Comment bénéficier d’une subvention pour votre nouvel ERP

Vous y pensez depuis un bon moment et vous savez que votre PME a besoin d’accroître son niveau de productivité pour se démarquer et accélérer sa croissance. Vous avez repéré des outils technologiques qui vous permettraient de prendre votre élan, mais vous ne savez pas par où commencer? Le logiciel ACCEO ERP et une aide financière ciblée, tel qu’un crédit d’impôt ou une subvention, pourraient vous aider. Voici trois moyens de faciliter le démarrage de votre projet d’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») afin de gagner en productivité.

Déterminez les gains en productivité que vous apporterait ACCEO ERP

Le logiciel de gestion ACCEO ERP offre un avantage concurrentiel aux PME qui l’implantent en leur permettant de croître et d’optimiser leur productivité à coût abordable tout au long de leur évolution dans le marché. Il s’agit d’un outil personnalisable qui favorise les gains de productivité en permettant une gestion efficace et précise des budgets, des feuilles de temps, des stocks, de la facturation et des rapports de tous les projets de l’entreprise. Conçu sur la plateforme 100 % infonuagique, conviviale et performante d’Acumatica, ACCEO ERP est flexible et robuste.

En choisissant d’investir dans un ERP, vous aidez votre PME à maîtriser son environnement technologique tout en accélérant sa croissance. Le logiciel ACCEO ERP comporte plusieurs avantages, dont les suivants :

  • Automatisation des tâches répétitives et production de rapports
  • Augmentation du rendement de votre personnel et réduction du nombre d’erreurs
  • Gestion centralisée des comptes et des contacts en un seul endroit

Vos équipes comprennent bien les avantages d’implanter un ERP dans l’entreprise et il ne vous reste qu’à choisir le moment de le faire, et surtout, à libérer le budget nécessaire. Sachez que divers programmes de soutien financier complémentaires peuvent vous appuyer dans votre démarche. Le programme PME en action subventionne les frais de service de l’implantation du PGI. Le crédit d’impôt d’Investissement Québec, quant à lui, est applicable aux progiciels de gestion intégrés et aux frais de licences nécessaires.

Demandez l’aide du programme PME en action du gouvernement du Québec

Le programme PME en action appuie la réalisation d’études préalables à la concrétisation de projets d’investissement au Québec par des entreprises du Québec ou d’ailleurs, dans une perspective de création d’emplois et de développement durable. Il vise aussi à accroître le niveau de productivité des entreprises québécoises afin de rehausser leur compétitivité et d’accélérer leur croissance.

Si vous êtes une entreprise à but lucratif établie au Québec et que vous évoluez notamment dans le secteur tertiaire moteur, comme les technologies de l’information et des communications, les services de création et de design industriel, les laboratoires industriels et de services scientifiques et les centres de distribution à valeur ajoutée, vous pouvez soumettre votre projet d’implantation ERP au volet Appui à la productivité des PME de ce programme. Votre projet d’implantation des technologies de l’information (TI) doit permettre à votre entreprise de faire des gains de productivité importants.

Si vous remplissez toutes les conditions, vous pourriez obtenir une contribution non remboursable d’un maximum de 50 000 $ pour votre projet. Avant de soumettre votre contrat au programme, assurez-vous cependant que celui-ci a fait l’objet d’une analyse préliminaire par un consultant indépendant.

Voyez tous les détails du volet Appui à la productivité des PME dans le guide « Comment obtenir du soutien financier pour implanter un nouvel ERP ».

Ajoutez le crédit d’impôt d’Investissement Québec

Si vous êtes une entreprise dont l’établissement principal est au Québec, que vos activités sont réalisées en majorité au Québec et qu’elles sont jugées admissibles par Investissement Québec, vous avez peut-être droit au crédit d’impôt relatif à l’intégration des technologies de l’information (TI) dans les PME. Ce crédit d’impôt remboursable correspond à 20 % des dépenses admissibles liées à un contrat d’intégration de TI. Le montant total de ce crédit est limité à 50 000 $, pour la durée d’application du crédit.

Parmi les secteurs d’activités admissibles, on retrouve le secteur primaire et le commerce de gros.

Pour avoir droit à cet avantage fiscal, votre PME doit obtenir son attestation de contrat d’intégration de TI pour l’implantation d’un ERP, et ce, dans les limites des critères d’admissibilité énumérés dans notre guide ci-dessous. Cette mesure fiscale pourrait certainement vous aider à lancer votre projet d’implantation d’un ERP.

Communiquez avec notre équipe pour en savoir plus. Le soutien financier offert aux PME sous forme de programme de subvention par le ministère de l’Économie et de l’Innovation du Québec et sous forme de crédit d’impôt par Investissement Québec est un atout indéniable pour votre entreprise. N’hésitez pas à utiliser ces outils qui sont à votre portée. Votre entreprise ne s’en portera que mieux et pourra affronter la concurrence à coup sûr.

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4 raisons de recommander ACCEO ERP aux PME québécoises

Le logiciel de classe mondiale ACCEO ERP offre aux PME québécoises des fonctionnalités de pointe qui facilitent la gestion d’entreprise à coût abordable. ACCEO ERP permet des gains de productivité touchant la facturation, la gestion des stocks, la comptabilité, la paie, la gestion de la relation client (CRM) et d’autres aspects. Conçu sur la plateforme 100 % infonuagique, conviviale et performante d’Acumatica, ACCEO ERP aide les PME à poursuivre leur croissance moyennant un progiciel de gestion intégré (PGI ou « ERP ») flexible et robuste. Connaissez-vous des PME cherchant à faire leur place dans le marché québécois? Voici 4 excellentes raisons de leur recommander ACCEO ERP.

Accompagnement personnalisé

En recommandant ACCEO ERP à une PME qui veut optimiser ses opérations, vous l’invitez à s’adjoindre une équipe compétente et spécialisée. Comptant plus de 30 années d’expérience, ACCEO se distingue par la qualité des interventions de ses conseillers et l’étendue de leurs connaissances pratiques. À l’écoute, ils posent un regard avisé sur les enjeux commerciaux et technologiques des PME. Ils se démarquent notamment par leur expérience du marché et leur habileté à accompagner les entreprises en pleine croissance.

L’équipe d’ACCEO ERP est reconnue pour l’importance qu’elle accorde à tout ce qui caractérise les processus d’affaires et la réalité de la PME québécoise et canadienne. Ce souci du détail assure la mise en œuvre d’une solution optimale, adaptée à la réalité de l’entreprise. Un service personnalisé garantit le succès de chaque implantation d’ERP. Par ailleurs, le centre de service est dirigé par une équipe spécialisée.

L’équipe adapte ses services à la réalité d’affaires de chaque entreprise pour :

  • Optimiser l’utilisation du logiciel de gestion
  • Assurer un rendement de l’investissement (« ROI ») rapide
  • Faire du progiciel un véritable avantage concurrentiel

En vantant la flexibilité et la fiabilité d’ACCEO ERP aux PME, vous les amener à profiter des compétences et de l’expertise d’une équipe reconnue dans le marché comme partenaire idéale des PME québécoises.

Méthodologie unique

De l’acquisition logicielle à la formation offerte aux employés, l’équipe d’ACCEO ERP applique une méthodologie rigoureuse qui tient compte des échéanciers et des budgets. Elle assure le succès de chaque étape de l’implantation d’ACCEO ERP :

  • Analyse détaillée de l’environnement d’affaires, des besoins et des attentes
  • Recommandation d’une solution répondant aux réalités technologiques et financières
  • Évaluation des risques, des défis et des possibilités
  • Mise en place d’un calendrier d’implantation
  • Déploiement et personnalisation du progiciel
  • Élaboration d’un programme de gestion du changement
  • Formation des intervenants
  • Suivi post-implantation

ACCEO ERP se démarque des autres logiciels de gestion grâce à son service d’accompagnement attentif, du processus de sélection jusqu’au-delà de l’implantation. Ainsi, les PME qui choisissent ACCEO ERP ne sont jamais livrées à elles-mêmes au cours de ce projet complexe. Un autre avantage de taille qui distingue ACCEO ERP de la concurrence.

Logiciel en infonuagique de classe mondiale bilingue

ACCEO ERP est l’ultime logiciel ERP en infonuagique. Dans un marché en constante évolution, il est important pour les PME de pouvoir compter sur une technologie efficace qui facilite l’atteinte de leurs objectifs d’affaires.

ACCEO a choisi la plateforme Acumatica pour développer sa solution ERP infonuagique et l’adapter pour le Québec. En conseillant ACCEO ERP à vos clients, vous leur offrez aussi l’accès à la technologie avant-gardiste d’Acumatica sous le couvert d’une solution ERP infonuagique web complète, conviviale, flexible et mobile. Il s’agit d’un système multilingue et accessible de partout, en tout temps, sur n’importe quel appareil, qui simplifie la tâche du personnel en télétravail, la gestion des quarts de travail supplémentaire ou de fin de semaine et le travail sur le terrain.

Toutes les fonctionnalités sont accessibles en ligne par un navigateur standard, sans installation de logiciel ou de licence supplémentaire. Moderne, ACCEO ERP est personnalisable selon le secteur d’activité de la PME et comporte des éléments qui en font un outil indispensable. N’hésitez pas à le faire découvrir.

Suivi facile, information détaillée et plus!

Les PME à qui l’on conseille ACCEO ERP découvrent enfin un système qui facilite la gestion efficace et précise des budgets, des feuilles de temps, des stocks, de la facturation et des rapports entourant tous les projets d’une entreprise. Par exemple, le module de gestion de trésorerie permet de produire des rapports en temps réel donnant visuellement accès aux plus fins détails du compte et même d’importer les relevés bancaires directement dans ACCEO ERP.

ACCEO ERP permet aux PME de travailler à leur manière :

  • Suivi facile des données
  • Production rapide de rapports détaillés
  • Collaboration en temps réel
  • Fiches d’aide bilingues
  • Adaptation aux écrans tactiles
  • Travail à distance simplifié
  • Et bien d’autres avantages

Le logiciel de gestion ACCEO ERP s’adapte en tous points aux besoins de la PME québécoise en pleine croissance! N’hésitez pas à le recommander.

Vous voulez découvrir d’autres excellentes raisons de faire connaître ACCEO ERP aux PME québécoises? Téléchargez le guide gratuit « Comment ACCEO ERP appuie les PME québécoises en pleine croissance ».

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Comment un ERP peut-il rendre vos employés plus productifs?

Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour mesurer le bon fonctionnement d’une entreprise, comme la gestion, les employés et les outils qu’ils utilisent. Afin d’accroître la productivité de vos employés, vous pouvez entre autres leur offrir de la formation, encourager les initiatives et améliorer les communications. La technologie a également son rôle à jouer. D’ailleurs, saviez-vous que l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») peut contribuer à augmenter la productivité de vos employés? Voyez comment un logiciel de gestion bien intégré peut leur donner le coup de main dont ils ont besoin.

Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

L’implantation d’un ERP permet d’automatiser un nombre impressionnant de tâches manuelles répétitives souvent génératrices d’erreurs. Une fois ces tâches automatisées, vos équipes accomplissent un travail de meilleure qualité en moins de temps. Certains progiciels proposent même des façons de comprendre les processus et de les améliorer rapidement. Les employés et l’équipe de gestion peuvent ainsi revoir leurs pratiques ou en adopter de nouvelles.

Regroupement et partage d’information

Donner à un employé l’accès à un système informatique centralisé, c’est lui donner accès à de l’information fiable et consolidée, rapidement, sans intermédiaire humain. Les risques les plus courants pour les entreprises qui n’utilisent pas de PGI sont le dédoublement d’information, les ratés de synchronisation des données entre les différentes équipes et ultimement, la planification erronée basée sur de l’information inexacte.

Sans logiciel de gestion, vos équipes passent trop de temps à regrouper l’information nécessaire, à la sauvegarder pour eux-mêmes ou pour d’autres services de l’entreprise ou à bâtir des modèles de données en utilisant des méthodes de calcul différentes d’une équipe à l’autre. Les versions d’un même document se multiplient, tout comme le temps passé à trouver la bonne version. Votre ERP élimine ce frein indéniable à la productivité et rend disponible de l’information juste, à tout moment.

Communication améliorée

Un ERP a l’avantage de fournir en temps réel l’information nécessaire à vos équipes en utilisant les mêmes données de référence. Les rapports et les alertes qu’il propose assurent des communications rapides et efficientes en cas de problème. Votre logiciel de gestion peut servir à communiquer les changements de commande, à prévenir les erreurs de livraison et à mieux coordonner vos projets. Vous et vos employés avez accès à des données exactes, uniformes et que vous pouvez utiliser en toute confiance.

Qualité accrue des décisions

Les employés qui n’ont pas accès à de l’information de qualité prennent souvent des décisions improductives fondées sur une interprétation plutôt que sur des faits. Sans PGI, certains utilisent des données qu’ils ont colligées manuellement ou sont forcés de s’appuyer sur leur instinct ou des estimations pour prendre des décisions. Avec un ERP, le flou lié aux erreurs d’interprétation ou de calcul se dissipe pour laisser la place aux décisions prises sur la base de données exactes. Vous maximisez ainsi tous les efforts faits par vos équipes au quotidien.

Accès aux pratiques exemplaires de l’industrie

Des milliers d’entreprises ont implanté des logiciels de gestion avec succès en y intégrant leurs processus d’affaires. Ces processus standards, aujourd’hui intégrés à la plupart des PGI, reflètent les pratiques exemplaires de l’industrie et éliminent souvent la majorité des tâches routinières grâce à l’automatisation. L’implantation d’un ERP fait en sorte que ces pratiques exemplaires deviennent les vôtres. Vous profitez d’un gain de productivité avec un minimum d’efforts.

Des ressources utilisées à leur plein potentiel

Un avantage de taille de l’implantation d’un ERP est le gain en temps dont profite chacun de vos employés. En dégageant vos employés de tâches à faible valeur ajoutée, vous pouvez leur assigner des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’amélioration du service à la clientèle et la planification stratégique.

Meilleur service à la clientèle

Les ERP peuvent permettre à vos clients de créer et gérer leur compte client en ligne, de changer le détail de leur commande, et à vos employés de communiquer instantanément ces changements à l’entrepôt, par exemple. Les employés peuvent plus facilement respecter les délais et, ultimement, offrir une meilleure expérience client. Voilà de quoi donner confiance aux employés et améliorer leur productivité.

Meilleure planification stratégique

Les ERP améliorent aussi la productivité de vos gestionnaires qui peuvent de se concentrer sur la planification stratégique pendant que le système automatisé voit à la gestion des accès, à la gestion de l’inventaire, à la gestion financière ou à la gestion de projet. En effet, un PGI bien intégré à vos opérations offre un meilleur portrait des différentes sphères de l’entreprise, ce qui vous permet de mieux connaître ses forces et ses faiblesses.

Motivation égale productivité

Les logiciels de gestion intégrés avec succès rendent les tâches quotidiennes plus faciles à accomplir et diminuent le risque d’erreur tout en motivant vos employés. Cette donnée n’est peut-être pas facilement quantifiable, mais il n’est pas faux de dire que des employés motivés sont aussi des employés plus productifs.

La section Tendances technologiques de cette infographie produite par la BDC illustre bien les avantages de l’évolution technologique pour les entreprises qui cherchent à gagner en productivité.

Téléchargez le guide gratuit intitulé « Comment un ERP peut aider votre PME à augmenter ses profits » pour prendre connaissance de ses autres avantages financiers.

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5 raisons pour qu’une firme de services professionnels utilise un ERP pour gérer ses projets

Peu importe le secteur, le type de projet et l’envergure de la firme, les professionnels ont généralement des besoins de gestion comparables en matière de finances et de données. Un progiciel de gestion d’entreprise (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais ERP) est un système conçu pour répondre à ces besoins de façon simple et rapide. Il permet aux entreprises de gérer la plupart de leurs activités sous un même toit et fournit de l’information à jour sur des éléments cruciaux comme les budgets et la croissance des revenus. Chefs de direction, directeurs financiers et employés peuvent tous utiliser ce logiciel pour consulter des renseignements financiers et surveiller les entrées et sorties de fonds, sécuriser les données et plus encore. Contrairement aux systèmes en vase clos, un ERP sert de guichet central pour gérer efficacement les moindres rouages de l’entreprise. Voici cinq façons dont une solution ERP peut vous aider à mener à bien vos projets.

Un ERP rehausse l’efficacité de votre gestion financière

Malgré les caractéristiques propres à chacune, les entreprises aspirent toutes à gérer leurs finances le plus efficacement possible. Trop souvent, un manque d’organisation des systèmes leur complique la tâche. Un logiciel de gestion met fin aux suivis inefficaces fondés sur une série de tableurs et aux opérations manuelles qui prennent tant de temps et laissent trop de place à l’erreur humaine. Prenons l’équipe comptable d’une firme d’ingénierie, chargée de produire des rapports de bénéfices, de cibler les projets hautement rentables, d’attribuer judicieusement les fonds, d’établir des budgets et de surveiller les coûts importants. Elle doit pouvoir compter sur des renseignements exacts, présentés de manière systématique et efficace, pour jouir d’une perspective optimale sur l’entreprise. C’est ici qu’un logiciel de gestion entre en jeu. Quand il s’agit de déterminer le financement à allouer à un projet de pont, par exemple, l’ERP éclaire les décisions de l’équipe au moyen des coûts et de la rentabilité d’un projet semblable réalisé par le passé. Grâce aux rapports automatisés générés par le logiciel, les comptables peuvent normaliser leurs processus et réviser les budgets plus rapidement, s’il y a lieu.

Un ERP permet un suivi constant des coûts et revenus des projets

L’ERP procure une vue d’ensemble des activités d’une entreprise et permet aux dirigeants d’examiner avec soin les éléments importants, comme la rentabilité, les coûts par projet et la gestion du budget. Beaucoup d’entreprises assistent à l’éparpillement de leurs données pertinentes, ce qui augmente le risque de faire voler les budgets en éclats. Un PGI facilite l’organisation des chiffres et évacue l’incertitude dès le début. Imaginez un cabinet d’architecture à qui l’on confie la conception de nouveaux immeubles sur le campus d’une université de renom. Il s’agit évidemment d’un projet multiphase qui requiert l’apport de plusieurs architectes. L’entreprise devra orchestrer ses ressources à long terme. Elle a tout intérêt à mettre le projet en place au sein de son logiciel de gestion pour gérer notamment les dépenses par phase et savoir si le budget est respecté dans l’ensemble. Il convient aussi d’utiliser l’ERP pour vérifier que les architectes ne dépassent pas les délais impartis. Tout prolongement des délais mobilisera des ressources supplémentaires et minera la rentabilité globale du projet.

Une solution ERP simplifie grandement les paiements

Les systèmes de paiement et de facturation peuvent donner bien des maux de tête à quiconque essaie de s’en sortir avec un logiciel désuet ou des outils inadéquats. Le meilleur des employés a aussi ses limites. Et il en va de même de votre comptable. Un surcroît de travail entraîne tôt ou tard des erreurs. Le recours à un ERP équivaut plus ou moins à l’embauche d’un assistant pour vous épauler dans les tâches quotidiennes. Songez, par exemple, à tout ce qu’une comptable doit faire dans une journée si elle travaille pour une société de consultants. Les taxes et impôts doivent être payés rubis sur l’ongle. Il faut aussi payer les employés permanents et les consultants indépendants. Et chacun est assujetti à une rémunération établie en termes de taux et d’heures facturables, selon la durée des projets. Toutes ces variables font en sorte que la comptable se sent vite dépassée. Grâce à un logiciel de gestion approprié, elle sera en mesure de mieux organiser les paiements et d’automatiser les versements de fin de projet, jonglant au besoin avec les devises.

Un ERP permet de stocker les données en toute sûreté

La gestion de données au sein du secteur tertiaire repose en grande partie sur la sécurisation des documents d’entreprise. Un incident de comptes piratés ou de données volées risque d’inspirer des craintes à tout entrepreneur. Les associations professionnelles interdisent normalement à leurs membres de révéler l’identité de leurs clients pour protéger l’information confidentielle. À ce chapitre, un ERP facilite non seulement les relations avec la clientèle, mais aussi la protection des renseignements contre les regards indiscrets. Le pirate informatique qui veut subtiliser les données clients d’un cabinet d’avocats doté d’une solution de gestion aura du fil à retordre. Il aura en effet à déjouer plusieurs mécanismes de sécurité complexes. En revanche, le pirate n’aura aucun mal à s’immiscer dans le poste de travail d’un cabinet juridique pour subtiliser une liste de clients en format Excel. Imaginez ce qui pourrait résulter de la publication d’un tel document sur Internet ‒ il y aurait là de quoi entacher lourdement une réputation. En bref, une solution ERP simplifie la gestion des clients actuels et potentiels des firmes de services professionnels, tout en mettant les données à l’abri.

Une solution ERP reste accessible aux dirigeants en déplacement

Les chefs d’entreprise à forte croissance ont bien trop à faire pour composer avec des systèmes incapables de tenir le rythme. Pensons à une grande firme comptable qui a pris beaucoup d’expansion dans les dernières années. Les membres de son comité exécutif sont toujours sur la route pour affaires. En période de pointe, ils sont en dehors de la ville environ deux semaines par mois, allant à la rencontre de clients et surveillant l’évolution des projets en cours. Comme ils sont souvent en déplacement, ils doivent pouvoir compter sur un système de gestion accessible de n’importe quel appareil. Or, beaucoup de systèmes logiciels requièrent une installation sur poste individuel et ne peuvent être utilisés au moyen d’une tablette. Un ERP résout le problème en permettant aux utilisateurs de travailler de n’importe où, pourvu qu’ils aient une connexion Internet. Les dirigeants pourront ainsi superviser les éléments clés de l’entreprise, où qu’ils soient.

Une solution ERP n’est rien de moins qu’une plateforme économiquement avantageuse qui centralise la gestion des finances et des données. Elle est accessible partout par l’entremise d’Internet et aide ceux qui œuvrent dans les services professionnels à gérer intelligemment leurs finances. Constamment soumis à des délais, les professionnels veulent se consacrer pleinement à leurs tâches. Une solution ERP permet à la fois de suivre les coûts et les progrès des projets, tout en générant régulièrement des rapports en ce sens. Elle garde ainsi l’entrepreneur à jour quant aux facteurs déterminants pour son entreprise.

Pourquoi le nuage est crucial à la croissance de votre PME

La constante évolution des technologies peut représenter un défi pour la majorité des PME. Est-ce que votre PME a tout ce dont elle a besoin pour demeurer à l’avant-garde? Investir dans les technologies adaptées à votre entreprise permet d’augmenter la productivité de vos employés, de prendre de meilleures décisions et de fournir une expérience supérieure à vos clients, entre autres.

Pour la plupart des gestionnaires et employés de PME, la priorité quotidienne est de faire rouler les affaires de l’entreprise. Cependant, ils réfléchissent aussi régulièrement à leurs plateformes technologiques actuelles et comment celles-ci ne répondent plus aux besoins de l’entreprise et ne leur permet plus de garder une longueur d’avance sur la concurrence. SMB Group, qui se concentre sur l’adoption et les tendances de la technologie sur le marché des petites et moyennes entreprises, dit que les compagnies devraient prendre des mesures pour régler ces préoccupations grandissantes.

Le nouveau livrel (« eBook ») du SMB Group – commandité par Acumatica, la plateforme technologique sur laquelle le logiciel de gestion ACCEO ERP est conçu – explique comment les entreprises peuvent innover et prospérer dans un milieu des affaires en évolution rapide en tirant profit des technologies.

La pérennité du succès des PME repose sur une plateforme ERP moderne

Entre 1965 et 1990, la durée moyenne des entreprises sur le S&P 500 allait en décroissant et il est prédit que cette tendance se maintiendra. Pourquoi des compagnies florissantes à leurs débuts se laissent-elles distancer par la compétition? En tant que PME, comment pouvez-vous éviter le même résultat? Selon le SMB Group, la technologie sous forme de logiciel de gestion infonuagique est la réponse.

Toujours selon le SMB Group, « Les entreprises utilisent la technologie pour créer de nouveaux modèles d’affaires, pour rehausser l’expérience de leurs clients et pour devenir plus efficientes. »

Mais il est aussi vrai que décider d’investir dans une nouvelle technologie représente un changement majeur, et qu’il peut être difficile à faire. L’investissement sera-t-il rentable? Le SMB Group répond par l’affirmative. En consultant ce livrel, vous :

  • Verrez qu’un ERP infonuagique peut donner aux PME les outils requis pour innover et prospérer
  • Découvrirez les dix principaux défis rencontrés lors de l’utilisation d’une nouvelle technologie
  • Apprendrez comment les nombreux avantages d’une solution ERP dans le nuage surmontent ces défis

Le SMB Group décrit le PGI infonuagique comme étant « la rampe de lancement dont votre entreprise a besoin pour pouvoir innover dans le futur. » Essentiellement, si vous choisissez une plateforme ERP moderne aujourd’hui, vous avez déjà une longueur d’avance.

Implanter une solution ERP développée dans et pour le nuage est ce que les PME futées incluent dans leurs plans technologiques et d’affaires et, selon SMB Group, celles qui ne sont toujours pas passées à l’action mettent le futur de leur entreprise en péril.

Soyez prêt pour le futur maintenant : implantez une solution ERP infonuagique

Téléchargez ce guide, rédigé par le SMB Group et commandité par Acumatica, pour tirer le maximum des nouvelles technologies et dynamiser la croissance de votre PME.

Comme le dit le SMB Group, « Développer une fondation technologique qui peut tirer parti des nouvelles technologies est un volet essentiel pour préparer votre entreprise aux futurs défis et occasions d’affaires. »

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8 questions à poser à tout fournisseur d’ERP

La sélection et l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») se font sur plusieurs mois. Ce ne sont donc pas des décisions qu’on prend à la légère. Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez poser les bonnes questions à votre fournisseur d’ERP avant d’implanter un ERP dans votre entreprise. De cette façon, vous vous assurerez de choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins d’affaires.

Les questions de base

À quel type d’entreprise votre solution s’adresse-t-elle?

Demandez à votre fournisseur d’ERP de vous décrire le client type. Vous devriez savoir à qui la solution convient le mieux et pourquoi. Demandez aussi quelles autres PME comme la vôtre – même taille et même domaine – utilisent la solution depuis plus de deux ans. Vous saurez alors si votre fournisseur possède une expertise avec des entreprises semblables. À cette étape, il vous parlera sûrement des avantages et des inconvénients de sa solution. Prenez des notes et comparez-les à ce qu’offrent d’autres logiciels de gestion concurrents.

Vos implantations se sont-elles toutes bien déroulées?

La réponse vous aidera à mesurer le niveau d’expérience de votre fournisseur d’ERP et la qualité des apprentissages qu’il a faits au fil des implantations. Cette étape doit idéalement vous rassurer sur la qualité de sa solution et de son service post-implantation. Sur demande, un fournisseur de confiance n’hésitera pas à fournir des références d’entreprises. Communiquez avec les entreprises d’un secteur d’activité et d’une envergure semblables à la vôtre pour obtenir leur avis. C’est bon signe si plusieurs entreprises se disent satisfaites des services du fournisseur de PGI envisagé. Ce l’est moins si plusieurs sociétés vous font part de leur mécontentement.

Comment savoir si votre solution est celle qui profitera à notre entreprise?

À cette question, un fournisseur d’ERP diligent proposera habituellement de mener une analyse détaillée de vos besoins. Cette analyse requiert des rencontres avec vous et vos équipes pour recueillir de l’information. Vous pouvez aussi faire appel à un consultant externe pour réaliser cette tâche ou former une équipe à l’interne qui s’en occupera. Par la suite, les rencontres avec le fournisseur seront encore plus efficaces. Le rôle du fournisseur consistera alors à tenir compte de vos besoins et à éliminer les zones grises avant l’implantation. Des rencontres post-implantation devraient également être suggérées par votre fournisseur, qui devra s’assurer que tout se passe bien.

Les questions techniques

Votre solution s’intègre-t-elle facilement à nos systèmes?

La plupart des solutions offrent des fonctionnalités de base dans une version dite « vanille ». Quelques ajustements suffisent souvent pour assurer une adaptation parfaite de la solution à vos besoins. Évitez les surprises en discutant des adaptations, ajouts et ajustements, et en les incluant dans le coût total de base de la solution. La clé réside dans la transparence. Discutez aussi de l’intégration de la solution à vos systèmes actuels. Vous voudrez avoir accès au savoir-faire et au soutien d’un partenaire d’expérience pour le type d’intégration et de configuration que vous souhaitez faire.

En combien de temps aurons-nous une solution fonctionnelle?

Votre fournisseur d’ERP devrait vous offrir une estimation réaliste comportant une faible marge d’erreur. Un plan des travaux et un échéancier détaillés devraient être au cœur de vos discussions après l’analyse des besoins. Un flou sur l’échéancier sous-entend souvent un dépassement de coûts potentiel.

Les questions plus corsées

Comment éviter les dépassements de temps et de budget?

Les dépassements de coûts post-implantation sont malheureusement courants. Cherchez un fournisseur d’ERP qui offre une tarification à coûts fixes pour garantir une certaine tranquillité d’esprit.

En plus du coût de base, n’hésitez pas à discuter des coûts récurrents, comme les frais d’exploitation, les mises à jour payantes et les investissements requis pour adapter l’ERP à l’évolution de votre entreprise. Demandez à votre fournisseur d’être précis.

Offrez-vous la formation et le soutien technique?

Il n’y a rien de pire que d’attendre des heures pour parler à un technicien. L’implantation d’un ERP comporte plusieurs étapes, et vos employés ne deviendront pas autonomes du jour au lendemain. Ils auront besoin de temps pour bien savoir comment utiliser leur nouvel ERP. Afin de faciliter leur apprentissage, prévoyez avec votre fournisseur d’ERP plusieurs séances de formation avant, pendant et après l’implantation. En plus de vous donner facilement accès à une équipe de formateurs qualifiés, votre fournisseur devrait vous offrir un soutien technique efficace. Veillez à convenir du mode de fonctionnement détaillé de ces éléments avant la signature du contrat.

Offrez-vous des garanties?

Comme le mentionne la BDC dans son guide L’achat d’un système ERP, sachez que des clauses peuvent être comprises dans le contrat de votre fournisseur d’ERP pour garantir une protection à l’achat de la solution. Ces clauses vont de la maintenance au soutien technique. Vous pouvez même ajouter une clause spécifique traitant de la propriété du code source de votre ERP dans l’éventualité où le fournisseur ferait faillite.

Pourquoi utiliser un ERP plutôt qu’un tableur pour gérer vos stocks?

Beaucoup de petites et moyennes entreprises utilisent encore un chiffrier électronique de type Excel pour gérer leurs stocks. C’est peut-être même le cas de votre PME. Mais est-ce que votre tableur répond à tous vos besoins? Si vous avez l’impression que votre chiffrier ne parvient plus à suivre la cadence, peut-être auriez-vous avantage à vous tourner vers une autre solution, comme un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous l’acronyme anglais « ERP »). Dans le domaine de la gestion des marchandises, ce système a une longueur d’avance sur les chiffriers. Voici trois points qui militent en sa faveur.

1- Une prise de décision facilitée

En plus de courir à gauche et à droite pour obtenir des informations de la part des intervenants concernés, l’employé qui travaille à l’aide d’un chiffrier n’est pas au bout de ses peines. Il doit enregistrer les données comptables requises, les vérifier et les présenter dans un format qu’il doit lui-même concevoir. Dans l’espoir de prendre ensuite, un peu tardivement, la meilleure décision qui soit!

Avec un logiciel de gestion, votre employé aurait accès à des rapports automatisés et personnalisés qui l’aideraient à prendre de meilleures décisions. Puisque toute l’information des différents services y serait centralisée, il pourrait déterminer rapidement les quantités à commander pour chacun de vos produits et le meilleur moment de le faire. Une possibilité qui vous éviterait notamment une coûteuse rupture de stock.

Toute décision relative aux marchandises doit aussi être évaluée du point de vue financier. L’intégration comptable des stocks au bilan est un autre avantage du PGI. Contrairement au simple tableur, tous les modules de celui-ci communiquent entre eux. Une décision concernant les stocks se reflétera automatiquement dans votre comptabilité. Votre bilan sera ajusté dès que les articles reçus seront balayés électroniquement par l’employé responsable de la réception des marchandises.

2- Un service à la clientèle amélioré

Les clients aiment les réponses précises, basées sur des informations mises à jour en continu. Avec un chiffrier, vos agents du service à la clientèle risquent cependant de ne pas avoir la dernière information disponible. Ils doivent attendre que quelqu’un de l’entrepôt mette à jour le tableur, ce qui peut occasionner un délai involontaire dans la réponse à leurs interlocuteurs. Avec un logiciel de gestion, tous les employés concernés, qu’ils soient au siège social ou dans un entrepôt, ont immédiatement accès aux données les plus fiables, qu’ils peuvent ensuite transmettre facilement aux clients.

Cette plus grande efficacité au quotidien améliore évidemment le traitement des livraisons. En raison de l’automatisation des bons de commande et de la création simplifiée des bordereaux d’expédition, vos équipes seront en mesure d’accomplir plus rapidement leurs tâches. Les livraisons prendront moins de temps à être acheminées et les ventes suivront la tendance à la hausse espérée.

3- Interface simplifiée pour vos employés

L’interface d’un tableur n’est pas suffisamment évoluée pour permettre la gestion optimale des stocks. La multiplication des colonnes et des rangées sur une feuille de calcul alourdit la tâche de vos employés. Ceux-ci doivent être créatifs pour faire parler les données pertinentes en fonction des décisions à prendre. Le recours fréquent à des filtres, la création complexe de tableaux croisés dynamiques ou la nécessité de masquer certains champs sont des exemples d’interventions manuelles requises lors de l’utilisation d’un tableur.

À l’inverse, la saisie de données intuitive que propose le PGI réduit le temps consacré à l’entrée de données. Certains processus peuvent d’ailleurs être automatisés, simplifiant d’autant la tâche de vos employés. Le logiciel peut par exemple aviser le travailleur par courriel d’une pénurie imminente d’un article en stock.

Adoptez un ERP dès maintenant pour gérer vos stocks

Contrairement aux chiffriers et autres outils de base, un ERP offre une vue en temps réel de vos stocks. Même si votre société possède plusieurs entrepôts, vous aurez une représentation fidèle de la situation actuelle. Autant dire que votre productivité en sera largement décuplée. Et en passant moins de temps à gérer vos marchandises, vous pourrez vous concentrer sur les vraies priorités.

Comme vous pouvez le constater, une PME qui souhaite renforcer sa chaîne d’approvisionnement a tout intérêt à adopter un logiciel de gestion. Dans ce domaine, ACCEO ERP peut assurément vous aider. Vous voulez en savoir plus? Téléchargez maintenant le guide gratuit intitulé « 8 raisons de gérer ses stocks avec un ERP plutôt qu’un tableur ».

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Gestion des stocks : 4 erreurs fréquentes à éviter

La gestion des stocks est un défi pour toutes les PME en croissance. Elles doivent détenir un nombre suffisant de produits en stock pour répondre adéquatement à la demande, tout en s’assurant de ne pas trop en commander. Après tout, aucune entreprise ne veut se retrouver avec des centaines d’articles qui dorment dans ses entrepôts. Le juste équilibre n’est pas toujours facile à trouver, et les embûches sont nombreuses au long de la chaîne d’approvisionnement. Voici quelques erreurs fréquentes liées à la gestion des marchandises ainsi que nos conseils pour les éviter.

1- Négliger la réception des marchandises

Nombreuses sont les PME qui se fient aux bordereaux d’expédition des marchandises pour mettre à jour l’état de leurs stocks, plutôt que de confier le décompte à un employé. Cette méthode est toutefois loin d’être efficace et précise. En effet, on ne sait jamais combien d’articles on reçoit exactement. Un bordereau pourrait indiquer 100 articles, alors qu’en réalité, il n’y en aurait que 95. Bien que cela puisse engendrer des coûts supplémentaires en main-d’œuvre, il est préférable de demander à un employé d’effectuer, à chaque réception de marchandises, un décompte minutieux. C’est la façon la plus simple pour une entreprise de s’assurer qu’elle a bien reçu tout ce qu’elle a commandé.

Dans certains cas, il est impossible de compter tous les articles reçus; il y en a trop. Pour gagner du temps, il est alors préférable d’opter pour un système mobile de lecture de codes à barres. Ce dernier est l’un des outils qu’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») permet d’utiliser.

Bref, en comptant vos marchandises reçues, par un décompte manuel ou avec l’aide de la technologie, vous disposerez d’une image fidèle de la situation de vos stocks. Il s’agit d’un bon point de départ pour répondre adéquatement aux attentes de la clientèle!

2- Utiliser un chiffrier électronique

Dès que la gestion des stocks devient un peu complexe, le chiffrier électronique est dépassé par les événements. Ce dernier dépend d’une entrée de données manuelle : il est à la merci des risques d’erreurs qu’elle comporte. De plus, le chiffrier n’offre aucun indicateur de gestion pour vous épauler dans la prise de décisions et aucun moyen de connaître les quantités détenues en temps réel.

L’ERP propose plusieurs outils pour optimiser la gestion de la marchandise. Vous pourriez, par exemple, déterminer un niveau de stocks minimal à respecter. De cette façon, vous ne seriez pas pris au dépourvu lors d’une hausse soudaine de vos ventes ou d’une rupture de stock auprès de votre principal fournisseur. Un ERP permet aussi de réserver des produits en voie d’être reçus à l’entrepôt pour traiter des commandes plus urgentes de certains clients.

3- Dépendre d’un seul fournisseur

Avoir une belle relation de collaboration avec votre fournisseur de confiance est un avantage certain. Mais qu’arriverait-il si celui-ci éprouvait des difficultés temporaires l’empêchant de répondre pleinement à la demande? Assurez-vous d’entretenir une relation avec des distributeurs secondaires. Ces derniers pourraient prendre le relais dans l’éventualité que le premier soit incapable de livrer les produits dont vous avez désespérément besoin. Ces ressources doivent être situées à proximité de vos installations pour réduire les délais et les coûts d’expédition.

Toute PME a avantage à travailler avec ses fournisseurs pour que les produits requis soient livrés au fur et à mesure de ses besoins. Certains de vos partenaires seront disposés à vous fournir une livraison dite « juste à temps ». Vous pourriez ainsi planifier l’arrivage de nouveaux produits juste avant l’épuisement de vos stocks.

4- Gérer les stocks en silo

La gestion des stocks en silo est une erreur fréquemment commise par les PME ayant plusieurs filiales. Par exemple, un entrepôt peut avoir plusieurs produits qui dorment, alors qu’un autre peut être en rupture de stock pour les mêmes produits. Si elles n’ont pas le même outil de gestion des stocks, elles ne sont pas en mesure de s’entraider.

Une gestion centralisée des stocks élimine la perte de temps et les coûts associés à ce problème. En effet, relier les emplacements entre eux permet d’optimiser cette gestion. Le transfert des marchandises d’un endroit à un autre est ainsi facilité. Il est également possible de suivre précisément les mouvements de marchandise pour l’ensemble des activités de l’entreprise.

La gestion des stocks est un art en soi. Pour en apprendre davantage sur le sujet, la Banque de développement du Canada (BDC) propose de suivre quatre étapes pour améliorer votre gestion des stocks.

3 façons d’augmenter vos profits avec un ERP

Vous avez une bonne idée des coûts associés à l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») en entreprise. Vous vous demandez cependant si le jeu en vaut la chandelle. Après tout, ce système devrait être un tremplin pour votre PME, et non un fardeau financier. Mais que ce soit par l’amélioration de vos ventes annuelles ou par la réduction de vos frais d’exploitation, le PGI contribue assurément à faire gonfler vos profits. Vous n’êtes pas convaincu? Découvrez dans cet article trois excellentes raisons d’implanter dès maintenant un système ERP dans votre PME.

1- Une occasion payante de repenser vos processus

Il y a plus d’une façon d’améliorer votre rentabilité. Comme le rappelle la Banque de développement du Canada (BDC) dans un billet, vous pouvez entre autres réduire vos coûts, hausser vos prix ou éliminer des produits et des clients non rentables. Avant de prendre une décision, il faut toutefois évaluer rigoureusement chaque option envisagée. Et c’est justement là qu’intervient un ERP performant. En vous offrant une visibilité à 360 degrés de vos activités, il vous aide à prendre la meilleure décision possible pour votre société.

Après avoir analysé les différentes données financières de votre entreprise, vous viendrez peut-être à la conclusion qu’un produit en particulier s’avère trop coûteux à produire pour les quelques ventes occasionnelles qu’il génère ou encore qu’un de vos clients ne vous paie jamais à temps. Bref, l’implantation d’un PGI est une occasion unique de repenser l’ensemble de vos processus. Cette meilleure efficacité aura sans aucun doute un impact positif sur votre rentabilité.

2- Améliorez votre trésorerie

Le module de gestion financière d’un ERP facilite la gestion de vos comptes clients. Il permet notamment de réduire le délai moyen de recouvrement des sommes qui vous sont dues. C’est une fonction que vous apprécierez certainement si vous recevez, mois après mois, des chèques en retard. Après tout, les paiements reçus tardivement diminuent votre marge de manœuvre.

Avec une meilleure gestion financière, vous pourrez améliorer vos flux et renforcer votre flexibilité financière. Toute votre organisation en tirera avantage. Par exemple, votre PME pourrait décider de s’attaquer à la dette. Vous paieriez ainsi moins d’intérêt, tout en augmentant vos profits. Avec un plus gros compte en banque, votre entreprise pourrait enfin acquérir ce fameux concurrent et devenir chef de file dans son domaine, si ce n’est pas déjà le cas. Et il ne s’agit là que d’un exemple parmi d’autres pour illustrer les bénéfices potentiels d’un tel système informatique.

3- L’ouverture d’un nouveau site pour stimuler vos ventes

Un logiciel de gestion ne sert pas uniquement à acquérir d’autres entreprises. Il peut aussi aider votre PME à faire croître ses ventes de façon organique. En effet, un ERP permet la budgétisation optimale de tous vos projets d’affaires.

À titre d’exemple, vous pourriez décider d’ouvrir un nouveau site pour stimuler vos ventes. En fonction de votre secteur d’activité et de vos besoins, vous pourriez ouvrir un nouvel hôtel, un autre restaurant, ou un centre de distribution qui ferait l’envie de vos concurrents. Peu importe le projet envisagé, le PGI sera le meilleur allié pour vous accompagner dans cette expansion géographique.

Si vous implantez un ERP en mode infonuagique, la collaboration entre les différentes équipes de travail sera optimisée, même à des milliers de kilomètres à la ronde. Sauvegardées dans le nuage, vos données peuvent effectivement être utilisées n’importe où, n’importe quand et par n’importe quel utilisateur autorisé. Vos employés installés dans votre nouveau site auront accès aux mêmes informations que les employés travaillant au siège social. De plus, nul besoin d’investir des sommes additionnelles dans de coûteux serveurs informatiques. Voilà une autre occasion de réaliser des économies d’échelle!

Des effets bénéfiques à long terme

Avec un cycle de vie pouvant s’étirer sur une période de sept à dix ans, possiblement plus longtemps dans le cas d’une solution infonuagique, un ERP représente un excellent investissement à long terme. Ses avantages, comme on l’a vu, sont nombreux. Il peut contribuer à hausser votre chiffre d’affaires, réduire vos dépenses d’exploitation et devenir un allié inestimable lors de l’ouverture de nouveaux sites. Mais saviez-vous qu’un logiciel de gestion pouvait en faire encore plus pour votre entreprise? Téléchargez maintenant le guide gratuit intitulé « Comment un ERP peut aider votre PME à augmenter ses profits » pour prendre connaissance de ses autres bienfaits financiers.

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5 avantages d’un logiciel de gestion infonuagique

Votre entreprise est en croissance constante depuis quelques années; les clients se bousculent à vos portes et les revenus sont en hausse. C’est le scénario dont vous rêviez depuis toujours. Cependant, tout n’est pas parfait. Chaque service utilise un logiciel différent pour mener à bien ses activités, ce qui rend difficile la communication entre les différentes divisions de votre société. Lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur des murs de l’entreprise, vos employés n’ont pas accès à l’ensemble des données nécessaires pour effectuer leur travail. Bref, c’est un vrai casse-tête logistique! Voici donc 5 raisons d’adopter un logiciel de gestion (PGI, ou son acronyme anglais ERP) hébergé dans le nuage.

1 – Décuplez votre productivité

Une fois tous les systèmes parfaitement intégrés à votre nouvel ERP (ou éliminés, car remplacés par le PGI), les employés tirent profit d’une base de données centralisée et d’une vision complète des différentes sphères d’activités de votre entreprise. Certaines tâches peuvent être automatisées, la gestion des stocks peut être optimisée et la collaboration entre les différents services s’en trouve facilitée. Puisqu’ils ont accès à des renseignements précis et à jour, vos employés n’ont plus à travailler en silo. Une seule et même personne – un agent du service à la clientèle, par exemple – peut consulter le dossier du client, vérifier le solde au compte de celui-ci, et répondre à une question concernant le délai de livraison. Les prises de décisions s’en trouvent accélérées.

2 – Adaptez rapidement votre rythme de croisière

Le mot d’ordre : flexibilité! Il est possible d’ajouter des utilisateurs autorisés au rythme de vos embauches, et de modifier rapidement la formule retenue pour profiter de fonctionnalités, d’espace de stockage ou de modules complémentaires. Les ressources informatiques sont louées pour répondre aux besoins évolutifs de votre entreprise. Le même principe s’applique lors de l’acquisition d’une nouvelle voiture : vous pouvez l’acheter pour l’utiliser pendant sept ans ou la louer sur une courte période pour ensuite réévaluer vos besoins.

3 – Économisez sur les frais de fonctionnement

Puisque c’est votre fournisseur qui s’occupera de la maintenance de votre ERP, vous n’aurez pas besoin d’affecter une équipe de travail à cette tâche. En général, vous n’aurez pas à acheter de matériel informatique supplémentaire. En mode SaaS (Software as a Service – logiciel-service), la tarification mensuelle s’adapte à tous les budgets d’entreprise. Cette mensualité demeure d’ailleurs une dépense d’exploitation, déductible des recettes. Sous ce modèle, il n’y a aucun droit initial d’utilisation à verser. Les ressources humaines et financières peuvent donc être dirigées là où ça compte vraiment.

Pendant que votre fournisseur de services infonuagiques s’occupe de gérer l’infrastructure technologique, vos employés concentrent leurs énergies à faire croître vos activités commerciales. Autrement dit, vous réduirez vos frais de fonctionnement tout en stimulant la croissance de votre entreprise.

4 – Renforcez la sécurité de vos données

Un ERP infonuagique est sans contredit un allié pour accroître la sécurité de vos données. Ces dernières sont sauvegardées dans le nuage et sont donc récupérables en cas de bris ou de vol de matériel. Les grands fournisseurs effectuent régulièrement des mises à jour de sécurité pour assurer la pérennité des données hébergées.

Cela dit, vous pourriez croire que vous n’avez pas le contrôle de vos données si vous les stockez ailleurs qu’au sein de votre entreprise. Vous pourriez ainsi craindre que des utilisateurs non autorisés consultent de l’information critique sur votre société. Par contre, en suivant ces conseils de CPA Canada, vous verrez qu’il est facile de protéger vos données confidentielles.

5 – Offrez-vous de la mobilité!

Puisqu’un PGI est accessible par Internet, il peut être utilisé n’importe où, n’importe quand et par n’importe quel utilisateur autorisé. Le nuage vous permet donc d’avoir accès à votre système, peu importe l’appareil utilisé (ordinateur, tablette, etc.). Plusieurs utilisateurs peuvent désormais accéder simultanément aux données. Chacun de ceux-ci peut disposer d’une interface personnalisée en fonction de ses besoins ou de son échelon hiérarchique. Désormais, rien de plus facile que d’ouvrir un bureau satellite dans une autre ville. Les employés responsables de cette expansion géographique peuvent accéder au même système que tout autre employé de l’entreprise sans avoir à trimballer les boîtes d’archives des dix dernières années.

Êtes-vous prêt pour le nuage?

Ce ne sont là que quelques-uns des avantages associés à l’utilisation d’un logiciel de gestion infonuagique. ACCEO ERP peut assurément contribuer à l’essor de votre entreprise. Pour d’autres pistes de réflexion ou pour en apprendre davantage sur le sujet, téléchargez maintenant le guide gratuit intitulé « 8 avantages d’un ERP infonuagique ».

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