The last thing you want is for the quote in your hand to be a much lower number than you actually end up spending.
Some expenses can be obvious, like hardware, software licence fees, maintenance—while others you didn’t even see coming.
Be on your guard against seven hidden costs of ERP implementation.
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Vous recevez une soumission de votre fournisseur ERP. Vous connaissez donc les cots pour le logiciel, lquipement informatique, le soutien limplantation et la formation. Toutefois, certaines entreprises sont surprises par des cots supplmentaires imprvus, et par consquent exclus de leur planication et de leur budget.
La plupart des entreprises reconnatront facilement les cots apparents du systme et de sa mise en uvre :
Dpenses dquipement informatique pour les serveurs, imprimantes, ordinateurs, composantes rseau, etc.;Droits de licences de logiciels : ERP, systme dexploitation, base de donnes, utilitaires, etc.;Cots permanents de maintenance du logiciel et des quipements, cots des communications (ISP);Personnel, bureaux, services publics et fournitures TI;Implantation initiale, conversion des donnes, cots de formation;Dpenses dadaptation et de personnalisation pour les changements connus.Note : Dans une implantation dun logiciel-service (SaaS), les cots initiaux pour la majeure partie des quatre premiers points sont remplacs par des frais mensuels, lexception des communications, des imprimantes locales, des ordinateurs et des composantes rseau. Utiliser ces frais mensuels (et prots) sur une priode raisonnable (de 5 7 ans) pour laborer une analyse juste de rendement des investissements (RI).Prparer un budget et une planication ralistes pour viter les mauvaises surprises : 7 lments prendre en compte
Le temps consacr par les employs assigns au projet
Implanter le systme, apprendre son fonctionnement et dvelopper (et documenter) les nouvelles procdures demandera du temps vos employs actuels. Pour un projet couronn de succs, il vous faut les meilleures personnes pour implanter le systme. Leur temps et leurs eorts sont prcieux. Cela nest gnralement pas considr dans les cots supplmentaires, puisque ces personnes sont dj employes par lentreprise, mais il y a un prix pour ce qui nest pas fait ou aussi bien fait pendant quelles travaillent sur limplantation. Il peut tre ncessaire dembaucher des ressources supplmentaires de faon permanente ou temporaire.
La valeur du temps consacr par le cadre responsable
Le projet doit gurer en tte de la liste de priorits de lentreprise. Les cadres suprieurs doivent faire preuve de leadership et tre une source de motivation pour maintenir limplantation sur la bonne voie.
Une quipe multidisciplinaire implante le systme
Lquipe multidisciplinaire en charge de limplantation doit apprendre les capacits et le fonctionnement du nouveau systme. Elle transpose les nouvelles fonctionnalits et procdures dans les activits quotidiennes rgulires et spciales, dans la conversion des donnes, les tests et la documentation. Tout cela requiert du temps et de lattention dune grande partie des employs dans tous les services touchs. Noubliez pas dorganiser des activits de gestion du changement an de favoriser lacceptation et la collaboration.
Les
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Perfectionnement des employs
En plus dun premier tour de formation pour tous, il y aura srement un besoin pour un cycle suprieur de formation avance an de tirer meilleur prot des fonctions de base du systme, de la formation supplmentaire pour les fonctionnalits avances, et un retour sur les leons qui ont pu tre oublies ou qui nont pas t entirement assimiles la premire fois. Les personnes nouvellement embauches ou qui ont t mutes lintrieur de lentreprise devront recevoir de la formation en fonction des tches quelles auront eectuer.
Budgtisation des adaptations et personnalisations futures
Votre entreprise change. Essayez de prvoir ce dont vous aurez besoin (du moins en ce qui a trait au montant) : applications supplmentaires, consultations et/ou personnalisations ultrieures, formation additionnelle.
Mises niveau de logiciel
Vous devrez probablement payer des frais dassistance/de maintenance annuels qui comprennent des mises jour priodiques du logiciel ERP. Celles-ci ne sinstallent pas toutes seules (sauf peut-tre pour un modle SaaS, o les mises jour sont incluses dans les frais mensuels/annuels), et certaines contiendront de nouvelles fonctionnalits. Il se peut que vous vouliez planier de la consultation et/ou de la formation an de vous aider en tirer prot.
Consultations et formations supplmentaires
Au fur et mesure que vous voluez avec le systme, vous pourriez vouloir utiliser plus de fonctionnalits que prvu au dpart. Budgtisez de la formation et des consultations supplmentaires pour y arriver.Ce nest peut-tre pas une liste exhaustive de tous les cots supplmentaires auxquels vous pourriez faire face, mais le fait dinclure ces cots moins apparents dans votre demande rendra votre analyse RI plus raliste et vous empchera davoir de mauvaises surprises dans quelques mois ou dans quelques annes.
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