme anglais ERP) hébergé dans le nuage.
Décuplez votre productivité
Une fois tous les systèmes parfaitement intégrés à votre nouvel ERP, les employés tirent profit d’une base de données centralisée et d’une vision complète des différentes sphères d’activités de votre entreprise. Certaines tâches peuvent être automatisées, la gestion des stocks peut être optimisée et la collaboration entre les différents services s’en trouve facilitée. Puisqu’ils ont accès à des renseignements précis et à jour, vos employés n’ont plus à travailler en silo.
Adaptez rapidement votre rythme de croisière
Le mot d’ordre : flexibilité! Il est possible d’ajouter des utilisateurs autorisés au rythme de vos embauches, et de modifier rapidement la formule retenue pour profiter de fonctionnalités, d’espace de stockage ou de modules complémentaires. Les ressources informatiques sont louées pour répondre aux besoins évolutifs de votre entreprise.
Économisez sur les frais d’exploitation
Puisque c’est votre fournisseur qui s’occupera de la maintenance de votre ERP, vous n’aurez pas besoin d’affecter une équipe de travail à cette tâche. En général, vous n’aurez pas à acheter de matériel informatique supplémentaire. Pendant que votre fournisseur de services infonuagiques s’occupe de gérer l’infrastructure technologique, vos employés concentrent leurs énergies à faire croître vos activités commerciales. Autrement dit, vous réduirez vos frais de fonctionnement tout en stimulant la croissance de votre entreprise.
Renforcez la sécurité de vos données
Un ERP infonuagique est sans contredit un allié pour accroître la sécurité de vos données. Ces dernières sont sauvegardées dans le nuage et sont donc récupérables en cas de bris ou de vol de matériel. Les grands fournisseurs effectuent régulièrement des mises à jour de sécurité pour assurer la pérennité des données hébergées.
Offrez-vous de la mobilité
Le nuage vous permet d’avoir accès à votre système, peu importe l’appareil utilisé (ordinateur, tablette, etc.). Plusieurs utilisateurs peuvent désormais accéder simultanément aux données. Chacun d’entre eux peut disposer d’une interface personnalisée en fonction de ses besoins ou de son échelon hiérarchique.
Sacrifiez-vous la croissance au profit du statu quo?
Reporter la décision de remplacer votre système ERP pourrait avoir un impact important sur la croissance de vos opérations et votre capacité concurrentielle de votre entreprise. Alors, toujours convaincu que votre décision peut attendre?
Pour qu’un système ERP remplisse efficacement son rôle de gestion de tous les aspects de votre entreprise, il doit fonctionner de manière transparente avec les différents systèmes que vous utilisez pour vos opérations quotidiennes. Nous aborderons l’importance de ce processus d’intégration du système ERP et les défis auxquels vous devez faire face lors de l’intégration des systèmes à votre ERP.
Voici ce que nous couvrirons :
Qu’est-ce que l’intégration de l’ERP ?
Pourquoi l’intégration de l’ERP est-elle importante ?
Quels sont les avantages de l’intégration de l’ERP ?
Les défis de l’intégration de l’ERP
Conclusion : comment le commerce électronique intégré à l’ERP aide votre entreprise
Qu’est-ce que l’intégration de l’ERP ?
L’intégration de l’ERP consiste à connecter votre solution de planification des ressources d’entreprise à d’autres systèmes que vous utilisez au sein de l’entreprise. L’objectif d’une intégration est de faciliter le transfert d’informations commerciales entre les deux systèmes.
Par exemple, une entreprise qui gère une boutique en ligne peut utiliser une solution de commerce électronique intégrée à sa plateforme ERP pour partager des données sur les clients, les commandes de produits, les stocks et l’exécution des commandes entre les deux systèmes.
D’autres systèmes qui peuvent s’intégrer à votre ERP comprennent l’informatique décisionnelle (BI), la gestion de la relation client (CRM), les ressources humaines (RH), la comptabilité, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, les achats et la gestion de projet.
Pourquoi l’intégration de l’ERP est-elle importante ?
La plupart des entreprises utilisent des applications logicielles pour différentes parties de leurs activités quotidiennes. Pour reprendre l’exemple d’entreprise de vente en ligne, ils peuvent utiliser les outils suivants dans le cadre de leurs opérations :
Le suivi des informations entre tous ces systèmes peut devenir fastidieux et présenter des risques d’erreurs, surtout lorsque vous devez transférer manuellement des informations d’un système à un autre, par exemple concilier les informations de ventes de votre plateforme de commerce électronique avec les enregistrements de votre logiciel de comptabilité.
Les ERP sont conçues pour être le hub de tous ces systèmes disparates et éliminer les silos de données. Une fois que le logiciel ERP est intégré dans les différents flux de travail de vos opérations commerciales, il assure une communication appropriée entre vos systèmes existants.
Votre application de commerce électronique peut fournir des mises à jour de paiement à votre système de comptabilité au fur et à mesure qu’elles se produisent et de nouvelles informations sur les clients à votre CRM. Et votre plateforme de gestion des ressources humaines peut signaler automatiquement les paiements de salaire au système de comptabilité. Le meilleur de tout, l’intégration de l’ERP permet tout cela avec un minimum d’efforts supplémentaires de votre part.
Quels sont les avantages de l’intégration de l’ERP ?
L’intégration de l’ERP offre des avantages qui permettent de gagner du temps et de l’argent et de réduire les besoins en personnel en éliminant les redondances et en rationalisant les processus. L’intégration de votre ERP avec les systèmes que vous utilisez pour votre entreprise peut offrir les avantages suivants :
Automatise les tâches répétitives
Les processus commerciaux routiniers tels que la saisie de données, l’analyse de données et la génération de rapports peuvent être automatisés une fois que les systèmes pertinents sont intégrés à votre ERP. Cette automatisation réduit le risque d’erreurs humaines et augmente la productivité de votre équipe.
Dans le cadre d’une intégration de commerce électronique, une fois qu’un client passe une commande, des enregistrements sont automatiquement créés et envoyés à votre ERP, tandis que les détails de paiement sont envoyés à votre système de comptabilité et un reçu est généré et envoyé par courriel au client.
La plupart de ces tâches devraient être effectuées manuellement sans l’intégration de ces systèmes.
Élimine les silos de données
L’intégration de l’ERP garantit que toutes vos informations commerciales importantes sont accessibles entre les systèmes plutôt que d’être détenues séparément par des systèmes qui ne communiquent pas entre eux.
Sans intégration, les informations clients seraient réparties sur trois systèmes différents : votre solution de commerce électronique, votre CRM et votre système de comptabilité. Apporter des changements sur l’un de ces systèmes nécessiterait une mise à jour manuelle des autres.
Cependant, l’intégration de l’ERP harmonise le flux de données entre ces sources et élimine les incohérences. Votre ERP devient la source unique de vérité pour toutes vos applications commerciales connectées.
Améliore le processus de prise de décision
L’intégration de l’ERP permet d’obtenir des données en temps réel provenant des différentes parties de votre entreprise. Regrouper toutes ces informations en un seul endroit pour les examiner et les analyser peut vous donner une vue d’ensemble de vos opérations, ce qui facilite la recherche d’informations influençant vos décisions concernant votre entreprise.
Par exemple, optimiser les quantités de stock en fonction des tendances d’achat pour les produits de votre boutique en ligne ou concevoir des campagnes d’engagement pour des clients spécifiques en fonction de leurs dépenses passées.
Simplifie les opérations et améliore l’expérience client
L’intégration de l’ERP peut améliorer votre efficacité opérationnelle en améliorant l’accès aux informations à partir d’un hub centralisé. Cela facilite également la collaboration en équipe.
Cette efficacité opérationnelle améliorée peut également conduire à une meilleure expérience client. Par exemple, une solution de commerce électronique intégrée à l’ERP peut vous permettre de transférer automatiquement les commandes de produits vers vos systèmes de traitement, réduisant ainsi le délai entre la passation de la commande et la livraison.
Les défis de l’intégration de l’ERP
Les intégrations peuvent être un processus délicat. Voici quelques-unes des choses qui peuvent affecter les intégrations de votre système ERP.
Complexité de l’intégration
Faciliter la communication entre deux systèmes différents peut être compliqué. Cette complexité peut provenir de systèmes hérités, de formats de données différents ou du besoin de plus de capacités techniques pour mettre en œuvre les intégrations.
Pour résoudre ce problème, il est essentiel de choisir une solution d’intégration qui met l’accent sur le service à la clientèle et qui propose une assistance technique pour garantir le succès.
Avec k-ecommerce, vous obtenez une solution de commerce électronique qui offre une intégration ERP étroite comme l’une de ses principales fonctionnalités, ainsi qu’une équipe d’assistance en direct pour résoudre tout problème d’intégration.
Coûts et délais de mise en œuvre
Le processus d’intégration de l’ERP peut être coûteux et prendre du temps, et les avantages peuvent mettre du temps à se concrétiser. Il y a des coûts liés à la mise en œuvre et à la maintenance des intégrations, à la formation du personnel pour les utiliser et à la résolution des problèmes.
Avec k-ecommerce, vous pouvez bénéficier d’une structure de coûts prévisible et transparente. Cette solution complète couvre tous les aspects, y compris la maintenance, les mises à jour et une approche clés en main, ce qui vous évite toute surprise inattendue. Vous pouvez également mettre en œuvre votre intégration en quelques semaines seulement pour bénéficier au plus vite des avantages de l’intégration.
Ses coûts d’intégration incluent également l’assistance client pendant un an, la formation du personnel, la maintenance et les mises à jour.
Sécurité de la connexion
Si la connexion entre votre ERP et les systèmes commerciaux n’est pas sécurisée, votre entreprise est vulnérable aux attaques cybernétiques de personnes mal intentionnées. Il s’agit d’un problème sérieux pour les organisations qui utilisent des intégrations à partir de systèmes de commerce électronique pour partager des données financières et clients.
En tant que plateforme de commerce électronique intégrée à l’ERP, k-ecommerce offre une infrastructure certifiée de niveau PCI 1, garantissant le plus haut niveau de protection des informations financières.
Comment le commerce électronique intégré à l’ERP aide votre entreprise
La clé pour tirer parti des avantages de toute mise en œuvre de système ERP est de garantir qu’ils s’intègrent de manière transparente avec tous les systèmes logiciels de votre entreprise.
Avec un partenaire solide d’intégration ERP pour assurer l’intégrité et la sécurité des données, votre entreprise peut améliorer son efficacité opérationnelle, automatiser ses opérations et obtenir les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur son avenir.
Pour les entreprises à la recherche d’une solution de commerce électronique intégrée à l’ERP compatible avec Acumatica, ne cherchez pas plus loin que k-ecommerce.
Posséder une solution ERP est d’une importance capitale pour la santé d’une future société. Toutefois, si celui-ci ne peut répondre aux besoins de l’entreprise, cela peut vous restreindre dans vos activités et nuire au service à la clientèle et à vos ventes. Il est vrai que les solutions ERP offrent à peu près tous les mêmes fonctionnalités principales. Ce sont des différences relativement mineures qui font en sorte qu’un système plutôt qu’un autre est le bon du point de vue de la convivialité et des avantages qu’il peut apporter à l’entreprise. Choisir le bon logiciel ERP contribue à :
Augmenter les ventes et à améliorer le service à la clientèle;
Optimiser la gestion de trésorerie et à réduire les comptes clients non réglés;
Réduire les coûts d’approvisionnement et de production dans un souci d’efficacité;
Assurer une meilleure rotation des stocks;
Maximiser l’utilisation des équipements et des ressources.
Il existe de nombreux produits ERP personnalisés pour des domaines différents. Les meilleurs d’entre eux incluent une veille stratégique intégrée avec une suite logicielle complète conçue spécialement pour votre domaine. Ils sont également conviviaux et faciles à utiliser, et plus d’être accessibles en tout temps, de partout, à partir de n’importe quel appareil doté d’un navigateur.
Quels sont les principaux aspects à évaluer?
Les systèmes ERP modernes peuvent être très complets tout en étant flexibles, évolutifs et adaptatifs au fur et à mesure que les besoins d’affaires changent. C’est à vous de déterminer quel système répond à vos besoins.
Fonctionnalité
La plupart des entreprises passent trop de temps et dépensent trop d’énergie à chercher la perfection d’un point de vue fonctionnel et trop peu de temps sur les autres facteurs (voir plus loin). Concentrez-vous sur les logiciels adaptés à votre secteur d’activité. Il s’agit, en fait, de ceux installés avec succès et utilisés dans les entreprises de votre domaine, préférablement d’un secteur semblable au vôtre. Optez pour la flexibilité. Les meilleures solutions vous permettront de personnaliser les fonctions et les procédures facilement sans programmation.
Maturité du produit
Avoir ce qu’il y a de plus récent et de meilleur, c’est bien, mais il peut être risqué d’être « à la fine pointe » de la technologie. Vous devriez chercher un système testé et éprouvé en situation réelle…dans votre secteur d’activité. Un fournisseur ERP reconnu mettra continuellement ses produits à jour pour y inclure la technologie et les fonctionnalités les plus récentes. Ces options et fonctions qui semblent si attrayantes dans le système ERP « de pointe » seront incluses dans le système éprouvé après avoir été testées sur le marché. Parlez aux utilisateurs actuels du système que vous évaluez. Laissez-les vous parler de sa qualité et vous informer sur le service du fournisseur relativement aux mises à jour et aux améliorations.
Le fournisseur logiciel
Votre fournisseur ERP sera un partenaire à long terme, et non un simple fournisseur de produits. Assurez-vous qu’il sera là pour longtemps. Vérifiez sa stabilité financière. Possède-t-il les ressources pour prendre en charge le produit dans les années à venir? Examinez son dossier de candidature pour trouver des indices sur la façon dont il assiste ses clients et améliore le produit dans le temps. Posez également des questions aux fournisseurs sur les frais récurrents et les coûts d’implantation, afin d’avoir une vision claire du coût total de propriété du système sur une période raisonnable — de 5 à 7 ans, par exemple.
Communauté
Cherchez une communauté constituée de partenaires d’implantation et d’expertise-conseil, d’utilisateurs satisfaits, de groupes d’utilisateurs, de fils de discussion et de conférences. Ces ressources apportent une valeur ajoutée considérable au-delà de ce que le fournisseur peut offrir. Discutez avec le plus grand nombre de personnes et écoutez-les vous parler de la qualité du produit, du service technique et des autres clients potentiels. Et assurez-vous de profiter de ces ressources au moment d’implanter et d’utiliser votre nouveau système.
Comment s’y prendre?
Si votre système actuel ne vous fournit pas les informations nécessaires pour gérer votre entreprise efficacement, commencez par former une équipe constituée de vos meilleures ressources afin d’identifier vos besoins et de recueillir les renseignements sur les solutions et les fournisseurs existants. Pour un succès assuré, voici sept trucs afin de vous aider à choisir judicieusement votre système ERP :
Connaître les éléments essentiels et faire une liste
Abordez le processus de sélection en gardant en tête certains éléments essentiels – la fonctionnalité, évidemment; l’historique et le degré de maturité du produit; la fiabilité et la compétence de son concepteur; le niveau d’expertise et la réputation du partenaire ou de l’équipe d’implantation, et; le système de soutien à long terme comprenant les groupes d’utilisateurs et ressources tierces qui peuvent être disponibles.
Identifiez les procédures, les processus et exigences uniques dont vous avez besoin pour aider votre entreprise maintenant et dans un avenir assez rapproché. La plupart des fonctions nécessaires sont courantes dans votre domaine, et il est important de les connaître. Cependant, il est vital d’identifier les choses inhabituelles dans votre façon de faire avec vos clients ou d’interfacer avec leurs systèmes.
Examiner minutieusement
Après avoir couvert les éléments de base, vous pouvez vérifier si les systèmes sélectionnés répondent aux exigences uniques identifiées. Ne vous attendez pas à ce que le logiciel possède tout de suite toutes les fonctionnalités désirées. Examinez plutôt s’il y a possibilité d’adapter le système à ces besoins uniques sans recourir à de la programmation supplémentaire.
Il est dit de tous les systèmes qu’ils sont « faciles à utiliser », « intuitifs » ou « conviviaux ». Ce qui importe, c’est que vos utilisateurs considèrent que le système est, à vrai dire, utilisable. Assurez-vous d’inclure de vrais utilisateurs futurs dans le choix du système et lors de son implantation. Ils sont les seuls qui peuvent vous dire si le système est adapté à leurs tâches et à leurs activités quotidiennes.
Obtenir le prix total
Au moment de recueillir des soumissions des fournisseurs finalistes (pas plus de 2 ou 3 habituellement), assurez-vous que celles-ci sont complètes et comprennent tous les éléments nécessaires : équipements, logiciels, outils, personnalisations, conversions, formations aux utilisateurs, gestion de l’implantation, etc. Assurez-vous également que toutes les soumissions sont comparables et comprennent le même éventail de biens et services, autrement dit, que l’on compare « des pommes avec des pommes ». Ne craignez pas de communiquer avec un candidat pour lui demander une mise à jour de son offre afin d’ajouter un élément qui était manquant.
Vérifier les références
Demandez des coordonnées d’entreprises de votre domaine et de dimension semblable à la vôtre qui utilise le système. Communiquez avec elles – ou visitez-les autant que faire se peut – et voyez comment le système fonctionne en situation réelle. Assurez-vous de poser des questions sur l’assistance technique, la communauté d’utilisateurs, et sur la façon dont le fournisseur entretient le système.
Prendre les commandes de la démo
S’ils ne s’en tiennent qu’à leurs propres appareils, les fournisseurs vous montreront ce que leur système fait de mieux, et qui pourrait les en blâmer? Faites vos devoirs en élaborant un scénario de démonstration qui présente ce que vous avez besoin de voir (notamment, comment le système traite les exigences uniques (voir le point 2)). Vous pouvez les laisser vous présenter quelques fonctionnalités aussi, mais cela ne devrait prendre qu’une petite partie du temps alloué. Assurez-vous que les utilisateurs futurs puissent voir le système et en faire l’essai afin d’en vérifier l’utilisabilité.
Éviter les économies de bouts de chandelles
Dans le but de respecter les limites du budget, les entreprises peuvent être tentées de faire des économies, soit en choisissant le mauvais système simplement parce qu’il coûte moins cher, soit en coupant dans l’aide à l’implantation ou dans la formation aux utilisateurs. Quelle que soit la raison, cela aura pour résultat que le système sera moins efficace et qu’il ne vous offrira pas les avantages que vous recherchez. Concentrez-vous sur ces avantages et soyez disposé à payer la somme requise pour implanter le bon système de la meilleure manière possible.
Assigner une « équipe d’élite » au projet
Assurez-vous de choisir un leader fort pour diriger le projet de sélection et d’implantation du système et assignez vos as de la performance à l’équipe. Vous voudrez que ces « gens d’action » s’engagent activement, même s’ils sont probablement ceux qui peuvent le moins se libérer de leurs responsabilités quotidiennes. Toutefois, ces personnes sont les plus à même de faire le bon choix et de s’assurer que le système soit implanté. Assurez-vous également que le fournisseur assigne sa propre « équipe d’élite » à votre projet.
L’implantation d’un système ERP nécessite certes préparation, temps et efforts, mais les résultats positifs à l’échelle de l’entreprise seront indéniables.
Vous avez besoin d’aide?
Après avoir identifié les problèmes à résoudre et les avantages attendus, vous devez déterminer le moment crucial pour effectuer le changement. Malheureusement, de nombreux projets échouent ou peinent à atteindre leurs objectifs parce que l’entreprise n’était pas prête à accomplir le travail exigé pour l’implantation d’un nouveau système.
Obtenir l’accord de tous les secteurs de l’entreprise touchés sur les objectifs du projet et ses avantages;
Établir un budget rigoureux;
Effectuer une analyse de justification des coûts (rendement des investissements ou étude RI);
Identifier le cadre responsable et constituer l’équipe du projet.
Quand vous aurez déterminé les « finalistes » parmi les fournisseurs ou partenaires d’implantation potentiels en solutions ERP, demandez-leur de l’aide avec certains éléments susnommés comme les coûts et avantages, ainsi que les exigences d’implantation. Un professionnel bien informé sera en mesure de vous parler d’entreprises semblables à la vôtre et de leur expérience.
De plus en plus de PME se dotent d’un logiciel ERP pour gérer l’ensemble de leurs activités. Le choix de ce type de solution présente de nombreux avantages pour les PME et peut réellement les aider à atteindre leurs objectifs d’affaires.
L’implantation d’un système ERP infonuagique permet des améliorations opérationnelles au sein des entreprises. En effet, un meilleur accès aux données offre l’occasion d’améliorer les processus, et par conséquent de maximiser le temps des différents intervenants. Cela favorise donc la croissance des entreprises.
L’option infonuagique, particulièrement en mode de déploiement SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service), présente plusieurs caractéristiques particulièrement adaptées à la réalité des PME :
1. Investissement initial minime
Le coût d’acquisition d’un logiciel ERP infonuagique en mode SaaS est relativement faible. Aucune mise de fonds et aucuns frais d’acquisition de licence de logiciel ne sont requis. Vous n’avez pas à acquérir de matériel informatique ou de serveurs de données supplémentaires, car l’utilisation du logiciel est en mode service. La tarification mensuelle rend cette option à la portée de budgets plus modestes, et les mensualités peuvent être inscrites en tant que dépenses opérationnelles à l’état des revenus et des dépenses, au lieu d’être considérées comme une dépense en capital à inscrire au bilan financier.
2. Processus de formation simplifié
Les coûts d’implantation réduits des logiciels infonuagiques peuvent également être attribuables aux nouvelles méthodes d’apprentissage qu’ils favorisent. Les utilisateurs peuvent non seulement obtenir de la formation en ligne sur des fonctionnalités précises, mais également échanger avec leurs collègues afin d’obtenir de l’aide. Le temps de formation est généralement plus court et ciblé sur les fonctionnalités utilisées par l’entreprise, et non sur l’application complète.
3. Économies de coûts de maintenance
Les logiciels infonuagiques étant gérés et maintenus par les fournisseurs, nul besoin d’y affecter une équipe TI sur place. De plus, comme les logiciels en nuage sont mis à jour automatiquement par les fournisseurs, vous évitez de payer les coûts importants qui y sont reliés.
4. Solution flexible
Les logiciels ERP infonuagiques permettent d’accommoder un grand nombre d’utilisateurs pour un prix abordable, ce qui est une caractéristique non négligeable pour les entreprises grandissantes qui procèdent à de multiples embauches. L’aspect modulable des systèmes ERP infonuagiques fait en sorte que vous pouvez ajouter ou enlever des fonctions ou des applications sans devoir remplacer intégralement l’infrastructure existante, et vous bénéficiez toujours de la plus récente technologie grâce aux mises à jour automatiques du fournisseur.
5. Configuration évolutive et paiement à l’utilisation
Tel que mentionné, il est possible d’ajuster l’étendue des services couverts par le système ERP infonuagique, et ce, au fur et à mesure que vos besoins fluctuent. Le tarif mensuel est tout simplement ajusté selon l’utilisation. Vous ne payez donc que pour ce dont vous avez vraiment besoin et ce que vous utilisez réellement.
6. Expansion géographique simplifiée
Un logiciel ERP infonuagique est accessible sur le Web; il peut donc être utilisé n’importe où et en tout temps. Par exemple, les employés d’un bureau récemment ouvert dans une région différente de celle du siège social auront facilement accès au même système que le reste de l’entreprise sans achat de matériel supplémentaire et sans transfert de données. Il ne suffit que de créer l’accès de ces employés dans le système.
7. Sécurité
La configuration du logiciel ERP et les données qui y sont répertoriées sont sauvegardées dans le nuage. Tout est donc facilement récupérable en cas de désastre, et ce, sans qu’une équipe TI ait à effectuer des sauvegardes régulières. De plus, les employés ont accès aux mêmes données, peu importe où ils se trouvent, ce qui minimise le risque d’erreurs et garantit l’accès aux données les plus récentes.
8. Processus d’implantation généralement plus court
Les logiciels infonuagiques ne nécessitant aucune installation d’application (en mode SaaS), ils peuvent souvent être implantés dans un délai bien inférieur aux systèmes traditionnels, selon le degré de personnalisation requis. Si le logiciel ERP choisi convient à vos besoins sans devoir être personnalisé, vous pourrez en bénéficier beaucoup plus rapidement, ce qui représente un net avantage pour les PME en croissance qui créent de nouvelles unités d’affaires au fur et à mesure qu’elles grandissent.
Sélectionner un logiciel ERP n’est pas aussi simple que de choisir vos fruits et légumes à l’épicerie : vous n’irez pas très loin si vous vous en tenez à la couleur, à la fermeté et à l’odeur. Le choix du bon système ERP pour votre entreprise est une décision importante qui aura des répercussions dans l’ensemble de votre organisation; il va de soi que des recherches approfondies s’imposent. La plupart des systèmes ERP peuvent paraître similaires au premier coup d’œil, et peut-être vous sentez-vous dépassés par toutes les options offertes sur le marché. Parce que les difficultés surgissent la plupart du temps dans les menus détails, une analyse minutieuse des différences entre les logiciels est souvent la clé pour faire le bon choix.
Alors, comment vous y prendre pour étudier toutes les plateformes et vous assurer d’évaluer les critères appropriés sur lesquels appuyer votre décision?
Cinq catégories clés
Notre tableau comparatif gratuit peut vous guider dans le processus de sélection d’un logiciel ERP en vous permettant d’en analyser plusieurs à la fois. Vous pouvez personnaliser le tableau en le remplissant et en indiquant quels avantages, caractéristiques et fonctionnalités sont prioritaires en fonctions des besoins de votre entreprise.
Productivité
Comment le système aidera-t-il vos employés et vous-même à devenir plus productifs?
Fonctionnalités
Quelles sont les caractéristiques offertes par le système?
Technologie
Comment la technologie est-elle mise à contribution pour rendre le système convivial et personnalisable, et pour en faciliter la maintenance?
Valeur
En termes de fonctionnalités par rapport au coût cumulatif du système, en avez-vous pour votre argent?
Risque
Le logiciel assure-t-il la sécurité de vos données tout en réduisant les risques?
Comment utiliser le tableau
Les avantages d’Acumatica ERP sont déjà inscrits dans le tableau comparatif. Vous pouvez ajouter deux autres entreprises dans les colonnes additionnelles et indiquer les avantages reliés à leur système ERP. Nous avons également inséré une colonne afin que vous puissiez faire ressortir les éléments qui constituent une priorité pour votre entreprise.
Par exemple :
Dans la catégorie Productivité, vous pourriez préférer un logiciel ERP auquel vous pouvez accéder à partir de plusieurs appareils et dans différents lieux afin que vos employés puissent y travailler à partir de n’importe où et à tout moment.
Dans la catégorie Fonctionnalités, vous voudrez peut-être accorder la priorité à un système ERP offrant des fonctionnalités intégrées de veille stratégique (BI) afin de vous aider à interpréter les données et à prendre des décisions éclairées.
Dans la catégorie Technologie, une solution véritablement infonuagique pourrait être votre priorité absolue, car vous souhaitez accéder au système au moyen d’un navigateur Web standard sans devoir installer de logiciel au préalable.
Dans la catégorie Valeur, vous accorderez peut-être plus d’importance à un système qui offre plusieurs options de déploiement (en mode local, dans un nuage public ou dans un nuage privé).
Enfin, dans la catégorie Risque, vous pourriez accorder plus d’importance à une solution qui sauvegarde vos données dans le nuage plutôt que sur vos serveurs afin de les protéger d’éventuelles attaques.
Bien que nous soyons convaincus que notre solution infonuagique Acumatica ERP répondra à toutes vos priorités, nous comprenons l’importance de prendre une décision éclairée en évaluant et en comparant toutes vos options. En vous fournissant ce tableau comparatif, nous vous aidons à choisir le bon système ERP sans laisser quoi que ce soit au hasard. Téléchargez le guide.
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Pour amorcer la discussion avec les décideurs de votre entreprise au sujet du rendement des investissements (RI, mieux connu sous son appellation anglaise ROI) d’un projet, d’un outil ou d’un produit, il est judicieux de commencer par un aperçu rapide des avantages. Par contre, discuter des bénéfices nets nécessite une analyse approfondie et des calculs complexes. Lorsqu’il est question du calcul du RI des systèmes ERP, trouver la bonne formule pour calculer l’investissement n’est pas une mince tâche.
La présentation d’une évaluation du RI doit tenir compte des éléments garants de succès ou d’échec. Il faut également vous assurer de rendre les calculs complexes plus accessibles afin de ne pas décourager quiconque pourrait envisager une nouvelle implantation ERP.
Parce que les projets ERP sont souvent associés à des dépassements, les implantations ERP sont souvent reçues avec un enthousiasme très mitigé. Les dépassements de temps peuvent parfois être attribués à une rupture dans les processus de gestion de projet ou dans la dynamique d’équipe. En ce qui concerne les dépassements de coûts, ils résultent généralement du fait que les éléments de coûts sont sous-estimés et que certains aspects du projet sont sous-évalués.
Il existe un moyen plus simple de fournir les estimations réelles du coût d’investissement dans un logiciel ERP et de rompre avec le cycle des dépassements. L’analyse du RI d’un ERP commence par la définition de chaque élément, puis par la détermination du coût de chacune de ses composantes.
Après avoir évalué les nombreux facteurs à considérer, nous vous proposons cinq méthodes clés de calcul du RI qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur votre choix de solution ERP :
1 – Déterminer le coût de nouveau matériel ou de mises à jour
Votre logiciel ERP actuel est probablement installé sur l’infrastructure TI existante. Il existe maintenant des solutions ERP infonuagiques et des configurations en mode SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service), ce qui permet aux fournisseurs de services d’offrir de nombreuses options d’acquisition, de déploiement et d’utilisation de logiciels ERP.
Lors du choix de la solution la mieux adaptée à votre entreprise, faites une réflexion sur les ERP infonuagiques ou déployés localement, puis tenez également compte des coûts d’acquisition ou de mise à niveau de matériel, de serveurs additionnels ou d’équipement de télécommunications.
Habituellement, le matériel informatique est acheté, comptabilisé en tant qu’actif, puis amorti au cours de sa durée de vie utile. L’amortissement supplémentaire en termes de réduction d’impôts ou l’amélioration des flux de trésorerie devrait figurer à titre de gain dans votre calcul du RI.
2 – Acheter une licence logicielle ou un service logiciel
Par le passé, les licences logicielles étaient achetées, capitalisées et amorties au cours de leur durée de vie utile, comme pour le matériel informatique. Les configurations en mode « logiciel en tant que service » (SaaS) sur abonnement ont désormais considérablement changé la façon dont on achète et utilise les logiciels ERP, et ce, à un point tel que l’industrie de la comptabilité a été confrontée au défi de fournir des instructions claires sur la manière de comptabiliser correctement les frais versés dans le cadre d’accords en mode SaaS.
Pour clarifier la question, le Financial Accounting Standards Board (FASB) a récemment proposé des lignes directrices pour définir le traitement comptable des accords en mode SaaS. En vertu de ces nouvelles recommandations, les éléments de coûts relatifs aux frais payés dans le cadre d’un accord en mode SaaS incluant une licence logicielle doivent être considérés et traités comme toute autre licence logicielle, c’est à dire qu’ils doivent être capitalisés et amortis sur leur durée de vie utile. Par contre, quand l’accord en mode SaaS ne comprend pas de licence logicielle, les éléments de coûts doivent être imputés aux frais d’exploitation, comme pour un contrat de service.
De toute évidence, les différences entre l’acquisition d’un logiciel déployé localement et d’un logiciel faisant l’objet d’un accord en mode SaaS auront une incidence importante sur votre évaluation. Votre choix doit donc être pris en compte dans le calcul du RI de votre projet d’implantation ERP.
3 – Personnaliser le logiciel
Les produits ERP actuellement sur le marché sont des systèmes qui peuvent répondre de façon remarquable à vos besoins d’affaires. Néanmoins, la plupart des projets ERP nécessitent un certain degré de personnalisation. Heureusement, certains coûts de personnalisation d’une implantation ERP peuvent être capitalisés et amortis, ce qui constitue un avantage financier à votre analyse du RI.
Cet avantage comporte une mise en garde. La personnalisation du logiciel est l’élément de coût d’implantation ERP le plus sous-estimé et peut potentiellement faire dérailler votre projet ou avoir des répercussions importantes sur vos calculs du RI. De plus, les coûts imprévus de personnalisation du logiciel et les retards auront une incidence sur la portée d’un projet d’implantation d’une solution ERP.
4 – Prendre en considération les coûts d’implantation et de consultation externe
D’un point de vue comptable, l’ensemble des coûts d’un projet d’implantation ne peut être complètement capitalisé dans le coût d’acquisition. Par contre, il est important de bien cerner ces coûts afin de les inclure dans le volet investissement du calcul du RI.
Les coûts de consultation externes ou de services de gestion de projet, de même les coûts de services temporaires, devraient être pris en compte. L’évaluation de l’implantation ERP doit également déterminer et estimer les coûts de formation initiale et de conversion de données.
5 – Évaluer les coûts récurrents
Après l’implantation, il y a des coûts de maintenance à considérer pour la durée de vie utile de la solution ERP. Tant pour le déploiement local que pour celui en mode SaaS, les frais de maintenance du logiciel sont habituellement définis lors de l’achat du système ERP. Dans votre analyse du RI, vous devez déterminer le coût de formation des nouveaux employés, ou encore celui de mise à niveau du personnel existant après les mises à jour du logiciel, et les comptabiliser en tant que dépenses récurrentes afin de maintenir et capitaliser votre investissement ERP.
Pour terminer, le logiciel ERP est une ressource puissante qui peut aider votre entreprise à atteindre de nouveaux sommets. Avec une diligence raisonnable, une évaluation complète et exacte du RI fera en sorte que votre entreprise soit en mesure de prendre des décisions éclairées sans délai, qu’elle choisisse le meilleur système ERP en fonction de vos besoins, et qu’elle ait la capacité de pleinement réaliser tous les bénéfices que lui apportera cette nouvelle solution.
Vous désirez implanter prochainement un logiciel de gestion (mieux connu son son acronyme anglais « ERP ») au sein de votre société? Peu importe la raison évoquée (diminution des coûts, augmentation de la productivité, accroissement du chiffre d’affaires, etc.), vous devez pousser votre réflexion plus loin avant d’obtenir un devis des fournisseurs recommandés. Après tout, ce système deviendra la pièce maîtresse de votre infrastructure informatique. Si vous prenez une décision trop hâtive, vous risquez de choisir un ERP qui ne comblera pas tous les besoins de votre entreprise dans ce domaine. Voici donc les critères fondamentaux à considérer pour que l’ERP choisi devienne le tremplin souhaité pour vos affaires.
Les besoins actuels et futurs de votre entreprise
Pour faire un choix optimal, vous devez connaître les besoins technologiques qu’un ERP pourrait combler. Ayez une vision à plus long terme. En plus de dresser la liste des besoins actuels, pensez aux besoins futurs de votre entreprise. Cette évaluation des besoins est d’ailleurs tributaire de votre plan stratégique. En quoi consiste-t-il exactement? Le point de vue de tous les utilisateurs éventuels est essentiel pour déterminer les besoins critiques à combler. Vos collègues connaissent leur description de tâches, leurs activités quotidiennes et les défis rencontrés avec le système en place, le cas échéant. Ils doivent être consultés dès la première phase du projet.
La flexibilité du produit convoité
L’ERP vous accompagne pour une longue route, durant plusieurs années. La solution choisie doit être suffisamment flexible pour s’adapter aux activités futures de l’entreprise. En effet, les tendances de l’industrie ou vos projets d’expansion exigeront peut-être l’ajout de modules ou de fonctionnalités. Elle doit aussi permettre de suivre le rythme des évolutions technologiques à venir. La réalité d’aujourd’hui n’est pas nécessairement celle de demain! L’interface doit non seulement être modulable en fonction des besoins déterminés au préalable, mais aussi être simple, intuitive et au goût du jour, maintenant et pour les prochaines années. Chose certaine, le déploiement d’un tel système demeure l’occasion rêvée de repenser vos processus.
La fiabilité et la pérennité de la solution envisagée
Avant d’arrêter votre choix sur un fournisseur, des renseignements sur l’éditeur doivent néanmoins être recueillis. L’expérience de celui-ci dans la conception de logiciel et la stabilité organisationnelle de l’équipe de développeurs sont deux données d’intérêt à prendre en compte. Vous pourriez aussi tenter d’obtenir des références sur la qualité du produit convoité. Et mieux vaut, peut-être, implanter un produit ayant déjà fait ses preuves dans votre domaine d’affaires! Puisqu’il s’agit de la pierre angulaire de votre infrastructure technologique, un ERP se doit d’être durable. Informez-vous notamment sur la fréquence des mises à jour, sur les fonctionnalités à venir et sur les pépins rencontrés dans la dernière année.
Le coût total du projet
Il n’y a pas que les frais initiaux à considérer. Pour vous permettre de comparer « des pommes avec des pommes », les fournisseurs sélectionnés doivent soumettre des propositions détaillées et conformes à votre évaluation des besoins. Exigez une estimation précise des coûts supplémentaires de programmation. Le devis doit évidemment tenir compte des charges d’implantation de l’ERP en entreprise et des frais afférents à la formation éventuelle des utilisateurs. Quoi qu’il en soit, une démarche systématique s’impose pour limiter les coûts associés aux choix d’un ERP. La Banque de développement du Canada (BDC) propose d’ailleurs un guide en 10 étapes pour sélectionner la technologie qui vous convient.
La qualité du soutien technique proposé
Il y a la technologie… et l’humain! Ce dernier est l’un des facteurs importants de réussite du projet. Le développeur doit proposer des options de dépannage, du soutien technique en cas de problème et des personnes-ressources en cas d’urgence. Vous ne voudriez pas faire face à une impasse en fin de journée, lorsqu’un rapport d’analyse se fait attendre en vue d’une prise de décision rapide. La mission du concepteur du logiciel ne s’arrête pas à l’étape de l’installation du système.
