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Beaucoup de petites et moyennes entreprises utilisent encore un chiffrier électronique de type Excel pour gérer leurs stocks. C’est peut-être même le cas de votre PME. Mais est-ce que votre tableur répond à tous vos besoins? Si vous avez l’impression que votre chiffrier ne parvient plus à suivre la cadence, peut-être auriez-vous avantage à vous tourner vers une autre solution, comme un progiciel de gestion intégré (PGI, mieux connu sous l’acronyme anglais « ERP »). Dans le domaine de la gestion des marchandises, ce système a une longueur d’avance sur les chiffriers. Voici trois points qui militent en sa faveur.

1- Une prise de décision facilitée

En plus de courir à gauche et à droite pour obtenir des informations de la part des intervenants concernés, l’employé qui travaille à l’aide d’un chiffrier n’est pas au bout de ses peines. Il doit enregistrer les données comptables requises, les vérifier et les présenter dans un format qu’il doit lui-même concevoir. Dans l’espoir de prendre ensuite, un peu tardivement, la meilleure décision qui soit!

Avec un logiciel de gestion, votre employé aurait accès à des rapports automatisés et personnalisés qui l’aideraient à prendre de meilleures décisions. Puisque toute l’information des différents services y serait centralisée, il pourrait déterminer rapidement les quantités à commander pour chacun de vos produits et le meilleur moment de le faire. Une possibilité qui vous éviterait notamment une coûteuse rupture de stock.

Toute décision relative aux marchandises doit aussi être évaluée du point de vue financier. L’intégration comptable des stocks au bilan est un autre avantage du PGI. Contrairement au simple tableur, tous les modules de celui-ci communiquent entre eux. Une décision concernant les stocks se reflétera automatiquement dans votre comptabilité. Votre bilan sera ajusté dès que les articles reçus seront balayés électroniquement par l’employé responsable de la réception des marchandises.

2- Un service à la clientèle amélioré

Les clients aiment les réponses précises, basées sur des informations mises à jour en continu. Avec un chiffrier, vos agents du service à la clientèle risquent cependant de ne pas avoir la dernière information disponible. Ils doivent attendre que quelqu’un de l’entrepôt mette à jour le tableur, ce qui peut occasionner un délai involontaire dans la réponse à leurs interlocuteurs. Avec un logiciel de gestion, tous les employés concernés, qu’ils soient au siège social ou dans un entrepôt, ont immédiatement accès aux données les plus fiables, qu’ils peuvent ensuite transmettre facilement aux clients.

Cette plus grande efficacité au quotidien améliore évidemment le traitement des livraisons. En raison de l’automatisation des bons de commande et de la création simplifiée des bordereaux d’expédition, vos équipes seront en mesure d’accomplir plus rapidement leurs tâches. Les livraisons prendront moins de temps à être acheminées et les ventes suivront la tendance à la hausse espérée.

3- Interface simplifiée pour vos employés

L’interface d’un tableur n’est pas suffisamment évoluée pour permettre la gestion optimale des stocks. La multiplication des colonnes et des rangées sur une feuille de calcul alourdit la tâche de vos employés. Ces derniers doivent être créatifs pour faire parler les données pertinentes en fonction des décisions à prendre. Le recours fréquent à des filtres, la création complexe de tableaux croisés dynamiques ou la nécessité de masquer certains champs sont des exemples d’interventions manuelles requises lors de l’utilisation d’un tableur.

À l’inverse, la saisie de données intuitive que propose le PGI réduit le temps consacré à l’entrée de données. Certains processus peuvent d’ailleurs être automatisés, simplifiant d’autant la tâche de vos employés. Le logiciel peut par exemple aviser le travailleur par courriel d’une pénurie imminente d’un article en stock.

Adoptez un ERP dès maintenant pour gérer vos stocks

Contrairement aux chiffriers et autres outils de base, un ERP offre une vue en temps réel de vos stocks. Même si votre société possède plusieurs entrepôts, vous aurez une représentation fidèle de la situation actuelle. Autant dire que votre productivité en sera largement décuplée. Et en passant moins de temps à gérer vos marchandises, vous pourrez vous concentrer sur les vraies priorités.

Comme vous pouvez le constater, une PME qui souhaite renforcer sa chaîne d’approvisionnement a tout intérêt à adopter un logiciel de gestion. Dans ce domaine, ACCEO ERP peut assurément vous aider. Vous voulez en savoir plus? Téléchargez maintenant le guide gratuit intitulé « 8 raisons de gérer ses stocks avec un ERP plutôt qu’un tableur ».