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En tant que distributeur, vous savez que le contrôle des stocks est un aspect majeur de votre entreprise. Il s’agit d’un investissement important, puisque pour maintenir des quantités suffisantes de stocks afin de répondre à la demande des clients, vous devez prévoir et maintenir un espace d’entreposage, acquérir un logiciel de gestion des stocks, effectuer des prises d’inventaires régulières et payer le personnel. Parce que tout cela est coûteux, les entreprises vont souvent s’y attaquer en premier.

Pourtant, simplement couper dans les stocks sans avoir élaboré un plan peut se révéler désastreux pour la santé financière d’une entreprise de distribution. En effet, cela peut mener à une augmentation des pénuries, des relances et des plaintes, et même causer des pertes d’occasions d’affaires.

Afin de prévenir ces situations fâcheuses, il importe de mettre en place une gestion des stocks efficace. Celle-ci doit prendre en compte deux volets : le suivi des stocks, afin de connaître les quantités pour chaque article, et le contrôle du réapprovisionnement, afin de contrer les pénuries tout en évitant de coûteux surplus de stocks difficiles à écouler.

Pour prendre en charge ces deux volets, les entreprises ont donc tout avantage à se doter d’un progiciel de gestion intégré (PGI, plus communément connu sous son appellation anglaise ERP). D’ailleurs, dans les analyses de justification des coûts sur le rendement de l'investissement (RI), la réduction des stocks figure souvent au sommet de la liste des arguments en faveur de l’implantation d’une solution ERP.

En échafaudant votre plan de gestion des stocks, il est judicieux d’y intégrer des stratégies éprouvées. Voici quatre stratégies simples, mais efficaces, pour contrôler vos stocks de façon astucieuse :

1 – Maintenir des relevés d’inventaire précis

Gérer efficacement ses stocks sans connaître exactement les quantités en main relève de l’utopie. Si vous ne maintenez pas un système de suivi des stocks qui reflète de façon précise les mouvements de marchandise, vous risquez de ne pas être en mesure de remplir certaines commandes, et donc de décevoir des clients.

La précision de tout système de suivi des stocks repose sur des rapports de transactions exacts. Tout mouvement de stocks doit être consigné dans le système de suivi de façon rapide et précise. Cette stratégie n’est pas aussi facile à appliquer qu’elle en a l’air, car tout processus humain est sujet à l’erreur, aux retards et aux transactions perdues. Les employés affectés à cette tâche doivent donc être sensibilisés à l’importance de déclarer chaque article qu’ils déplacent.

Certaines tâches liées à la collecte de données d’inventaire peuvent être partiellement automatisées, habituellement à l’aide d’un lecteur de codes à barres. Cela réduit l’effort consacré à la collecte de données ainsi que de nombreuses erreurs liées à la saisie manuelle.

Peu importe leur nature, les relevés d’inventaire sont sujets aux erreurs, et il est fréquent de constater qu'en comptant des articles et en les comparant aux relevés, l’exactitude est inférieure à 50 %. Pour remédier à cette situation tout en éliminant la cause des erreurs, la meilleure solution est la prise d’inventaire cyclique. En dénombrant un certain nombre d’articles chaque jour ou chaque semaine, selon leur importance, et en les consignant dans le système, vous pourrez mieux déceler la provenance des erreurs et prévenir celles-ci en corrigeant vos processus. Certaines entreprises réussissent ainsi à maintenir un taux élevé d’exactitude, parfois même supérieur à 98 %.

2 – Assurer une planification proactive

Il importe d’avoir une stratégie de réapprovisionnement optimale afin de planifier l’arrivage de nouveaux stocks juste avant que la marchandise actuelle ne soit épuisée. Il existe plusieurs approches en la matière.

Dans les situations les plus simples, la technique de seuil de commande peut être utilisée. Celle-ci peut être appliquée de plusieurs façons : parcourir l’entrepôt pour repérer les articles épuisés ou en quantité inférieure à l’habitude; entretenir un approvisionnement de réserve et, lorsque celui-ci est entamé, enclencher le processus de commande; ou encore, utiliser un système informatisé qui analyse les statistiques relatives à l’usage des articles et les délais de réapprovisionnement pour calculer les seuils de commande et le réapprovisionnement les plus avantageux pour chaque article.

Les distributeurs utilisent également parfois la technique de planification des besoins de distribution (PBD). Celle-ci s’appuie sur la prévision de la demande et remonte le réseau de distribution pour y associer les quantités requises afin de minimiser les stocks tout en évitant leur rupture.

La gestion des stocks engendre des coûts, mais les ruptures de stock peuvent nuire énormément à une entreprise. Il vous faut donc une méthode de gestion adaptée. Un système ERP offre des outils permettant une gestion proactive des stocks. Bien sûr, aucune méthode de planification du réapprovisionnement n’est parfaite; il est donc bien avisé de conserver un stock de sécurité.

3 – Miser sur l’amélioration

Il existe une corrélation directe entre la réduction des stocks et le risque de rupture. Un troisième facteur entre en jeu dans cette relation : la variabilité. Celle-ci comprend la fluctuation de la demande et de l’offre, y compris les erreurs d’exactitude des stocks. Il est impossible de prévoir toutes les variations, et il faut donc accepter un niveau de disponibilité des stocks (taux de couverture) inférieur à 100 %. Toutefois, en réduisant la variabilité, vous pouvez augmenter le taux de couverture sans augmenter vos stocks. Voici comment y arriver :

• Améliorer l’exactitude des relevés (recours à l’inventaire cyclique)
• Augmenter la précision des prévisions (collaboration avec les clients, les distributeurs)
• Réduire les délais d’approvisionnement (amélioration de la précision des prévisions)
• Rehausser la fiabilité (resserrement des procédures et des contrôles)
• Envisager la mise en place de systèmes intégrés tels un ERP, un système de gestion de l’entrepôt et autres technologies pouvant améliorer l’exactitude

4 – Réduire les délais d’approvisionnement et la taille des lots

Les entreprises doivent maintenir les stocks à cause du délai d’approvisionnement. Plus celui-ci est long, plus vous devez maintenir des stocks (incluant le stock de sécurité) et commander des quantités importantes. La taille du lot de réapprovisionnement peut être calculée en équilibrant les coûts de commande et ceux de stockage pour déterminer la quantité de réapprovisionnement la plus économique. Une entreprise prospère réduira ses dépenses en évitant le surstockage tout en diminuant l'ampleur des commandes.

Pour réduire la taille des commandes, il importe de diminuer le coût fixe de commande, ce qui comprend le coût et l’efficacité opérationnels du service des achats, de la réception et de l’inspection ainsi que de la manutention. Plusieurs technologies peuvent alléger le processus de commande. Vous pouvez aussi accélérer la réception et la manutention en faisant affaire avec des fournisseurs présélectionnés et en appliquant des principes d’assurance de la qualité.

Des stratégies gagnantes

Élaborer et appliquer une gestion des stocks efficace peut vous sembler lourd et coûteux en temps, en argent et en efforts. Il faut garder en tête que tout cela vous rapportera gros : amélioration du service et de la satisfaction des clients, réduction de l’investissement global dans les stocks, réduction des commandes en souffrance, et baisse des perturbations et des coûts de relance. Le jeu en vaut chandelle!