Avis d'experts
Implantation ERP : les étapes et les causes d’échec
Les principales phases du cycle de vie d’une implantation ERP
Pour les entreprises qui désirent stimuler leur croissance et demeurer concurrentielles dans le marché d’aujourd’hui, le choix de se doter d’un système ERP ou de mettre à niveau leur système vieillissant est un incontournable. Pour ces entreprises, la connaissance du cycle de vie de l’implantation du logiciel est aussi primordiale que le choix du logiciel lui-même.
Ce qu’on appelle « cycle de vie » correspond en fait à l’ensemble des phases d’implantation d’un ERP. Bien que le temps requis pour implanter un nouveau système ERP varie d’une entreprise à l’autre, les phases d’implantation, elles, sont davantage coulées dans le béton. En effet, que votre processus d’implantation s’échelonne sur quelques mois ou sur plus d’une année, la planification du cycle de vie aura une incidence majeure sur vos chances de succès.
Planification et organisation : Cette phase préliminaire n’est techniquement pas incluse dans le temps alloué à l’implantation du système, car elle a lieu avant toute dépense ou action concrète. Néanmoins, une entreprise motivée peut commencer à assembler une équipe et développer un plan approprié en quelques semaines. Typiquement, cette phase peut durer jusqu’à 6 mois, et parfois plus.
Sélection du système : La sélection de la technologie et du système ERP peut être une mission complexe, étant donné son importance dans le projet et la grande variété de choix sur le marché. Cette phase dure généralement de 3 à 6 mois, de la définition des besoins et de la prospection du marché à l’élaboration de la liste courte des choix potentiels, la collecte des propositions, la tenue de démonstrations, la sélection finale et les négociations.
Installation : Il peut parfois y avoir des délais de plusieurs jours à plusieurs semaines dans la livraison du matériel et des logiciels, dans l’installation des composantes d’infrastructure et dans l’installation du logiciel lui-même. Le temps d’installation d’un système ERP infonuagique est quant à lui minime ou nul.
Conversion et versement des données : Une fois le logiciel ERP correctement installé, les données doivent être saisies ou déplacées dans la base de données du nouveau système. Cela inclut les dossiers clients, les fiches fournisseurs et produits, les nomenclatures, le plan comptable du grand livre, et autres. Juste avant la mise en service, les données transactionnelles actives sont converties ou l’activité transactionnelle est transférée dans le nouveau logiciel. Bien que cela demande du temps et des efforts, cette étape n’allongera pas les délais de votre calendrier d’implantation de façon significative.
Formation des utilisateurs et élaboration des procédures : Cela constitue sans doute la phase la plus important du projet. En effet, l’élaboration des procédures et la formation des utilisateurs devraient occuper la majeure partie de votre temps. Cette étape demande beaucoup de disponibilité et d’efforts de la part des futurs utilisateurs, c’est à dire vos employés, qui doivent également accomplir leurs tâches régulières en même temps. La durée de cette phase dépend de la taille et de la complexité du logiciel ERP implanté (nombre de modules ou de secteurs opérationnels concernés, nombre d’utilisateurs, différence entre les nouvelles procédures et les procédures existantes, etc.) et du temps que les utilisateurs peuvent y consacrer chaque semaine.
Tests et validation : Dans cette phase, les ressources TI devront travailler avec les utilisateurs pour comparer et examiner les fichiers de base et les données transactionnelles afin de vérifier l’exactitude des données et de s’assurer que le nouveau logiciel ERP produit les résultats attendus. Les tests et la validation se déroulent sur une période prolongée, car chaque secteur opérationnel verse des données et commence à tester le traitement des transactions au cours de la formation et du développement des procédures. Les tests et la validation n’augmentent pas considérablement le cycle de vie, mais doivent être pris en compte dans la planification de la durée de la phase de formation et de développement des procédures.
Mise en service du nouveau système : La mise en service peut être effectuée de manière instantanée (approche de type « big bang »), être échelonnée étape par étape, ou réalisée par l’exploitation en parallèle. Dans cette dernière approche, l’ancien système ERP est maintenu en opération simultanément avec le nouveau système pour une période donnée (typiquement deux exercices comptables).
Suivi et finalisation du projet : Une fois le nouveau système ERP en fonction et l’ancien système désactivé, l’implantation n’est pas tout à fait terminée. Les utilisateurs et le soutien technique doivent continuer à s’assurer du bon fonctionnement du logiciel. De plus, une formation continue devrait être donnée aux utilisateurs pour leur permettre d’utiliser pleinement tout ce que le logiciel ERP peut offrir et pour tirer parti de tous ses avantages.
Les conséquences importantes d’un échec
Les manchettes font parfois écho des échecs de certaines grandes entreprises à implanter un système ERP, car ces échecs engendrent des problèmes opérationnels majeurs : incapacité à livrer les produits, pénuries imprévues, difficultés dans la gestion des commandes, etc. Cela peut donner l’impression au grand public que les implantations ERP qui échouent sont monnaie courante. Il n’est en rien; ces échecs sont en réalité assez rares, mais leur impact peut être dévastateur pour les entreprises concernées.
Il est par contre beaucoup plus fréquent de voir certaines entreprises qui ne parviennent pas à tirer tous les avantages qu’un logiciel ERP est censé leur apporter. La technologie ERP n’est pas une solution magique qui, par sa seule implantation, réduira les stocks, améliorera le service à la clientèle et réglera le chaos organisationnel. Cette technologie ERP doit être combinée à la mise en place d’une équipe compétente et de processus bien définis afin d’améliorer la performance de l’entreprise de façon marquée; ces éléments doivent être planifiés lors du cycle de vie de l’implantation.
Alors, pourquoi certaines implantations ERP échouent-elles?
La réponse est simple : les causes les plus fréquentes sont l’absence de planification et de travail d’équipe. Les implantations ERP n’échouent pas lorsque leadership, travail d’équipe et communication sont réunis. L’absence ou l’inadéquation de l’un ou l’autre de ces éléments est souvent la cause première de l’échec. Bien sûr, il faut choisir le bon logiciel ERP en fonction de votre secteur d’activités et de vos besoins spécifiques, mais le problème ne se situe généralement pas à ce niveau. La plupart des entreprises sont assez minutieuses dans le choix de leur système.
Une implantation ERP est un projet qui doit être planifié et géré comme tout autre projet. L’équipe de projet doit être solide, dédiée et pluridisciplinaire, avec un bon leadership pour organiser et gérer chaque phase du cycle de vie d’implantation. De plus, il importe d’avoir un « porte-étendard » de la haute direction qui comprendra de quelle façon le nouveau système ERP permettra à l’entreprise de croître et de s’améliorer. C’est ce porte-étendard qui devra partager cette vision avec le reste de l’entreprise et inspirer l’ensemble des intervenants afin que l’importance du projet soit comprise à tous les niveaux de l’organisation.
Bref, avec une bonne connaissance du cycle de vie, une planification détaillée et réaliste, et la bonne équipe en place, vous ferez de votre implantation ERP un succès sur toute la ligne!
