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Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour mesurer le bon fonctionnement d’une entreprise, comme la gestion, les employés et les outils qu’ils utilisent. Afin d’accroître la productivité de vos employés, vous pouvez entre autres leur offrir de la formation, encourager les initiatives et améliorer les communications. La technologie a également son rôle à jouer. D’ailleurs, saviez-vous que l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous son acronyme anglais « ERP ») peut contribuer à augmenter la productivité de vos employés? Voyez comment un logiciel de gestion bien intégré peut leur donner le coup de main dont ils ont besoin.

Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

L’implantation d’un ERP permet d’automatiser un nombre impressionnant de tâches manuelles répétitives souvent génératrices d’erreurs. Une fois ces tâches automatisées, vos équipes accomplissent un travail de meilleure qualité en moins de temps. Certains progiciels proposent même des façons de comprendre les processus et de les améliorer rapidement. Les employés et l’équipe de gestion peuvent ainsi revoir leurs pratiques ou en adopter de nouvelles.

Regroupement et partage d’information

Donner à un employé l’accès à un système informatique centralisé, c’est lui donner accès à de l’information fiable et consolidée, rapidement, sans intermédiaire humain. Les risques les plus courants pour les entreprises qui n’utilisent pas de PGI sont le dédoublement d’information, les ratés de synchronisation des données entre les différentes équipes et ultimement, la planification erronée basée sur de l’information inexacte.

Sans logiciel de gestion, vos équipes passent trop de temps à regrouper l’information nécessaire, à la sauvegarder pour eux-mêmes ou pour d’autres services de l’entreprise ou à bâtir des modèles de données en utilisant des méthodes de calcul différentes d’une équipe à l’autre. Les versions d’un même document se multiplient, tout comme le temps passé à trouver la bonne version. Votre ERP élimine ce frein indéniable à la productivité et rend disponible de l’information juste, à tout moment.

Communication améliorée

Un ERP a l’avantage de fournir en temps réel l’information nécessaire à vos équipes en utilisant les mêmes données de référence. Les rapports et les alertes qu’il propose assurent des communications rapides et efficientes en cas de problème. Votre logiciel de gestion peut servir à communiquer les changements de commande, à prévenir les erreurs de livraison et à mieux coordonner vos projets. Vous et vos employés avez accès à des données exactes, uniformes et que vous pouvez utiliser en toute confiance.

Qualité accrue des décisions

Les employés qui n’ont pas accès à de l’information de qualité prennent souvent des décisions improductives fondées sur une interprétation plutôt que sur des faits. Sans PGI, certains utilisent des données qu’ils ont colligées manuellement ou sont forcés de s’appuyer sur leur instinct ou des estimations pour prendre des décisions. Avec un ERP, le flou lié aux erreurs d’interprétation ou de calcul se dissipe pour laisser la place aux décisions prises sur la base de données exactes. Vous maximisez ainsi tous les efforts faits par vos équipes au quotidien.

Accès aux pratiques exemplaires de l’industrie

Des milliers d’entreprises ont implanté des logiciels de gestion avec succès en y intégrant leurs processus d’affaires. Ces processus standard, aujourd’hui intégrés à la plupart des PGI, reflètent les pratiques exemplaires de l’industrie et éliminent souvent la majorité des tâches routinières grâce à l’automatisation. L’implantation d’un ERP fait en sorte que ces pratiques exemplaires deviennent les vôtres. Vous profitez d’un gain de productivité avec un minimum d’efforts.

Des ressources utilisées à leur plein potentiel

Un avantage de taille de l’implantation d’un ERP est le gain en temps dont profite chacun de vos employés. En dégageant vos employés de tâches à faible valeur ajoutée, vous pouvez leur assigner des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’amélioration du service à la clientèle et la planification stratégique.

Meilleur service à la clientèle

Les ERP peuvent permettre à vos clients de créer et de gérer leur compte client en ligne, de changer le détail de leur commande, et à vos employés de communiquer instantanément ces changements à l’entrepôt, par exemple. Les employés peuvent plus facilement respecter les délais et, ultimement, offrir une meilleure expérience client. Voilà de quoi donner confiance aux employés et améliorer leur productivité.

Meilleure planification stratégique

Les ERP améliorent aussi la productivité de vos gestionnaires qui peuvent de se concentrer sur la planification stratégique pendant que le système automatisé voit à la gestion des accès, des stocks, financière ou de projet. En effet, un PGI bien intégré à vos opérations offre un meilleur portrait des différentes sphères de l’entreprise, ce qui vous permet de mieux connaître ses forces et ses faiblesses.

Motivation égale productivité

Les logiciels de gestion intégrés avec succès rendent les tâches quotidiennes plus faciles à accomplir et diminuent le risque d’erreurs tout en motivant vos employés. Cette donnée n’est peut-être pas facilement quantifiable, mais il n’est pas faux de dire que des employés motivés sont aussi des employés plus productifs.

La section Tendances technologiques de cette infographie produite par la BDC illustre bien les avantages de l’évolution technologique pour les entreprises qui cherchent à gagner en productivité.